Postjournal for 2008 - 2016, Selje

Venter på klagebehandling.

Hallvard Nygård

Hei!

Søker innsyn i offentlig journal (postliste) for følgende år:
- 2016
- 2015
- 2014
- 2013
- 2012
- 2011
- 2010
- 2009
- 2008

I og med at datamengden kan bli stor, må dere trolig sende svar i flere eposter. Filene må være maskinlesbare (ikke bilder). Dersom det postliste kun finnes i papirform for noen av årstallene, så er det ikke nødvendige å sende over disse. Ønsker kun elektroniske.

Minner om at journalen må innehold mimimum journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, sender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne samt datering på dokumentet. Ref forskrift om offentlige arkiv, § 10.

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav. Dersom svar uteblir etter fem dager vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd. Oversendelse av dokumentene skal skje uten ugrunnet opphold etter svaret og innen rimelig tid. Det er for min del ok at filene sendes over i løp av 1-2 uker dersom dette er varslet i svaret.

Selje Servicekontor, Selje kommune

Hei.
Hovudregelen om innsyn i saksdokument gjev rett til innsyn i «saksdokument, journalar og liknande registeret for organet», jft offentlighetslovens §3.
Du ber om innsyn i samtlige journalføringer/ postlister frå år 2008-2016.

Selje kommune tok i bruk ny innsynsmodul i 2017 og før den tid ble postlistene publisert manuelt og vi har dessverre ikkje mulighet til å lage ein elektronisk samanstilling av eldre postlister. Vi gjer deg også merksam på at slike uttrekk du ber om ikkje lar seg framskaffe ved enkle framgangsmåter jmf Offentlleglova §9.
Vi viser i denne samanheng til Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) som under merknadene til bestemmelsane i offentlighetsloven pa s. 127 seier at: «Det er vidare eit krav at samanstilling må kunne gjerast med enkle framgangsmåtar. Dette vilkåret peiker på den arbeidsbyrda organet vil bli påført ved å lage samanstillinga…».
Selje kommune har dermed ikkje høve til å gje deg den informasjonen du ber om.

Selje kommune nyttar Acos innsyn for automatisk å legge ut offentlige dokumenter, der finn du postlister, dokumenter, møteplaner og sakslister og vedtak. Selje kommune sin elektronisk postliste for noverande arkivversjon finn du på https://selje.kommune.no/innsyn.

Ønskjer deg ein fin dag vidare!

Med venleg helsing,
Servicekontoret
Selje kommune
www.selje.kommune.no
578 58 500/[Selje kommune henvendelses-e-postadresse]
Følg oss på Facebook og Instagram

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Hallvard Nygård <[Innsyns-e-postadresse #1265]>
Sendt: 10. juli 2018 16:56
Til: Selje Servicekontor <[epostadresse]>
Emne: innsyn etter Offentleglova - Postjournal for 2008 - 2016, Selje

Hei!

Søker innsyn i offentlig journal (postliste) for følgende år:
- 2016
- 2015
- 2014
- 2013
- 2012
- 2011
- 2010
- 2009
- 2008

I og med at datamengden kan bli stor, må dere trolig sende svar i flere eposter. Filene må være maskinlesbare (ikke bilder). Dersom det postliste kun finnes i papirform for noen av årstallene, så er det ikke nødvendige å sende over disse. Ønsker kun elektroniske.

Minner om at journalen må innehold mimimum journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, sender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne samt datering på dokumentet. Ref forskrift om offentlige arkiv, § 10.

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav. Dersom svar uteblir etter fem dager vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd. Oversendelse av dokumentene skal skje uten ugrunnet opphold etter svaret og innen rimelig tid. Det er for min del ok at filene sendes over i løp av 1-2 uker dersom dette er varslet i svaret.

-------------------------------------------------------------------

Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #1265]

Er [Selje kommune henvendelses-e-postadresse] feil adresse for henvendelser om innsyn etter Offentleglova til Selje kommune? I så fall, vær så snill å ta kontakt med oss ved å bruke dette skjemaet:
https://hes32-ctp.trendmicro.com:443/wis...

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://hes32-ctp.trendmicro.com:443/wis...

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Hallvard Nygård

Kjære Selje Servicekontor,

Hvor, i hvilket systemet og i hvilken form ligger postlistene som jeg ber om i?
Hvor lang tid tar det å hente ut informasjonen?

Dersom de ligger i en database, så er det innenfor det som menes med "enkle framgangsmåter".

