Postjournal for 2008 - 2014, Fredrikstad

Svaret for denne henvendelsen er svært forsinket. I følge loven så burde Fredrikstad kommune, under enhver omstendighet ha svart på dette tidspunkt (detaljer). Du kan klage ved å sender klage.

Hallvard Nygård

Hei!

Søker innsyn i offentlig journal (postliste) for følgende år:
- 2014
- 2013
- 2012
- 2011
- 2010
- 2009
- 2008

I og med at datamengden kan bli stor, må dere trolig sende svar i flere eposter. Filene må være maskinlesbare (ikke bilder). Dersom det postliste kun finnes i papirform for noen av årstallene, så er det ikke nødvendige å sende over disse. Ønsker kun elektroniske.

Minner om at journalen må innehold mimimum journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, sender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne samt datering på dokumentet. Ref forskrift om offentlige arkiv, § 10.

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav. Dersom svar uteblir etter fem dager vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd. Oversendelse av dokumentene skal skje uten ugrunnet opphold etter svaret og innen rimelig tid. Det er for min del ok at filene sendes over i løp av 1-2 uker dersom dette er varslet i svaret.

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send disse i ordinær post til Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602
Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[2][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

 

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/organ...
2. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

postmottak@fredrikstad.kommune.no, Fredrikstad kommune

1 Attachment

Vedlagt følger svar på innsynsbegjæring av 09.07.2018.

Med hilsen

Ingerid Gjølstad
byarkivar

Hallvard Nygård

Kjære Fredrikstad kommune,

Dere sier dette ikke kan gjøres med enkle fremgangsmåter ref §9.
Hvilken fremgangsmåte har dere da tatt utgangspunkt i? Hvor lang tid estimerer dere at det vil ta å utføre denne operasjonen?

Hvilket system bruker dere for sak- og arkiv? Har systemet eksportmuligheter utover "postliste-pdfer" som kan være aktuelle?

Ønsker denne informasjonen for å forfatte min klage på vedtaket.

Uttrekk fra database er det §9 angår. Dette er et databaseuttrekk (alternativt generere PDF-rapporter). Et slikt uttrekk er det ikke nødvendigvis arkivaren som står for. IT-personell må kanskje på banen (avhengig av hvilken system som benyttes).

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send disse i ordinær post til Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602
Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[2][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

 

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/organ...
2. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

Hallvard Nygård

Kjære Fredrikstad kommune,

Venter enda på informasjon som gjør at jeg kan forfatte klagen.
I og med at dere ikke svarer (kanskje de som kan svare er på ferie), kan dere utvide klagefristen?

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send disse i ordinær post til Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602
Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[2][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/organ...
2. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

postmottak@fredrikstad.kommune.no, Fredrikstad kommune

1 Attachment

Vedlagt følger svar på henvendelse av 12.07.2018.

Med vennlig hilsen,
Eva M. B. Pedersen
konsulent
Fredrikstad byarkiv

Kjære Fredrikstad kommune,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Fredrikstad kommune sin håndtering av min innsynshenvendelse «Postjournal for 2008 - 2014, Fredrikstad».

Jeg mener utdrag av postlister for flere år er ikke urimelig arbeidskrevende. Kommunen har ikke estimert hvor lang tid det vil ta, men sier det er for mye. Jeg mener det ikke er for mye. Jeg tror også kommunen ikke har kunnskap nok om systemet til å utføre oppgaven effektivt og at de bør kontakte leverandøren.

Uten utdrag av offentlig journal, har jeg ikke tilgang til eldre journaler fra kommunen og kan ikke søke innsyn i disse.

Kommunen skriver: "I følge systemansvarlig finnes det per i dag ikke noen teknisk mulighet å gjøre et uttrekk som omfatter alle poster i hele kommunens offentlige postjournal for 6 år på en enkel måte.".

Utdrag av postjournal kan bli tatt i mange ulike formater. PDF, word, HTML, Excel eller TXT. PDF eller Excel er å foretrekke. Leverandøren har opplyst til meg at det kan ta lang tid dersom listene er store. Mindre intervaller er også mulig. De har ikke sagt noe om at det ikke er mulig å ta flere år om gangen. De fleste kommuner har brukt ett år som intervall.

Databaseutdrag kan bli tatt ut av IT-avdelingen deres eller de som drifter Ephorte for dere. De skal ha mulighet til det. Dersom de står fast eller trenger hjelp kan de kontakt leverandøren.

Anbefaler at filene zippes før de sendes.

Dataene i postlistene er allerede kvalitetssikret av kommunen og ny gjennomgang er ikke nødvendig.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/postjo...

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Fredrikstad kommune

God dag!

Fredrikstad kommune har mottatt henvendelsen din. Den vil bli journalført
og sendt videre til saksbehandler som vil svare deg så snart som mulig.

Post som blir journalført blir etter tre dager tilgjengelig på
[1]postlisten til Fredrikstad kommune.

Hvis henvendelsen din inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet
vil ikke disse opplysningene være synlige i den offentlige postlisten.

Vi oppfordrer deg til ikke å sende sensitive personopplysninger på e-post.
Send disse i ordinær post til Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602
Fredrikstad.

We confirm to have received your e-mail to
[2][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse].

Your e-mail will be forwarded to the correct person or department and
answered as soon as possible.

Med hilsen

Fredrikstad byarkiv
Fredrikstad kommune
Telefon: +47 69 30 60 00
[3][Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

References

Visible links
1. https://www.fredrikstad.kommune.no/organ...
2. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]
3. mailto:[Fredrikstad kommune henvendelses-e-postadresse]

postmottak@fredrikstad.kommune.no, Fredrikstad kommune

2 Attachments

Vår ref 2018/12470

Vennlig hilsen
Ingerid Gjølstad | byarkivar
e-post: [epostadresse]

Cathrine Lied Meyer,

1 Attachment

  • Attachment

    Vedtak i klagesak Fylkesmannen opprettholder Fredrikstad kommunes avslag p innsyn i offentlig pos.pdf

    278K Download View as HTML

Vi viser til din klage av 14.8.2018 på Fredrikstad kommunes vedtak av
12.7.2018 om avslag på krav om innsyn.

Vårt vedtak i klagesaken følger vedlagt. Til orientering sendes vedtaket
kun per epost.

Vennlig hilsen

Cathrine Lied Meyer
seniorrådgiver
Juridisk avdeling
Fylkesmannen i Østfold

Hallvard Nygård la igjen en merknad ()

Klage sendt Sivilombudsmannen.

Hallvard Nygård la igjen en merknad ()

Sivilombudsmannen har funnet grunn til å undersøke saken nærmere og har 29.10.2018 sendt brev til Fylkesmannen i Østfold med spørsmål rundt saken.

Sivilombudsmannens referanse: 2018/3678
Fylkesmannen i Østfold sin referanse: 2018/5000 326.1 CLM

Fredrikstad kommune

Vi viser til uttalelse fra Sivilombudsmannen i sak 18/3678 hvor
Fylkesmannen bes om å foreta en ny vurdering av innsynsspørsmålet innen
10. januar 2019.

På grunn av omstilling til nytt embete ber vi ber om utsatt frist i saken,
slik at svar kan forventes i løpet av uke 3.

Vi beklager dette!

Med vennlig hilsen

Cathrine Lied Meyer
seniorrådgiver

Hallvard Nygård la igjen en merknad ()

Sivilombudsmannen sendte svar/uttalelse datert 20.12.2018 (sak 2018/3678) til Fylkesmannen i Østfold.

Utdrag fra første side av uttalelsen:
"Ombudsmannen mener at Fylkesmannen skulle vurdert innsynsbegjæringen etter hovedregelen i offentleglova § 3 om retten til innsyn i journaler. Ombudsmannen viser til hensynene bak innsynsretten og påpeker at allmenhetens tilgang til forvaltningens journaler er en viktig forutsetning for at offentlighetsprinsippet skal kunne gjennomføres og virke etter sin hensikt. Videre mener ombudsmannen at offenleglovas systematikk og oppbygning, samt hensynene bak offentleglova § 9, innebærer at bestemmelsene ikke begrenser hovedregelen om innsynsrett i journaler. Ombudsmannen ber Fylkesmannen om å foreta en ny vurdering av innsynsspørsmålet."

Cathrine Lied Meyer,

1 Attachment

  • Attachment

    Fylkesmannen omgj r eget vedtak i sak om innsyn i Fredrikstad kommunes postjournal for rene 2008.pdf

    243K Download View as HTML

Vedlagt følger vårt vedtak av 15.1.2019 i klagesak etter offentleglova.
Saken gjaldt innsyn i kommunens offentlige postjournal for årene 2008 til
og med 2014.
 
Det fremgår av vedtaket at vi har omgjort vårt tidligere vedtak av
5.9.2018. Vi har opphevet kommunens vedtak av 12.7.2018, og bedt de om
å vurdere til innsynskravet på nytt.

Til orientering sendes vedtaket kun per epost.

Med vennlig hilsen
Cathrine Lied Meyer
seniorrådgiver

Telefon:
E-Post:
Web: 69 24 70 57
[epostadresse]
www.fylkesmannen.no/ov