Kontroversen rundt Erling Holmøy i SSB

Innsynshenvendelsen var delvis vellykket.

Kjære Statistisk sentralbyrå - SSB,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

– All korrespondanse internt og eksternt og alle dokumenter i 2017 som gjelder Erling Holmøys endring i arbeidsoppgaver og andre endringer knyttet til ham i forbindelse med den pågående omstillingsprosessen i SSB både på epost, i brevs form, sms og i sosiale medier.

– Styringsdokumenter i forbindelse med omstillingsprosessen i SSB mer overordnet (som ikke kun gjelder Holmøy).

– Tilbakemeldingene dere har fått fra publikum i forbindelse med omstillingsprosessen i SSB.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg om en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Viser til Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 37: «Så lenge eit dokument ikkje er å rekne som eit privat dokument, vil dokument som er hos eit forvaltningsorgan i utgangspunktet vere å rekne som eit saksdokument for dette organet. Det er ikkje noko krav at dokumentet må gjelde ei konkret sak i organet. At dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg. Så lenge dette kravet er oppfylt, har det heller ikkje noko å seie at dokumentet ikkje har vore gjenstand for noka eigentleg sakshandsaming i organet. Sjølv om eit dokument berre er teke «til orientering», vil det såleis likevel kunne vere eit saksdokument for organet.

Det har heller ikkje noko å seie for spørsmålet om eit dokument skal reknast som eit saksdokument for organet om dokumentet er journalført eller ikkje.»

Viser også til rettlederen, s. 34: «Dokumentomgrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt. Dette inneber at det ikkje har noko å seie korleis informasjonen er lagra, eller korleis han kjem til uttrykk, til dømes som tekst, lyd, bilde eller ein modell. Det sentrale er at informasjonen er lagra på ein måte som gjer det mogleg å finne han att. Definisjonen dekkjer både tradisjonelle papirdokument, inkludert kart, skisser og fotografi, informasjon som er lagra elektronisk, og mikrofilm, lydband eller video. Òg multimedie- dokument, som inneheld ein kombinasjon av tekst, lyd og bilete, vil vere omfatta av definisjonen.

Alle lagringsformene er likestilte. Dette inneber mellom anna at det ikkje spelar noka rolle for innsynsretten om eit dokument er kome inn som elektronisk post eller som vanleg post.»

Minner om veiledningsplikten i forvaltningsloven.

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31 første ledd. Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd.

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

Pressebestilling, Statistisk sentralbyrå - SSB

Hei,

Vi viser til innsynskrav sendt søndag 29.10.2017 kl.11:45.
Saken er under behandling og svar sendes så fort den foreligger men dessverre ikke innenfor femdagersfrist.

Hilsen
Arkivet i SSB
___________________________________________

-----Opprinnelig melding-----

Fra: Geir Eliassen [mailto:[Innsyns-e-postadresse #496]]
Sendt: søndag 29. oktober 2017 11:45
Til: Postmottak <[epostadresse]>
Emne: innsyn etter Offentleglova - Kontroversen rundt Erling Holmøy i SSB

Kjære Statistisk sentralbyrå - SSB,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

– All korrespondanse internt og eksternt og alle dokumenter i 2017 som gjelder Erling Holmøys endring i arbeidsoppgaver og andre endringer knyttet til ham i forbindelse med den pågående omstillingsprosessen i SSB både på epost, i brevs form, sms og i sosiale medier.

– Styringsdokumenter i forbindelse med omstillingsprosessen i SSB mer overordnet (som ikke kun gjelder Holmøy).

– Tilbakemeldingene dere har fått fra publikum i forbindelse med omstillingsprosessen i SSB.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg om en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Viser til Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 37: «Så lenge eit dokument ikkje er å rekne som eit privat dokument, vil dokument som er hos eit forvaltningsorgan i utgangspunktet vere å rekne som eit saksdokument for dette organet. Det er ikkje noko krav at dokumentet må gjelde ei konkret sak i organet. At dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg. Så lenge dette kravet er oppfylt, har det heller ikkje noko å seie at dokumentet ikkje har vore gjenstand for noka eigentleg sakshandsaming i organet. Sjølv om eit dokument berre er teke «til orientering», vil det såleis likevel kunne vere eit saksdokument for organet.

Det har heller ikkje noko å seie for spørsmålet om eit dokument skal reknast som eit saksdokument for organet om dokumentet er journalført eller ikkje.»

Viser også til rettlederen, s. 34: «Dokumentomgrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt. Dette inneber at det ikkje har noko å seie korleis informasjonen er lagra, eller korleis han kjem til uttrykk, til dømes som tekst, lyd, bilde eller ein modell. Det sentrale er at informasjonen er lagra på ein måte som gjer det mogleg å finne han att. Definisjonen dekkjer både tradisjonelle papirdokument, inkludert kart, skisser og fotografi, informasjon som er lagra elektronisk, og mikrofilm, lydband eller video. Òg multimedie- dokument, som inneheld ein kombinasjon av tekst, lyd og bilete, vil vere omfatta av definisjonen.

Alle lagringsformene er likestilte. Dette inneber mellom anna at det ikkje spelar noka rolle for innsynsretten om eit dokument er kome inn som elektronisk post eller som vanleg post.»

Minner om veiledningsplikten i forvaltningsloven.

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31 første ledd. Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd.

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

-------------------------------------------------------------------

Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #496]

Er [Statistisk sentralbyrå - SSB henvendelses-e-postadresse] feil adresse for henvendelser om innsyn etter Offentleglova til Statistisk sentralbyrå - SSB? I så fall, vær så snill å ta kontakt med oss ved å bruke dette skjemaet:
https://www.mimesbronn.no/change_request...

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Kjære Pressebestilling,

Det kan jeg ikke på noen måte akseptere. Dette er en dagsaktuell sak som er i media nå – derfor krever jeg at den behandles innenfor femdagersfristen. I motsatt fall vil jeg ta det direkte opp med overordnet organ og Sivilombudsmannen, evt. via advokat. Gjør oppmerksom på at dere må bære advokatutgiftene om dere taper saken.

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

Pressebestilling, Statistisk sentralbyrå - SSB

12 Attachments

Link: [1]File-List

 

Viser til din henvendelse mottatt hos oss 30. oktober 2017 og vårt
foreløpige svar datert 1. november 2017.