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Selje Servicekontor, Selje kommune

1 Attachment

Hei.
Mulig vi ikkje var presise nok, men uttrekkene du ber om ligg med unntak av 2016 (se vedlegg) i historisk base og og det er ikkje mulig å produsere innsynsrapporter siden basen er historisk.
Mulig fylkesarkivet har metoder for uttrekk, men det er ikke enkelt tilgjengelig for oss ved hjelp av enkle metoder. Offtenliglovens §9 gir derfor uansett ikke hjemmel for innsyn i dette tilfellet.
Der samanstillinga utelykkande kan gjerast ved hjelp av databsert løysningar som kan setjast i gang ved hjelp av enkel kommandoar, vil vilkåret være oppfylt. Dersom derimot samanstillinga krever meir tidskrevjande manuell operasjoner vil ikkje dette vilkåret vere oppfylt.

Håper dette var litt oppklarande:).

Med venleg helsing,

Servicekontoret
Selje kommune
www.selje.kommune.no
578 58 500/[Selje kommune henvendelses-e-postadresse]
Følg oss på Facebook og Instagram

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Selje Servicekontor
Sendt: 11. juli 2018 10:14
Til: Wenche Berget <[epostadresse]>
Emne: VS: SV: innsyn etter Offentleglova - Postjournal for 2008 - 2016, Selje

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Hallvard Nygård <[Innsyns-e-postadresse #1265]>
Sendt: 11. juli 2018 09:55
Til: Selje Servicekontor <[epostadresse]>
Emne: Re: SV: innsyn etter Offentleglova - Postjournal for 2008 - 2016, Selje

Kjære Selje Servicekontor,

Hvor, i hvilket systemet og i hvilken form ligger postlistene som jeg ber om i?
Hvor lang tid tar det å hente ut informasjonen?

Dersom de ligger i en database, så er det innenfor det som menes med "enkle framgangsmåter".

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

vis sitert seksjon

Hallvard Nygård

Kjære Selje Servicekontor,

Forstår jeg deg riktig i at
1: 2016 kan bli oversendt i formatet som ble vedlagt som eksempel (periode 13.10.2016 til 30.12.2016, 1000 journalposter).
2: Dere mener utdrag fra databaser ikke dekkes av offentlighetslova §9 siden dere ikke kan gjøre det selv med enkle framgangsmåter. Dere må få driftspersonell for løsningen (eller tilsvarende) for å gjøre slike utdrag. Eventuelt fylkesarkivet.

Er dette korrekt?

Hvis 2016 kan hentes ut på PDF-formatet dere sendte over, så send gjerne over det.

2: For å presisere mitt standpunkt, så er offentlighetslova §9 nettopp laget for slike tilfeller. Dere har informasjon i en database. Jeg ønsker innsyn i denne databasen. Det er ikke gitt at servicekontoret kan utføre utdraget selv, men det kan godt være IT-personell må ta et utdrag. Jeg driver med databaser selv, og det tar 10-15 minutter å finne hvilken spørring som skal kjøres (hent felt offentlig tittel, saksnr, osv fra tabell T hvor dato er mellom A og B), 20 minutt å lage 5-10 fil(er) med de ulike årene. Det anser jeg som enkle fremgangsmåter (ikke nødvendigvis enkle for servicekontoret).

Alternativt kan dere hente ut rapporter manuelt for en og en periode og sende over i PDF-format.

Igjen: Hva heter systemet som har 2008 til 2016? Hvem er ansvarlig for drift av det? Fylkesarkivet? Kommunen? Hvor lang tid ville dere brukt på å gjøre en sammenstilling?

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Hallvard Nygård

Kjære Selje Servicekontor,

Venter enda svar på mine spørsmål i forrige melding.

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Selje Servicekontor, Selje kommune

Hei,
E-postane dine er sendt vidare til behandling hos sakshandsamar.
Sakshandsamaren din er tilbake på kontoret 13. august.

Mvh.
Selje Servicekontor

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Hallvard Nygård <[Innsyns-e-postadresse #1265]>
Sendt: 25. juli 2018 12:24
Til: Selje Servicekontor <[epostadresse]>
Emne: Re: VS: SV: innsyn etter Offentleglova - Postjournal for 2008 - 2016, Selje

Kjære Selje Servicekontor,

Venter enda svar på mine spørsmål i forrige melding.

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

vis sitert seksjon

Kjære Selje kommune,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Selje kommune sin håndtering av min innsynshenvendelse «Postjournal for 2008 - 2016, Selje».

Har ikke hørt noe fra sakshandsamaren. Det er nå desember og noen har nok glemt det hele.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/postjo...

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård