Postjournal for 2008 - 2014, Fredrikstad

Innsynshenvendelsen ble avvist av Fredrikstad kommune.

Hallvard Nygård

Hei!

Søker innsyn i offentlig journal (postliste) for følgende år:
- 2014
- 2013
- 2012
- 2011
- 2010
- 2009
- 2008

I og med at datamengden kan bli stor, må dere trolig sende svar i flere eposter. Filene må være maskinlesbare (ikke bilder). Dersom det postliste kun finnes i papirform for noen av årstallene, så er det ikke nødvendige å sende over disse. Ønsker kun elektroniske.

Minner om at journalen må innehold mimimum journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, sender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne samt datering på dokumentet. Ref forskrift om offentlige arkiv, § 10.

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav. Dersom svar uteblir etter fem dager vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd. Oversendelse av dokumentene skal skje uten ugrunnet opphold etter svaret og innen rimelig tid. Det er for min del ok at filene sendes over i løp av 1-2 uker dersom dette er varslet i svaret.

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send disse i ordinær post til Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602
Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[2][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

 

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/organ...
2. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

postmottak@fredrikstad.kommune.no, Fredrikstad kommune

1 Attachment

Vedlagt følger svar på innsynsbegjæring av 09.07.2018.

Med hilsen

Ingerid Gjølstad
byarkivar

Hallvard Nygård

Kjære Fredrikstad kommune,

Dere sier dette ikke kan gjøres med enkle fremgangsmåter ref §9.
Hvilken fremgangsmåte har dere da tatt utgangspunkt i? Hvor lang tid estimerer dere at det vil ta å utføre denne operasjonen?

Hvilket system bruker dere for sak- og arkiv? Har systemet eksportmuligheter utover "postliste-pdfer" som kan være aktuelle?

Ønsker denne informasjonen for å forfatte min klage på vedtaket.

Uttrekk fra database er det §9 angår. Dette er et databaseuttrekk (alternativt generere PDF-rapporter). Et slikt uttrekk er det ikke nødvendigvis arkivaren som står for. IT-personell må kanskje på banen (avhengig av hvilken system som benyttes).

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send disse i ordinær post til Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602
Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[2][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

 

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/organ...
2. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

Hallvard Nygård

Kjære Fredrikstad kommune,

Venter enda på informasjon som gjør at jeg kan forfatte klagen.
I og med at dere ikke svarer (kanskje de som kan svare er på ferie), kan dere utvide klagefristen?

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send disse i ordinær post til Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602
Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[2][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/organ...
2. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

postmottak@fredrikstad.kommune.no, Fredrikstad kommune

1 Attachment

Vedlagt følger svar på henvendelse av 12.07.2018.

Med vennlig hilsen,
Eva M. B. Pedersen
konsulent
Fredrikstad byarkiv

Kjære Fredrikstad kommune,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Fredrikstad kommune sin håndtering av min innsynshenvendelse «Postjournal for 2008 - 2014, Fredrikstad».

Jeg mener utdrag av postlister for flere år er ikke urimelig arbeidskrevende. Kommunen har ikke estimert hvor lang tid det vil ta, men sier det er for mye. Jeg mener det ikke er for mye. Jeg tror også kommunen ikke har kunnskap nok om systemet til å utføre oppgaven effektivt og at de bør kontakte leverandøren.

Uten utdrag av offentlig journal, har jeg ikke tilgang til eldre journaler fra kommunen og kan ikke søke innsyn i disse.

Kommunen skriver: "I følge systemansvarlig finnes det per i dag ikke noen teknisk mulighet å gjøre et uttrekk som omfatter alle poster i hele kommunens offentlige postjournal for 6 år på en enkel måte.".

Utdrag av postjournal kan bli tatt i mange ulike formater. PDF, word, HTML, Excel eller TXT. PDF eller Excel er å foretrekke. Leverandøren har opplyst til meg at det kan ta lang tid dersom listene er store. Mindre intervaller er også mulig. De har ikke sagt noe om at det ikke er mulig å ta flere år om gangen. De fleste kommuner har brukt ett år som intervall.

Databaseutdrag kan bli tatt ut av IT-avdelingen deres eller de som drifter Ephorte for dere. De skal ha mulighet til det. Dersom de står fast eller trenger hjelp kan de kontakt leverandøren.

Anbefaler at filene zippes før de sendes.

Dataene i postlistene er allerede kvalitetssikret av kommunen og ny gjennomgang er ikke nødvendig.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/postjo...

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send disse i ordinær post til Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602
Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[2][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/organ...
2. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

postmottak@fredrikstad.kommune.no, Fredrikstad kommune

2 Attachments

Vår ref 2018/12470

Vennlig hilsen
Ingerid Gjølstad | byarkivar
e-post: [epostadresse]

Cathrine Lied Meyer,

1 Attachment

  • Attachment

    Vedtak i klagesak Fylkesmannen opprettholder Fredrikstad kommunes avslag p innsyn i offentlig pos.pdf

    278K Download View as HTML

Vi viser til din klage av 14.8.2018 på Fredrikstad kommunes vedtak av
12.7.2018 om avslag på krav om innsyn.

Vårt vedtak i klagesaken følger vedlagt. Til orientering sendes vedtaket
kun per epost.

Vennlig hilsen

Cathrine Lied Meyer
seniorrådgiver
Juridisk avdeling
Fylkesmannen i Østfold

Hallvard Nygård la igjen en merknad ()

Klage sendt Sivilombudsmannen.

Hallvard Nygård la igjen en merknad ()

Sivilombudsmannen har funnet grunn til å undersøke saken nærmere og har 29.10.2018 sendt brev til Fylkesmannen i Østfold med spørsmål rundt saken.

Sivilombudsmannens referanse: 2018/3678
Fylkesmannen i Østfold sin referanse: 2018/5000 326.1 CLM

Fredrikstad kommune

Vi viser til uttalelse fra Sivilombudsmannen i sak 18/3678 hvor
Fylkesmannen bes om å foreta en ny vurdering av innsynsspørsmålet innen
10. januar 2019.

På grunn av omstilling til nytt embete ber vi ber om utsatt frist i saken,
slik at svar kan forventes i løpet av uke 3.

Vi beklager dette!

Med vennlig hilsen

Cathrine Lied Meyer
seniorrådgiver

Hallvard Nygård la igjen en merknad ()

Sivilombudsmannen sendte svar/uttalelse datert 20.12.2018 (sak 2018/3678) til Fylkesmannen i Østfold.

Utdrag fra første side av uttalelsen:
"Ombudsmannen mener at Fylkesmannen skulle vurdert innsynsbegjæringen etter hovedregelen i offentleglova § 3 om retten til innsyn i journaler. Ombudsmannen viser til hensynene bak innsynsretten og påpeker at allmenhetens tilgang til forvaltningens journaler er en viktig forutsetning for at offentlighetsprinsippet skal kunne gjennomføres og virke etter sin hensikt. Videre mener ombudsmannen at offenleglovas systematikk og oppbygning, samt hensynene bak offentleglova § 9, innebærer at bestemmelsene ikke begrenser hovedregelen om innsynsrett i journaler. Ombudsmannen ber Fylkesmannen om å foreta en ny vurdering av innsynsspørsmålet."

Cathrine Lied Meyer,

1 Attachment

  • Attachment

    Fylkesmannen omgj r eget vedtak i sak om innsyn i Fredrikstad kommunes postjournal for rene 2008.pdf

    243K Download View as HTML

Vedlagt følger vårt vedtak av 15.1.2019 i klagesak etter offentleglova.
Saken gjaldt innsyn i kommunens offentlige postjournal for årene 2008 til
og med 2014.
 
Det fremgår av vedtaket at vi har omgjort vårt tidligere vedtak av
5.9.2018. Vi har opphevet kommunens vedtak av 12.7.2018, og bedt de om
å vurdere til innsynskravet på nytt.

Til orientering sendes vedtaket kun per epost.

Med vennlig hilsen
Cathrine Lied Meyer
seniorrådgiver

Telefon:
E-Post:
Web: 69 24 70 57
[epostadresse]
www.fylkesmannen.no/ov

Hallvard Nygård

Kjære Fredrikstad kommune,

Kan ikke se å ha mottatt noe nytt vedtak. Når kan jeg vente det? Det har gått over et halvt år siden henvendelsen ble sendt!

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send disse i ordinær post til Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602
Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[2][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

 

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/konta...
2. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

postmottak@fredrikstad.kommune.no, Fredrikstad kommune

2 Attachments

  • Attachment

    Oversendelse av ny vurdering av vedtak om innsyn i.pdf

    93K Download View as HTML

  • Attachment

    Svar p Fylkesmannen omgj r eget vedtak om innsyn i postjournal for rene 2008 2014 Fredrikstv.pdf

    208K Download View as HTML

Vår ref 2018/12470

Vennlig hilsen
Ingerid Gjølstad | byarkivar
e-post: [epostadresse]

Hallvard Nygård

Kjære [email address],

Ligger nå saken hos Fylkesmannen igjen?

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send disse i ordinær post til Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602
Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[2][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/konta...
2. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

Hallvard Nygård

Kjære [email address],

Jeg ble i tvil nå. Har dere sendt saken over til Fylkesmannen igjen eller har dere gitt meg nytt vedtak?

Dersom dere har gitt meg nytt vedtak, så ber jeg om at dette sendes på ny slik at jeg kan sende en begrunnet klage.

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send disse i ordinær post til Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602
Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[2][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

 

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/konta...
2. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

postmottak@fredrikstad.kommune.no, Fredrikstad kommune

1 Attachment

  • Attachment

    Svar p sp rsm l om innsynssaken er sendt over til fylkesmannen eller om det blitt gjort et nytt.pdf

    90K Download View as HTML

Vår ref 2018/12470

Vennlig hilsen
Ingerid Gjølstad | byarkivar
e-post: [epostadresse]

Hallvard Nygård

Kjære [email address],

Jeg forstår ikke hva dere skriver tilbake til meg 22.03.2019. Svar på norsk!

Har dere fattet nytt vedtak og sendt dette til vurdering hos Fylkesmannen? Eller hva skjer?
Vil Fylkesmannen gjøre ny vurdering og endelig vurdering av saken? Hvilken klageadgang finnes videre?

Som tidligere, ønsker jeg å klage på eventuelle vedtak, men forstår ikke hva saksgangen er.

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send disse i ordinær post til Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602
Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[2][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/konta...
2. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

postmottak@fredrikstad.kommune.no, Fredrikstad kommune

2 Attachments

Vår ref 2018/12470

Vennlig hilsen
Ingerid Gjølstad | byarkivar
e-post: [epostadresse]

Kjære Fredrikstad kommune,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Fredrikstad kommune sin håndtering av min innsynshenvendelse «Postjournal for 2008 - 2014, Fredrikstad».

Ønsker å klage på Fredrikstad kommune sitt ny vedtak av 15.02.2019 som avslår mitt innsynshenvendelse av 09.07.2018 på ny etter vedtak av Fylkesmannen og uttalelse av Sivilombudsmannen.

Det bunner ned i to hovedpunkter:
- Selve uttrekket skal gjøres av kommunes datakyndige, eventuelt det selskap som drifter systemene, og ikke nødvendigvis av kommunens arkivavdeling. Arkivavdelingen har trolig kompetanse på hva en offentlig journal inneholder.
- Det er ikke estimert hvor lang tid et uttrekk vil ta å lage ved andre metoder enn "PDF-utdrag". Derav kan det ikke bli gjort vedtak som sier at dette er for arbeidskrevende.

I tillegg går Fredrikstad kommune i mot forrige vedtak fra Fylkesmannen i denne saken.

## Fylkesmannen uttalte følgende 15.01.2019 i sin oppsummering:
Fylkesmannen omgjør eget vedtak av 5.9.2018, jf. forvaltningsloven (fvl.) § 35 første ledd bokstav a).

Nytt vedtak lyder:
Fylkesmannen opphever Fredrikstad kommunens vedtak av 12.7.2018 om avslag på innsyn i offentlig journal (postliste) for årene 2008 – 2014, jf. offentleglova (offl.) § 32 tredje ledd og fvl. § 34 fjerde ledd.

Innsyn i offentlig postjournal kan ikke avslås med hjemmel i offl. § 9. Vi ber kommunen ta stilling til innsynskravet på nytt.
----

## Fylkesmannen sin konklusjon lyder:
Vi har kommet til at vårt vedtak av 5.9.2018 er basert på feil rettsanvendelse. Vi finner, etter en ny vurdering av saken, at innsynskravet ikke kan avslås med hjemmel i offl. § 9. Fylkesmannen omgjør eget tidligere vedtak og treffer nytt vedtak i saken, jf. fvl. § 35 første ledd bokstav a). Vi opphever kommunens vedtak av 12.7.2018, og ber kommunen foreta en ny vurdering av innsynskravet etter offl. § 3.
----

Vil utheve siste del av oppsummeringen: "Innsyn i offentlig postjournal kan ikke avslås med hjemmel i offl. § 9."

Kommunen sitt vedtak av 15.02.2019 avslår på ny med hjemmel i offl. § 9. Dette går mot Fylkesmannen sitt vedtak og kan ikke bli ansett som gyldig. Jeg lurer på om kommunen i det heletatt har lest brevet fra Fylkesmannen.

Kommunen kommer med begrunnelse for hvorfor de ikke kan lage utdraget. Dette høres ut som tekniske begrensninger. Disse omtalte begrensningene kan man forvente at forvaltningen skal kunne mestre. De eier og administrerer sin egen database for sak- og arkivsystemet Ephorte.

Fredrikstad har også hatt prosjekt med leverandører, Arkivverket, med flere ang. NOARK 5-grensesnitt. Ut fra dokumenter fra dette prosjektet så er det tett dialog med leverandøren av Ephorte, Evry/Gecko. Det diskuteres blant annet formater for overlevering av data. F.eks. XML og JSON er nevnt. Dette er samme formater som er fult maskinlesbare og oppfyller innsyn etter offl §9.

I dokumentene nevnes det også at til og med leverandører har tilgang til Ephortes database (løpenr 178471/2017, datert 01.09.2017). Det viser at kommunen selv og kommune sine leverandører har god tilgang til databasen.

Kommunen innehar også eget personell og leverandører som har kunnskap om databaser og drift av disse. I 2017 søkte dere etter personell med MSSQL-kunnskap. Deres IT-standard sier MSSQL er standard databaseserver. Det omtales at det eksisterer servermiljø på MSSQL. MSSQL er en meget vanlig databaseserver og Ephorte benytter sannsynligvis denne. Marnardal kommune omtaler i sin Arkivplan at Ephorte kjører på MS SQL Server. Så det er høyst sannsynlig at Fredrikstad kommune gjør noe tilsvarende.

En leverandør av dere, Crayon, har betalt innhold på E24 ang. Fredrikstad kommune og hvor rå de er til å unytte teknologi [1]. Spesifikt MSSQL-server. Ketil Johansen, IT-sjef i Fredrikstad kommune, gir uttalelser i artikkelen.
[1] https://e24.no/betalt-innhold/bak-tallen...

Jeg vil derfor påstå at kommunen og deres leverandører har god tilgang på personell som kan hente ut de aktuelle dataene fra database.

"Fredrikstad kommunes postjournal for perioden 2008-2014 består av mer enn 1 million dokumenter. Som nevnt er det ikke mulig å gjøre et så stort søk i postjournalen på vanlig måte, siden søkfunksjonen «timer ut», og det kun kan gjøres søk for noen få døgn av gangen. Det vil være svært arbeidskrevende å få gjennomført dette da disse intervallsøkene vil utgjøre flere hundre rapporter. Disse vil igjen føre til flere hundre e-poster som igjen må journalføres og kvalitetssikres. Det vil gå med store deler av et årsverk for å gjennomføre en slik jobb."

Man omtaler ikke antall PDF-sider i en databaseeksport etter offl § 9. Dere må sannsynligvis benytte andre eksportmetoder. Enten direkte databaseaksess eller eksport til XML, CSV, JSON eller tilsvarende. Det forventer at IT-personell gjør dette, ikke arkivpersonell. MSSQL kan eksportere til CSV.

For selve overføring anbefaler jeg at dere benytter en skytjeneste eller laster opp på fredrikstad.kommune.no. Så legger dere link i svareposten. Skytjenester er f.eks. OwnCloud eller Dropbox, som dere har benytter til tidligere nevnte prosjektm eller via Office 365 sin skytjeneste slik som andre kommune har benyttet.

Videre argumenterer dere at dere ved å lage en sammenstilling etter offl §9 vil måtte gjennomgå dataene på ny. Disse dataene er allerede gjennomgått ved offentliggjøring. Dere må kvalitetssikre at korrekt utdrag/rapport er brukt, men dere trenger ikke å gjennomgå alle dataene.

Offentleglova § 9 gir rett til innsyn i sammenstillinger fra det offentliges databaser, hvis sammenstillingen kan gjøres «med enkle fremgangsmåter». Dette er utdypet i Justisdepartementets rettleiar, s 44:

«Etter offentleglova § 9 vil eit organ ha plikt til å etablere eit nytt dokument (samanstilling) dersom dette er naudsynt for å etterkome eit innsynskrav, såframt det nye dokumentet (samanstillinga) kan etablerast på grunnlag av opplysningar som finst elektronisk lagra i databasane til organet og samanstillinga kan gjerast ved hjelp av enkle framgangsmåtar. Plikta til å etablere eit nytt dokument gjeld såleis berre når samanstillinga kan etablerast ut frå opplysningar som finst elektronisk lagra i databasane til organet.»

Av forarbeidene til bestemmelsen fremgår det at uttrykket «enkle framgangsmåter» refererer til den arbeidsbelastning sammenstillingen vil medføre for forvaltningen, jf. Ot. prp. 102 (2004-2005), side 127 der det i merknaden til § 9 heter:

«Det er vidare eit krav at samanstilling må kunne gjerast med enkle framgangsmåtar. Dette vilkåret peiker på den arbeidsbyrda organet vil bli påført ved å lage samanstillinga. Der samanstillinga utelukkande kan gjerast ved hjelp av databaserte løysingar som kan setjast i gang ved hjelp av enkle kommandoar, vil vilkåret vere oppfylt. Dersom derimot samanstillinga krev meir tidkrevjande manuelle operasjonar, f.eks. der ein saksbehandlar sjølv må gå inn og vurdere kva opplysningar som skal samanstillast, vil ikkje dette vilkåret vere oppfylt. Paragrafen vil f.eks. kunne brukast i tilfeller der organet har databaserte løysingar som kan setje saman statistiske opplysningar frå dokument som finst i databasane til organet.»

Sivilombudsmannen uttaler i sak 2013/2480 at man må kunne forvente at den datatekniske kompetanse som organets ansatte har til å trekke ut opplysninger fra databasene, også må være tilgjengelig for den som krever innsyn etter bestemmelsen, og at det må kreves en viss grad av datakyndighet fra forvaltningens side:

«Ved vurderingen av om lovens vilkår er oppfylt, må det kunne forutsettes at den eller de som skal foreta den aktuelle sammenstillingen, har tilstrekkelig kompetanse til å hente ut informasjon fra databasen på enklest mulig måte. Kravet må altså forstås slik at sammenstillingen må kunne gjøres med «enkle fremgangsmåter» av personell som har tilstrekkelige fagkunnskaper til å sammenstille informasjon fra den aktuelle databasen.»

Hva som er «enkle framgangsmåter» skal altså vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. I denne vurderingen må også, slik vi ser det, opplysningenes karakter og samfunnsmessig betydning tillegges vekt. I tråd med offentlighetsprinsippet og prinsippet om merinnsyn i § 11, skal det mye til for å nekte innsyn i opplysninger som har stor samfunnsmessig interesse. Behovet for unntak må veies opp mot behovet for innsyn. For vårt krav betyr dette at det må kunne kreves noe mer anstrengelser dersom man anser opplysningene som viktige for samfunnet. Vår påstand er at disse opplysningene er av stor betydning for samfunnet, og at det er opplysninger som ikke finnes samlet noe annet sted. Demokratihensyn taler derfor for innsyn.

Vi ber i første omgang om en ny vurdering av om sammenstillingen kan gjennomføres med «enkle framgangsmåter». Dersom det fastholdes at gjennomføringen ikke kan gjøres med enkle framgangsmåter, ber vi om en nærmere beskrivelse av hvorfor – gjerne i form av en beskrivelse av deres datasystem og en angivelse av estimertt tidsbruk på sammenstillingen, jf. offl. § 31(2). Vi ber samtidig om at klagen oversendes klageinstans med kopi til oss. Hvis det er Kongen i statsråd som er klageinstans, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi kan vurdere Sivilombudsmannen som et alternativ.

Minner også om at offentleglova stiller strenge krav til rask behandling av både innsynskrav og klage over innsynskrav, jf. § 32(3).

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/postjo...

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send disse i ordinær post til Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602
Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[2][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

 

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/konta...
2. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

postmottak@fredrikstad.kommune.no, Fredrikstad kommune

1 Attachment

  • Attachment

    Svar p klage over vedtak om innsyn etter Offentleglova Postjournal for 2008 2014 Fredrikstad..pdf

    181K Download View as HTML

Vår ref 2018/12470

Vennlig hilsen
Ingerid Gjølstad | byarkivar
e-post: [epostadresse]

Hallvard Nygård

Kjære [email address],

Ønsker at klage oversendes Fylkesmannen for nok en vurdering.

Det er hyggelig at dere konkluderer med at offentleglova § 3 må følges og at innsyn gis etter denne paragrafen.

Legger merke til at dere ikke lenger begrunner avslag med at dere teknisk sett ikke kan ta ut dataene. Teknisk sett kan altså utdraget blitt hentet med enkle virkemidler. Takk! Dere kunne gjerne påpekt dette selv.

Elevmapper og personalmapper kan ekskluderes fra utdraget. Ønsker likevel saks- og dokumentnr på disse (bare ikke innholdet dvs tittel).

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send dette elektronisk [2]her eller i ordinær postgang til
Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602 Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[4][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/konta...
2. https://svarut.ks.no/edialog/mottaker/94...
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
4. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

Hallvard Nygård

Kjære Fredrikstad kommune,

Ønsker bekreftelse på at denne saken er sendt tilbake til Fylkesmannen samt en kopi av det som er oversendt Fylkesmannen.

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send dette elektronisk [2]her eller i ordinær postgang til
Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602 Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[4][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/konta...
2. https://svarut.ks.no/edialog/mottaker/94...
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
4. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

postmottak@fredrikstad.kommune.no, Fredrikstad kommune

1 Attachment

  • Attachment

    Svar p nske om bekreftelse og kopi av det som er blitt oversendt Fylkesmannen postjournal for.pdf

    2.4M Download View as HTML

Vår ref 2018/12470

Vennlig hilsen
Ingerid Gjølstad | byarkivar
e-post: [epostadresse]

Hallvard Nygård

Kjære Cathrine Lied Meyer,

Ber om at avslaget sendes til denne epostadressen. Du har sendt til en private epostadresse som ikke er benyttet med denne forespørselen. Jeg vet ikke hvor du har fått tak i den epostadressen, men den er ikke blitt gitt til Fredrikstad kommune eller Fylkesmannen.

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Cathrine Lied Meyer,

1 Attachment

  • Attachment

    Fylkesmannen omgj r eget vedtak i sak om innsyn i Fredrikstad kommunes postjournal for rene 2008.pdf

    243K Download View as HTML

Vi viser til din henvendelse i e-post av 18.6.2019 hvor du ber om
at vedtaket vårt av 15.1.2019 blir sendt deg på nytt til en annen
e-postadresse.

Til orientering fremgår e-postadressen av dokumenter vi har fått
oversendt fra Sivilombudsmannen i anledning saken. Som kjent omgjorde
vi vårt vedtak på bakgrunn av uttalelse fra Sivilombudsmannen. 
 
Vårt vedtak av 15.1.2019 følger vedlagt.

Med vennlig hilsen
Cathrine Lied Meyer
seniorrådgiver

Hallvard Nygård la igjen en merknad ()

Saken er allerede sendt videre til Sivilombudsmannen for ny behandling. Dette er andre gangen denne saken er hos Sivilombudsmannen.

Hallvard Nygård

Kjære Cathrine Lied Meyer,

Det var vedtak 17.06.2019 som ble sendt til meg privat denne uka. Ønsker at du sender det til korrekt adresse.

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Cathrine Lied Meyer,

1 Attachment

  • Attachment

    Vedtak i klagesak etter offentleglova Fylkesmannen opprettholder Fredrikstad kommunes avslag p i.pdf

    283K Download View as HTML

Vedlagt følger vårt vedtak av 17.6.2019.

Med vennlig hilsen
Cathrine Lied Meyer
seniorrådgiver

Hallvard Nygård la igjen en merknad ()

Da er alle dokumentene på plass. Siste status er at saken er sendt til Sivilombudsmannen.