 

Du ber om innsyn i all dokumentasjon som viser endring i arbeidsoppgaver
og andre endringer  for en navngitt forsker i SSB. Anledningen er den
pågående omorganiseringen av SSBs Forskningsavdeling.

 

Mandag 23. oktober 2017 fikk alle forskere ansatt i SSBs
forskningsavdeling beskjed fra sin nærmeste leder om sin status i forhold
til fortsatt innplassering i avdelingen.

Beskjeden ble formidlet muntlig i møte med nærmeste leder.

 

Dokumentasjon knyttet til utvelgelsesprosessen av den enkelte  er interne
dokumenter som unntas offentlighet etter Offentleglova § 14(1). 

Vi har vurdert meroffentlighet, men det er ikke aktuelt å utøve dette,
blant annet fordi de aktuelle dokumentene inneholder personlige
vurderinger av den enkelte ansatte.

 

Vedlagt er aktuelle interne dokumenter for omorganiseringsprosessen som
utleveres etter en meroffentlighetsvurdering. Vedlagt er også kopi av
aktuelle brev til/fra SSB.

 

SSB må, som statlig virksomhet, følge de krav lovverket for offentlige
arkiv stiller. Vi har et løpende fokus på dette når det gjelder veiledning
av våre medarbeidere, og ser ikke behov for å ha en særskilt gjennomgang
med utvalgte personer i denne forbindelse.

Våre medarbeidere er gjort kjent med at opplysninger i sms kan være
saksopplysninger som må journalføres.

 

Digitale kanaler er nå dominerende i SSB når det gjelder forsendelse og
mottak av dokumentasjon, ikke minst for arkivverdig- og
journalføringspliktige dokumenter.

 

SSB bruker sosiale medier i noen grad når det gjelder å formidle
opplysninger om statistikkene, men ser ikke at det er aktuelt for oss å
bruke dette som verktøy i saksbehandlingen.

 

Innlegg i pressen er fritt tilgjengelig der de er publisert. Slike
artikler og debattinnlegg vurderes å være utenfor det rom norsk
arkivlovgivning definerer.

Det er i samsvar med praksis i andre offentlige etater vi kan sammenligne
oss med. De er ikke saksdokumenter, og journalføres derfor ikke i SSB.

 

Avslag på begjæring om innsyn kan, innen 3 uker, kreves begrunnet etter
Offentleglova § 31 andre ledd.

Avslag kan videre påklages i samsvar med reglene i Offentleglova § 32.
Klagefristen er 3 uker, jf. forvaltningsloven § 29.

 

Hilsen

Arkivet i SSB

_____________________________________________

 

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Geir Eliassen [mailto:[Innsyns-e-postadresse #496]]
Sendt: fredag 3. november 2017 20:38
Til: Pressebestilling <[epostadresse]>
Emne: Re: SV: innsyn etter Offentleglova - Kontroversen rundt Erling
Holmøy i SSB - Foreløpig svar

 

Kjære Pressebestilling,

 

Det kan jeg ikke på noen måte akseptere. Dette er en dagsaktuell sak som
er i media nå – derfor krever jeg at den behandles innenfor
femdagersfristen. I motsatt fall vil jeg ta det direkte opp med overordnet
organ og Sivilombudsmannen, evt. via advokat. Gjør oppmerksom på at dere
må bære advokatutgiftene om dere taper saken.

 

Med vennlig hilsen,

 

Geir Eliassen

___________________________________________

 

vis sitert seksjon

Kjære Statistisk sentralbyrå - SSB,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Statistisk sentralbyrå - SSB sin håndtering av min innsynshenvendelse «Kontroversen rundt Erling Holmøy i SSB».

Den 29. oktober ba jeg SSB om innsyn i følgende:

– All korrespondanse internt og eksternt og alle dokumenter i 2017 som gjelder Erling Holmøys endring i arbeidsoppgaver og andre endringer knyttet til ham i forbindelse med den pågående omstillingsprosessen i SSB både på epost, i brevs form, sms og i sosiale medier.

– Styringsdokumenter i forbindelse med omstillingsprosessen i SSB mer overordnet (som ikke kun gjelder Holmøy).

– Tilbakemeldingene dere har fått fra publikum i forbindelse med omstillingsprosessen i SSB.

Den 8. november ble jeg gitt delvis innsyn. Noen opplysninger og dokumenter er avslått som organinterne.

Etter mitt syn er ikke innsynskravet tilstrekkelig behandlet. Dokumentene fremstår som nøye utvalgt av SSB – det synes ikke som om jeg har fått innsynsvurdert alt som samsvarer med ordlyden i mitt innsynskrav.

Dersom rutinene for journalføring hadde vært tilfredstillende mener vi at vi burde ha fått utlevert flere dokumenter. Videre bestrider vi deres påstand om at det ikke er «behov for å ha en særskilt gjennomgang med utvalgte personer i denne forbindelse». Saken vi har bedt om innsyn i er en viktig sak av stor offentlig interesse, og dersom rutinene for journalføring hadde vært gode, burde det foreligge mer aktuell korrespondanse.

Vi har også tilsynelatende fått avslag på noe vi ikke har bedt om, nemlig innlegg i pressen. Imidlertid har vi bedt om innsyn i tilbakemeldingene fra publikum; dette ser det ut som SSB overhodet ikke har innsynsvurdert. Det kan ikke avslås som organinternt, og det er ikke tatt stilling til. Vi ber derfor om at man innsynsvurderer dette materialet.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber vi om at organet vurderer om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet, i forbindelse med vårt innsynskrav.

Journalføring er den systematiske og fortløpende registreringen av opplysninger om saksdokumenter i en journal. Journalføringsplikten er fastsatt i arkivforskriften § 2- 6, og gjelder alle innkomne og utgående dokument som etter offentleglova § 4 er saksdokument for organet, og som både er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Utgangspunktet er altså at hvert enkelt dokument som sendes og mottas, uansett format, skal journalføres for seg, dersom de oppfyller kriteriene for journalføringsplikt. Arkivloven § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres uten at det er hjemlet i arkivloven med forskrifter eller at Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon. Dersom vi mistenker at det foregår sletting av arkivverdige dokumenter, må vi vurdere å varsle Arkivverket.

I sammenheng med denne klagesaken ber vi derfor om å få tilsendt deres rutiner/retningslinjer for arkivtjenesten og saksbehandlere. Videre ber vi om deres redegjørelse for hva slags opplæring og oppfølging ansatte (ledere, saksbehandlere og andre relevante ansatte) får med henhold til krav om journalføring og arkivering av e-post og annen korrespondanse og dokumentasjon.

Viser også til Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 37: «Så lenge eit dokument ikkje er å rekne som eit privat dokument, vil dokument som er hos eit forvaltningsorgan i utgangspunktet vere å rekne som eit saksdokument for dette organet. Det er ikkje noko krav at dokumentet må gjelde ei konkret sak i organet. At dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg. Så lenge dette kravet er oppfylt, har det heller ikkje noko å seie at dokumentet ikkje har vore gjenstand for noka eigentleg sakshandsaming i organet. Sjølv om eit dokument berre er teke «til orientering», vil det såleis likevel kunne vere eit saksdokument for organet.

Det har heller ikkje noko å seie for spørsmålet om eit dokument skal reknast som eit saksdokument for organet om dokumentet er journalført eller ikkje.»

Det er altså heller ikke et krav om at dokumentet må være journalført for at det skal omfattes av retten til innsyn.

Vi viser videre til rettlederen, s. 34: «Dokumentomgrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt. Dette inneber at det ikkje har noko å seie korleis informasjonen er lagra, eller korleis han kjem til uttrykk, til dømes som tekst, lyd, bilde eller ein modell. Det sentrale er at informasjonen er lagra på ein måte som gjer det mogleg å finne han att. Definisjonen dekkjer både tradisjonelle papirdokument, inkludert kart, skisser og fotografi, informasjon som er lagra elektronisk, og mikrofilm, lydband eller video. Òg multimedie- dokument, som inneheld ein kombinasjon av tekst, lyd og bilete, vil vere omfatta av definisjonen.

Alle lagringsformene er likestilte. Dette inneber mellom anna at det ikkje spelar noka rolle for innsynsretten om eit dokument er kome inn som elektronisk post eller som vanleg post.»

Med andre ord kan man be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter.

Offlentleglova § 14 første ledd som gir mulighet for å unnta organinterne dokumenter krever at dokumentet er utarbeidet til organets interne saksforberedelse. Forutsetningen er normalt at organet har utarbeidet dokumentet selv, at dokumentet ikke er sendt ut av organet og at det er ment for den interne saksforberedelsen. Organbegrepet – hva som i lovens forstand anses å være ett organ – står altså sentralt.

I Justisdepartementes veileder til offentleglova punkt 7.2.1 utdypes kravene til § 14(1):

«Det generelle utgangspunktet er at ein organisasjon som framstår som ei sjølvstendig eining må reknast som eitt organ. I ei vurdering av om organet framstår som sjølvstendig må det leggjast vekt på korleis det er organisert, og om det har nokon sjølvstendig myndigheit til å treffe avgjerder.» I følge veilederen vil arbeidstakere vanligvis regnes som en del av organet, men ikke i saker som gjelder oppsigelser, opprykk, permisjoner, reiseregninger og andre krav på refusjon. Dersom det oppstår en konflinkt mellom arbeidstaker og organet, kan dette føre til at de faller utenfor definisjonen av ett organ, jf. veilederen s. 92. Korrespondanse mellom elever og skolen, pasienter og sykehuset eller innsatte og fengselet vil normalt ikke være å regne som interne dokumenter.

Sivilombudsmannen konkluderer med at hvert enkelt politidistrikt og politiets særorganer, som Kripos, må regnes som flere organer i sak 2014/2292, jf. følgende utdrag fra uttalelsen: «De enkelte politidistriktene regnes som egne organer i offentleglovas forstand, jf. NOU 2003: 30 side 265. Det må derfor legges til grunn at hvert enkelt politidistrikt og politiets særorganer, slik som Kripos, også regnes som ulike organer. Utveksling av dokumenter mellom de forskjellige politiorganene vil altså normalt medfører at dokumentene mister sin organinterne karakter.»

Justisdepartementet fastslår videre at selvstendige rettssubjekter med offentlig eierskap, også regnes som ett enkelt organ, både overfor «eiere» og andre selskaper innad i et konsern.

På denne bakgrunn ber vi om en ny vurdering av om organisasjonen som har arbeidet med dokumentene som er avslått som organinterne, fremstår som ett organ.

Videre følger det av både ordlyden og veiledern at det aktuelle dokumentet må være utarbeidet av organet selv for at §14 skal kunne gi grunnlag for avslag. Et dokument som er utarbeidet av andre, eksterne personer eller organer, kan derfor ikke omfattes av § 14 første ledd, selv om det brukes i organets interne saksforberedelse. Vi ber om en ny vurdering av om dokumentene som er avslått som organinterne er utarbeidet av organet selv.

Dokumentet må være utarbeidet med det formål å være intern saksbehandling. Se mer om dette i JDs veileder, punkt 7.2.4: «Unntaket i § 14 fyrste ledd gjeld berre dokument utarbeidde til saksførebuinga. Dette vil omfatte framlegg, utkast, konsept, skisser, utgreiingarog liknande arbeidsdokument som blir utarbeidd undervegs i prosessen.». Vi ber om en ny vurdering av hva som var formålet med dokumentet.

Endelig må dokumentet være internt, noe som betyr at det som hovedregel ikke skal være sendt ut av organet, jf. JDs veileder, punkt 7.2.5: «Dersom det blir sendt ut til utanforståande i original eller kopi vil høvet til å gjere unntak etter denne føresegna som hovudregel vere tapt. Dette vil gjelde uavhengig av kven dokumentet er oversendt til og på kva måte det er sendt.» Vi ber også om en ny vurdering av om dette vilkåret er oppfylt i forhold til dokumentene som er avslått som organinterne.

Selv om det foreligger adgang til å bruke § 14, minner vi om plikten til å utøve merinnsyn som følger av offl. § 11. I denne ligger en forpliktelse til alltid å vurdere behovet for hemmelighold opp mot behovet for innsyn. Det følger av offl. § 1 at hensynet til uavhengig kontroll og innsikt gjennom innsyn, skal tillegges mye vekt. Dette var også Stortingets forutsetning da de vedtok loven – det skulle bli mer åpenhet og innsyn.

Jo viktigere saken er, jo strengere må da kravene være til begrunnelsen for unntak.

Omstillingsprosessen i SSB er en sak som har vekket usedvanlig mye offentlig interesse, både fra media, politikere og i befolkningen. Saken har åpenbart stor betydning for mange, noe som gjør at det er en sak der hensynet til merinnsyn bør veie svært tungt.

Videre minner vi om at det i flere tilfeller kan gis innsyn dersom den dokumentene gjelder gir sitt samtykke. Vi ber om at man spør om dem det gjelder samtykker.

På bakgrunn av dette, ber vi om en ny vurdering av vårt innsynskrav.

Vi minner om veiledningsplikten i forvaltningslovens § 11, som foreskriver at dere skal «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte» og forvaltningslovens §§ 33 og 34 som stadfester at dere skal «foreta de undersøkelser klagen gir grunn til» og at klageinstans skal «prøve alle sider av saken og herunder ta hensyn til nye omstendigheter. Den skal vurdere de synspunkter som klageren kommer med».

Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offl. § 32 med kopi til oss.

Dersom klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi har muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Ber da også om en utvidet begrunnelse. Minner forøvrig om offentlighetslovens § 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunnet opphold».

Vi ber samtidig overordnet organ om aktivt å følge opp saken med underordnet organ for å sikre korrekt og betimelig saksgang. Vi viser her til Sivilombudsmannens rapport i sak 2015/1576, om Justis- og beredskapsdepartementets behandling av innsynssaker, der det er det lagt til grunn at klageinstansen har det overordnede ansvaret for saksbehandlingen i klagesakene, herunder saksbehandlingstiden. Ansvaret omfatter blant annet en aktiv oppfølging av førsteinstansen i klagesaken.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/kontro...

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

Pressebestilling, Statistisk sentralbyrå - SSB

2 Attachments

Viser til e-post av 9. november 2017 som gjelder vår utlevering av dokumenter i forhold til din forespørsel.

Vi redegjorde i vårt svar for at alle forskere fikk muntlig beskjed fra sin nærmeste leder om sin status i forhold til fortsatt innplassering i avdelingen. Ingen hadde fått skriftlig eller muntlig redegjørelse for sin status i forkant av disse møtene. Den korrespondanse du etterspør om endring av navngitt forskers arbeidsoppgaver, finnes ikke.

Vi oversendte i tillegg styringsdokumenter, som i alt vesentlig er interne dokumenter, etter en meroffentlighetsvurdering, samt brev som gjelder saken. I tillegg over sendes nå protokoller fra styremøte 15. juni og 28. september 2017.

Når det gjelder opplæring i forhold til arkivering, settes alle nyansatte opp som mottakere av nanolæringsleksjoner. Disse er også tilgjengelig på vårt intranett, og brukes i løpende veiledningsarbeid. Utover dette holdes kurs for grupper av medarbeidere etter behov. Til din orientering så ble sladdet versjoner av arkivets rutiner oversendt Mimes Brønn 23.11.2016, og dokumentene kan gjenfinnes der. Saken ble senere underlagt klagebehandling hos Finansdepartementet.

Vi har mottatt noen henvendelser fra publikum som har vært av sjikanerende karakter, og som ikke er dokumenter i sakens anledning.

Avslag på begjæring om innsyn kan, innen 3 uker, kreves begrunnet etter Offentleglova § 31 andre ledd.
Avslag kan videre påklages i samsvar med reglene i Offentleglova § 32. Klagefristen er 3 uker, jf. forvaltningsloven § 29.

Hilsen
Arkivet i SSB

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Geir Eliassen [mailto:[Innsyns-e-postadresse #496]]
Sendt: torsdag 9. november 2017 22:10
Til: Postmottak <[epostadresse]>
Emne: Klage over innsyn etter Offentleglova - Kontroversen rundt Erling Holmøy i SSB

Kjære Statistisk sentralbyrå - SSB,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Statistisk sentralbyrå - SSB sin håndtering av min innsynshenvendelse «Kontroversen rundt Erling Holmøy i SSB».

Den 29. oktober ba jeg SSB om innsyn i følgende:

– All korrespondanse internt og eksternt og alle dokumenter i 2017 som gjelder Erling Holmøys endring i arbeidsoppgaver og andre endringer knyttet til ham i forbindelse med den pågående omstillingsprosessen i SSB både på epost, i brevs form, sms og i sosiale medier.

– Styringsdokumenter i forbindelse med omstillingsprosessen i SSB mer overordnet (som ikke kun gjelder Holmøy).

– Tilbakemeldingene dere har fått fra publikum i forbindelse med omstillingsprosessen i SSB.

Den 8. november ble jeg gitt delvis innsyn. Noen opplysninger og dokumenter er avslått som organinterne.

Etter mitt syn er ikke innsynskravet tilstrekkelig behandlet. Dokumentene fremstår som nøye utvalgt av SSB – det synes ikke som om jeg har fått innsynsvurdert alt som samsvarer med ordlyden i mitt innsynskrav.

Dersom rutinene for journalføring hadde vært tilfredstillende mener vi at vi burde ha fått utlevert flere dokumenter. Videre bestrider vi deres påstand om at det ikke er «behov for å ha en særskilt gjennomgang med utvalgte personer i denne forbindelse». Saken vi har bedt om innsyn i er en viktig sak av stor offentlig interesse, og dersom rutinene for journalføring hadde vært gode, burde det foreligge mer aktuell korrespondanse.

Vi har også tilsynelatende fått avslag på noe vi ikke har bedt om, nemlig innlegg i pressen. Imidlertid har vi bedt om innsyn i tilbakemeldingene fra publikum; dette ser det ut som SSB overhodet ikke har innsynsvurdert. Det kan ikke avslås som organinternt, og det er ikke tatt stilling til. Vi ber derfor om at man innsynsvurderer dette materialet.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber vi om at organet vurderer om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet, i forbindelse med vårt innsynskrav.

Journalføring er den systematiske og fortløpende registreringen av opplysninger om saksdokumenter i en journal. Journalføringsplikten er fastsatt i arkivforskriften § 2- 6, og gjelder alle innkomne og utgående dokument som etter offentleglova § 4 er saksdokument for organet, og som både er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Utgangspunktet er altså at hvert enkelt dokument som sendes og mottas, uansett format, skal journalføres for seg, dersom de oppfyller kriteriene for journalføringsplikt. Arkivloven § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres uten at det er hjemlet i arkivloven med forskrifter eller at Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon. Dersom vi mistenker at det foregår sletting av arkivverdige dokumenter, må vi vurdere å varsle Arkivverket.

I sammenheng med denne klagesaken ber vi derfor om å få tilsendt deres rutiner/retningslinjer for arkivtjenesten og saksbehandlere. Videre ber vi om deres redegjørelse for hva slags opplæring og oppfølging ansatte (ledere, saksbehandlere og andre relevante ansatte) får med henhold til krav om journalføring og arkivering av e-post og annen korrespondanse og dokumentasjon.

Viser også til Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 37: «Så lenge eit dokument ikkje er å rekne som eit privat dokument, vil dokument som er hos eit forvaltningsorgan i utgangspunktet vere å rekne som eit saksdokument for dette organet. Det er ikkje noko krav at dokumentet må gjelde ei konkret sak i organet. At dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg. Så lenge dette kravet er oppfylt, har det heller ikkje noko å seie at dokumentet ikkje har vore gjenstand for noka eigentleg sakshandsaming i organet. Sjølv om eit dokument berre er teke «til orientering», vil det såleis likevel kunne vere eit saksdokument for organet.

Det har heller ikkje noko å seie for spørsmålet om eit dokument skal reknast som eit saksdokument for organet om dokumentet er journalført eller ikkje.»

Det er altså heller ikke et krav om at dokumentet må være journalført for at det skal omfattes av retten til innsyn.

Vi viser videre til rettlederen, s. 34: «Dokumentomgrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt. Dette inneber at det ikkje har noko å seie korleis informasjonen er lagra, eller korleis han kjem til uttrykk, til dømes som tekst, lyd, bilde eller ein modell. Det sentrale er at informasjonen er lagra på ein måte som gjer det mogleg å finne han att. Definisjonen dekkjer både tradisjonelle papirdokument, inkludert kart, skisser og fotografi, informasjon som er lagra elektronisk, og mikrofilm, lydband eller video. Òg multimedie- dokument, som inneheld ein kombinasjon av tekst, lyd og bilete, vil vere omfatta av definisjonen.

Alle lagringsformene er likestilte. Dette inneber mellom anna at det ikkje spelar noka rolle for innsynsretten om eit dokument er kome inn som elektronisk post eller som vanleg post.»

Med andre ord kan man be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter.

Offlentleglova § 14 første ledd som gir mulighet for å unnta organinterne dokumenter krever at dokumentet er utarbeidet til organets interne saksforberedelse. Forutsetningen er normalt at organet har utarbeidet dokumentet selv, at dokumentet ikke er sendt ut av organet og at det er ment for den interne saksforberedelsen. Organbegrepet – hva som i lovens forstand anses å være ett organ – står altså sentralt.

I Justisdepartementes veileder til offentleglova punkt 7.2.1 utdypes kravene til § 14(1):

«Det generelle utgangspunktet er at ein organisasjon som framstår som ei sjølvstendig eining må reknast som eitt organ. I ei vurdering av om organet framstår som sjølvstendig må det leggjast vekt på korleis det er organisert, og om det har nokon sjølvstendig myndigheit til å treffe avgjerder.» I følge veilederen vil arbeidstakere vanligvis regnes som en del av organet, men ikke i saker som gjelder oppsigelser, opprykk, permisjoner, reiseregninger og andre krav på refusjon. Dersom det oppstår en konflinkt mellom arbeidstaker og organet, kan dette føre til at de faller utenfor definisjonen av ett organ, jf. veilederen s. 92. Korrespondanse mellom elever og skolen, pasienter og sykehuset eller innsatte og fengselet vil normalt ikke være å regne som interne dokumenter.

Sivilombudsmannen konkluderer med at hvert enkelt politidistrikt og politiets særorganer, som Kripos, må regnes som flere organer i sak 2014/2292, jf. følgende utdrag fra uttalelsen: «De enkelte politidistriktene regnes som egne organer i offentleglovas forstand, jf. NOU 2003: 30 side 265. Det må derfor legges til grunn at hvert enkelt politidistrikt og politiets særorganer, slik som Kripos, også regnes som ulike organer. Utveksling av dokumenter mellom de forskjellige politiorganene vil altså normalt medfører at dokumentene mister sin organinterne karakter.»

Justisdepartementet fastslår videre at selvstendige rettssubjekter med offentlig eierskap, også regnes som ett enkelt organ, både overfor «eiere» og andre selskaper innad i et konsern.

På denne bakgrunn ber vi om en ny vurdering av om organisasjonen som har arbeidet med dokumentene som er avslått som organinterne, fremstår som ett organ.

Videre følger det av både ordlyden og veiledern at det aktuelle dokumentet må være utarbeidet av organet selv for at §14 skal kunne gi grunnlag for avslag. Et dokument som er utarbeidet av andre, eksterne personer eller organer, kan derfor ikke omfattes av § 14 første ledd, selv om det brukes i organets interne saksforberedelse. Vi ber om en ny vurdering av om dokumentene som er avslått som organinterne er utarbeidet av organet selv.

Dokumentet må være utarbeidet med det formål å være intern saksbehandling. Se mer om dette i JDs veileder, punkt 7.2.4: «Unntaket i § 14 fyrste ledd gjeld berre dokument utarbeidde til saksførebuinga. Dette vil omfatte framlegg, utkast, konsept, skisser, utgreiingarog liknande arbeidsdokument som blir utarbeidd undervegs i prosessen.». Vi ber om en ny vurdering av hva som var formålet med dokumentet.

Endelig må dokumentet være internt, noe som betyr at det som hovedregel ikke skal være sendt ut av organet, jf. JDs veileder, punkt 7.2.5: «Dersom det blir sendt ut til utanforståande i original eller kopi vil høvet til å gjere unntak etter denne føresegna som hovudregel vere tapt. Dette vil gjelde uavhengig av kven dokumentet er oversendt til og på kva måte det er sendt.» Vi ber også om en ny vurdering av om dette vilkåret er oppfylt i forhold til dokumentene som er avslått som organinterne.

Selv om det foreligger adgang til å bruke § 14, minner vi om plikten til å utøve merinnsyn som følger av offl. § 11. I denne ligger en forpliktelse til alltid å vurdere behovet for hemmelighold opp mot behovet for innsyn. Det følger av offl. § 1 at hensynet til uavhengig kontroll og innsikt gjennom innsyn, skal tillegges mye vekt. Dette var også Stortingets forutsetning da de vedtok loven – det skulle bli mer åpenhet og innsyn.

Jo viktigere saken er, jo strengere må da kravene være til begrunnelsen for unntak.

Omstillingsprosessen i SSB er en sak som har vekket usedvanlig mye offentlig interesse, både fra media, politikere og i befolkningen. Saken har åpenbart stor betydning for mange, noe som gjør at det er en sak der hensynet til merinnsyn bør veie svært tungt.

Videre minner vi om at det i flere tilfeller kan gis innsyn dersom den dokumentene gjelder gir sitt samtykke. Vi ber om at man spør om dem det gjelder samtykker.

På bakgrunn av dette, ber vi om en ny vurdering av vårt innsynskrav.

Vi minner om veiledningsplikten i forvaltningslovens § 11, som foreskriver at dere skal «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte» og forvaltningslovens §§ 33 og 34 som stadfester at dere skal «foreta de undersøkelser klagen gir grunn til» og at klageinstans skal «prøve alle sider av saken og herunder ta hensyn til nye omstendigheter. Den skal vurdere de synspunkter som klageren kommer med».

Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offl. § 32 med kopi til oss.

Dersom klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi har muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Ber da også om en utvidet begrunnelse. Minner forøvrig om offentlighetslovens § 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunnet opphold».

Vi ber samtidig overordnet organ om aktivt å følge opp saken med underordnet organ for å sikre korrekt og betimelig saksgang. Vi viser her til Sivilombudsmannens rapport i sak 2015/1576, om Justis- og beredskapsdepartementets behandling av innsynssaker, der det er det lagt til grunn at klageinstansen har det overordnede ansvaret for saksbehandlingen i klagesakene, herunder saksbehandlingstiden. Ansvaret omfatter blant annet en aktiv oppfølging av førsteinstansen i klagesaken.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/kontro...

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

-------------------------------------------------------------------
Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #496]

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Kjære Pressebestilling,

På hvilket grunnlag mener dere det ikke er en rett til innsyn i publikums meninger, både dem som er godt begrunnet og saklige, dem som er ubehagelige og dem som dere sier er av «sjikanerende karakter»?

Etter vårt syn har alle tilbakemeldinger relevans for saken; det kan også umulig være slik at dere kun har mottatt tilbakemeldinger som er sjikanerende. Videre mener jeg det er rett til innsyn også i slikt materiale.

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

Kjære Pressebestilling,

Jeg mener det ikke er utlevert nok dokumenter, og ber om en bekreftelse på at klagen vil oversenes overordnet organ. Minner om at det i den nye offentleglova ikke er anledning til å blokkere klage ved å hevde at man har utlevert alt man besitter; dere plikter å saksbehandle alle klager der klagende part ikke er fornøyd med det som utleveres.

Ber om bekreftelse på at klagen vil oversendes overordnet organ.

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

Pressebestilling, Statistisk sentralbyrå - SSB

Vi viser til din klage over ikke å ha mottatt kopi av henvendelser fra publikum av sjikanerende karakter.

Vi opprettholder vår vurdering om ikke å gi innsyn i disse henvendelsene fordi de ikke er saksdokumenter.
Lovverket gir rett til innsyn i saksdokumenter. For at et dokument skal være et saksdokument, må det være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon.
Hevendelsene er av en slik karakter at det fremstår klart at de er avgitt for å sjikanere. De inneholder ikke opplysninger og anførsler knyttet til en konkret sak.

Vi har ikke mottatt andre henvendelser fra publikum i denne saken.

Avslag på begjæring om innsyn kan, innen 3 uker, kreves begrunnet etter Offentleglova § 31 andre ledd.
Avslag kan videre påklages i samsvar med reglene i Offentleglova § 32. Klagefristen er 3 uker, jf. forvaltningsloven § 29.

Med vennlig hilsen

Arkivet

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Geir Eliassen [mailto:[Innsyns-e-postadresse #496]]
Sendt: 14. november 2017 17:00
Til: Pressebestilling
Emne: Re: SV: Klage over innsyn etter Offentleglova - Kontroversen rundt Erling Holmøy i SSB - videVzoWdw

Kjære Pressebestilling,

På hvilket grunnlag mener dere det ikke er en rett til innsyn i publikums meninger, både dem som er godt begrunnet og saklige, dem som er ubehagelige og dem som dere sier er av «sjikanerende karakter»?

Etter vårt syn har alle tilbakemeldinger relevans for saken; det kan også umulig være slik at dere kun har mottatt tilbakemeldinger som er sjikanerende. Videre mener jeg det er rett til innsyn også i slikt materiale.

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

vis sitert seksjon

Kjære Statistisk sentralbyrå - SSB,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Statistisk sentralbyrå - SSB sin håndtering av min innsynshenvendelse «Kontroversen rundt Erling Holmøy i SSB».

Innsyn er avslått med påstand om at offentleglova kun gir rett til innsyn i «saksdokumenter». Dette medfører ikke riktighet, og vi ønsker derfor å påklage avslaget.

Videre kan det se ut som om dere forsøker å begrense hva dere mener jeg påklager til det som gjelder «sjikane fra publikum» – selv om jeg vitterlig har påklaget langt mer enn dette. Ber derfor om at hele sakskomplekset oversendes overordnet organ for en andre gangs behandling.

Justisdepartementets rettleiar til offentleglova tar opp hva som regnes som saksdokument for organet på s. 35 ff.:

«Vurderinga av kva som skal reknast som saksdokument har to sider. For det fyrste gir føresegna ei avgrensing etter innhaldet. For det andre inneheld føresegna i andre ledd òg ei regulering av kva tid innsynsretten for eit dokument tek til å gjelde frå.

For at eit dokument som er kome inn til eller lagt fram for eit organ skal reknast som eit saksdokument for organet, er det etter § 4 andre ledd fyrste punktum eit vilkår at dokumentet etter sitt innhald gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Dette kom ikkje uttrykkjeleg fram i offentlegheitslova 1970, men lova vart likevel tolka slik at innsynsretten berre omfattar dokument som etter sitt innhald har ei tilknyting til verksemda organet driv. Føresegna i § 4 andre ledd fyrste punktum inneber såleis ikkje nokon realitetsskilnad i høve til offentlegheitslova 1970.

Vilkåret om at dokumentet må gjelde ansvarsområdet til organet inneber at ein må trekkje ei grense mot dei dokumenta som ligg føre i organet i original eller kopi, men som ikkje har slik tilknyting til verksemda. Dei dokumenta som fell utanfor, vil særleg vere dokument som ein medarbeidar i forvaltningsorganet har på arbeidsplassen i annan eigeskap enn som tenestemann i organet, til dømes som privatperson, medlem av eit utgreiingsutval eller medlem eller tillitsvalt i ei fagforeining eller eit politisk parti. At slike dokument fell utanfor, er no uttrykkjeleg slått fast i § 4 tredje ledd bokstav e.»

Som det fremgår av utgreiingen over er altså alle dokument som kommer inn til eller legges frem for organet og som omhandler ansvarsområdet eller virksomheten til organet å regne som saksdokument.

Offentlighetslovens § 4 definerer «saksdokument» nærmere:

«Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande.

Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt.»

JDs rettleiar forklarer videre, på s. 37:

«Så lenge eit dokument ikkje er å rekne som eit privat dokument, vil dokument som er hos eit forvaltningsorgan i utgangspunktet vere å rekne som eit saksdokument for dette organet. Det er ikkje noko krav at dokumentet må gjelde ei konkret sak i organet. At dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg. Så lenge dette kravet er oppfylt, har det heller ikkje noko å seie at dokumentet ikkje har vore gjenstand for noka eigentleg sakshandsaming i organet. Sjølv om eit dokument berre er teke «til orientering», vil det såleis likevel kunne vere eit saksdokument for organet.

Det har heller ikkje noko å seie for spørsmålet om eit dokument skal reknast som eit saksdokument for organet om dokumentet er journalført eller ikkje.»

Med andre ord er det også rett til innsyn i dokumenter som ikke er journalført, og det er ikke et krav at dokumentet gjelder en konkret sak.

Dokumentbegrepet er forklart i rettlederen på s.34: «Dokumentomgrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt. Dette inneber at det ikkje har noko å seie korleis informasjonen er lagra, eller korleis han kjem til uttrykk, til dømes som tekst, lyd, bilde eller ein modell. Det sentrale er at informasjonen er lagra på ein måte som gjer det mogleg å finne han att. Definisjonen dekkjer både tradisjonelle papirdokument, inkludert kart, skisser og fotografi, informasjon som er lagra elektronisk, og mikrofilm, lydband eller video. Òg multimediedokument, som inneheld ein kombinasjon av tekst, lyd og bilete, vil vere omfatta av definisjonen.

Alle lagringsformene er likestilte. Dette inneber mellom anna at det ikkje spelar noka rolle for innsynsretten om eit dokument er kome inn som elektronisk post eller som vanleg post.»

Med andre ord åpner loven for innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter.

På bakgrunn av dette, ber vi om en ny vurdering av vårt innsynskrav.

Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offl. § 32 med kopi til oss.

Dersom klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi har muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Ber da også om en utvidet begrunnelse, jf. § 31 andre ledd. Minner forøvrig om offentlighetslovens § 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunnet opphold».

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/kontro...

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

Pressebestilling, Statistisk sentralbyrå - SSB

27 Attachments

Viser til din klage datert 15. november d.å..

Vi er grunnleggende sett enig i din påstand om forvaltningen ikke kan "blokkere klage ved å hevde at man har utlevert alt man besitter; dere plikter å saksbehandle alle klager der klagende part ikke er fornøyd med det som utleveres." Vi mener imidlertid at dette ikke er relevant i denne saken. Vi behandler alle innsynsforespørsler grundig, og dersom noen ikke er fornøyd med det som utleveres oppfordre vi til å spesifisere hva misnøyen gjelder. Det håper vi at du også vil kunne gjøre.

Når det er sagt, velger vi i tillegg å oversende ytterligere dokumenter som kan være av interesse for deg. De er ikke tidligere oversendt deg, da vi har vurdert disse til å være noe mer perifere i forhold til din spørsmålstilling.

Med vennlig hilsen

Arkivet

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Geir Eliassen [mailto:[Innsyns-e-postadresse #496]]
Sendt: 15. november 2017 19:01
Til: Pressebestilling
Emne: Re: SV: Klage over innsyn etter Offentleglova - Kontroversen rundt Erling Holmøy i SSB - videVzoWdw

Kjære Pressebestilling,

Jeg mener det ikke er utlevert nok dokumenter, og ber om en bekreftelse på at klagen vil oversenes overordnet organ. Minner om at det i den nye offentleglova ikke er anledning til å blokkere klage ved å hevde at man har utlevert alt man besitter; dere plikter å saksbehandle alle klager der klagende part ikke er fornøyd med det som utleveres.

Ber om bekreftelse på at klagen vil oversendes overordnet organ.

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

vis sitert seksjon

Pressebestilling, Statistisk sentralbyrå - SSB

Vi viser til din klage datert søndag 26. november d.å..

Offentleglova gir rett til innsyn i saksdokumenter i bred forstand. SSB behandler alle innsynsforespørsler grundig med dette som utgangspunkt. Vi gir ofte innsyn utover de dokumenter som er journalført hos oss og tilgjengelig på OEP.

Dersom noen ikke er fornøyd med det som utleveres, oppfordrer vi til å sette ord på hva misnøyen gjelder. Da tar vi nye opplysninger med i ny vurdering. Det håper vi at du også vil kunne gjøre.

Vi gjør samtidig oppmerksom på at "Kontroversen rundt Erling Holmøy" ikke er et saksforhold i SSB, tross avisenes omfattende skriverier om dette.

Omorganiseringen av Forskningsavdelingen er et saksforhold, og du har mottatt et omfattende materiale relevant for dette.

Med vennlig hilsen

Arkivet

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Geir Eliassen [mailto:[Innsyns-e-postadresse #496]]
Sendt: 26. november 2017 12:39
Til: Postmottak
Emne: Klage over innsyn etter Offentleglova - Kontroversen rundt Erling Holmøy i SSB

Kjære Statistisk sentralbyrå - SSB,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Statistisk sentralbyrå - SSB sin håndtering av min innsynshenvendelse «Kontroversen rundt Erling Holmøy i SSB».

Innsyn er avslått med påstand om at offentleglova kun gir rett til innsyn i «saksdokumenter». Dette medfører ikke riktighet, og vi ønsker derfor å påklage avslaget.

Videre kan det se ut som om dere forsøker å begrense hva dere mener jeg påklager til det som gjelder «sjikane fra publikum» – selv om jeg vitterlig har påklaget langt mer enn dette. Ber derfor om at hele sakskomplekset oversendes overordnet organ for en andre gangs behandling.

Justisdepartementets rettleiar til offentleglova tar opp hva som regnes som saksdokument for organet på s. 35 ff.:

«Vurderinga av kva som skal reknast som saksdokument har to sider. For det fyrste gir føresegna ei avgrensing etter innhaldet. For det andre inneheld føresegna i andre ledd òg ei regulering av kva tid innsynsretten for eit dokument tek til å gjelde frå.

For at eit dokument som er kome inn til eller lagt fram for eit organ skal reknast som eit saksdokument for organet, er det etter § 4 andre ledd fyrste punktum eit vilkår at dokumentet etter sitt innhald gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Dette kom ikkje uttrykkjeleg fram i offentlegheitslova 1970, men lova vart likevel tolka slik at innsynsretten berre omfattar dokument som etter sitt innhald har ei tilknyting til verksemda organet driv. Føresegna i § 4 andre ledd fyrste punktum inneber såleis ikkje nokon realitetsskilnad i høve til offentlegheitslova 1970.

Vilkåret om at dokumentet må gjelde ansvarsområdet til organet inneber at ein må trekkje ei grense mot dei dokumenta som ligg føre i organet i original eller kopi, men som ikkje har slik tilknyting til verksemda. Dei dokumenta som fell utanfor, vil særleg vere dokument som ein medarbeidar i forvaltningsorganet har på arbeidsplassen i annan eigeskap enn som tenestemann i organet, til dømes som privatperson, medlem av eit utgreiingsutval eller medlem eller tillitsvalt i ei fagforeining eller eit politisk parti. At slike dokument fell utanfor, er no uttrykkjeleg slått fast i § 4 tredje ledd bokstav e.»

Som det fremgår av utgreiingen over er altså alle dokument som kommer inn til eller legges frem for organet og som omhandler ansvarsområdet eller virksomheten til organet å regne som saksdokument.

Offentlighetslovens § 4 definerer «saksdokument» nærmere:

«Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande.

Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt.»

JDs rettleiar forklarer videre, på s. 37:

«Så lenge eit dokument ikkje er å rekne som eit privat dokument, vil dokument som er hos eit forvaltningsorgan i utgangspunktet vere å rekne som eit saksdokument for dette organet. Det er ikkje noko krav at dokumentet må gjelde ei konkret sak i organet. At dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg. Så lenge dette kravet er oppfylt, har det heller ikkje noko å seie at dokumentet ikkje har vore gjenstand for noka eigentleg sakshandsaming i organet. Sjølv om eit dokument berre er teke «til orientering», vil det såleis likevel kunne vere eit saksdokument for organet.

Det har heller ikkje noko å seie for spørsmålet om eit dokument skal reknast som eit saksdokument for organet om dokumentet er journalført eller ikkje.»

Med andre ord er det også rett til innsyn i dokumenter som ikke er journalført, og det er ikke et krav at dokumentet gjelder en konkret sak.

Dokumentbegrepet er forklart i rettlederen på s.34: «Dokumentomgrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt. Dette inneber at det ikkje har noko å seie korleis informasjonen er lagra, eller korleis han kjem til uttrykk, til dømes som tekst, lyd, bilde eller ein modell. Det sentrale er at informasjonen er lagra på ein måte som gjer det mogleg å finne han att. Definisjonen dekkjer både tradisjonelle papirdokument, inkludert kart, skisser og fotografi, informasjon som er lagra elektronisk, og mikrofilm, lydband eller video. Òg multimediedokument, som inneheld ein kombinasjon av tekst, lyd og bilete, vil vere omfatta av definisjonen.

Alle lagringsformene er likestilte. Dette inneber mellom anna at det ikkje spelar noka rolle for innsynsretten om eit dokument er kome inn som elektronisk post eller som vanleg post.»

Med andre ord åpner loven for innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter.

På bakgrunn av dette, ber vi om en ny vurdering av vårt innsynskrav.

Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offl. § 32 med kopi til oss.

Dersom klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi har muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Ber da også om en utvidet begrunnelse, jf. § 31 andre ledd. Minner forøvrig om offentlighetslovens § 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunnet opphold».

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/kontro...

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

-------------------------------------------------------------------
Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #496]

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Kjære Pressebestilling,

Det er ikke noe krav om at innsynskravet må gjelde et bestemt saksforhold slik dere har definert det i deres sakssystem.

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

Pressebestilling, Statistisk sentralbyrå - SSB

Viser til din henvendelse datert 30. november 2017.

Vi deler din oppfatning om at innsyn ikke må gjelde et bestemt saksforhold slik det er definert i vårt sakssystem. Vi forholder oss til de spørsmål vi får inn, og tar det som utgangspunkt for å finne frem til relevant dokumentasjon. Aktuelle dokumenter kan være arkivert i vårt sakssystem, eller annet sted. Når vi skriver at "Kontroversen rundt Erling Holmøy" ikke er et saksforhold i SSB, betyr dette at samtidig at vi heller ikke har enkeltdokumenter som passer inn under en slik beskrivelse lagret noe sted.

Vi kan ikke utelukke at forespørsler er blitt håndtert utenfor arkivet. Dette er noe vi arbeider for å unngå, men det kan skje av og til. Dette kan medføre at enkeltansatte selv kan ha gitt ut dokumenter, dokumenter som arkivet ikke kjenner til. I en virksomhet som SSB, hvor digital kommunikasjon er det foretrukne valget, er vi avhengig av medvirkning fra alle for å sikre den dokumentasjonen som skal til arkiv. Viser her til det svar du mottok på klagen datert 2. desember d.å..

Vennlig hilsen

Arkivet

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Geir Eliassen [mailto:[Innsyns-e-postadresse #496]]
Sendt: 30. november 2017 17:00
Til: Pressebestilling
Emne: Re: SV: Klage over innsyn etter Offentleglova - Kontroversen rundt Erling Holmøy i SSB

Kjære Pressebestilling,

Det er ikke noe krav om at innsynskravet må gjelde et bestemt saksforhold slik dere har definert det i deres sakssystem.

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

vis sitert seksjon