Fedje kommunes rutiner for journalføring

Innsynshenvendelsen var delvis vellykket.

Monica Stensrud

Kjære Fedje kommune,

Ber om å få innsyn i kommunens rutiner for journalføring av dokumenter og en oppstilling etter offentleglova § 9 som viser hvor mange dokumenter ordføreren har sendt til journalføring i arkivet i henholdsvis 2017 og 2018.

Videre ber jeg om deres redegjørelse for hva slags opplæring og oppfølging ansatte (ledere, saksbehandlere og andre relevante ansatte) får med henhold til krav om journalføring og arkivering av e-post og annen korrespondanse og dokumentasjon.

Journalføring er den systematiske og fortløpende registreringen av opplysninger om saksdokumenter i en journal. Journalføringsplikten er fastsatt i arkivforskriften § 2-6, og gjelder alle innkomne og utgående dokument som etter offentleglova § 4 er saksdokument for organet og som har verdi som dokumentasjon. Utgangspunktet er altså at hvert enkelt dokument som sendes og mottas, uansett format, skal journalføres for seg, dersom de oppfyller kriteriene for journalføringsplikt.

Arkivloven § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres uten at det er hjemlet i arkivloven med forskrifter eller at Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon.

Dersom vi mistenker at det foregår sletting av arkivverdige dokumenter, må vi vurdere å varsle Arkivverket.

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

Øyvind Tolleshaug, Fedje kommune

2 Attachments

  • Attachment

    Alle dokument der ordf rar Stian Her y er oppf rt som sakshandsamar i 2017.docx

    110K Download View as HTML

  • Attachment

    Alle dokument der ordf rar Stian Her y er oppf rt som sakshandsamar i 2018.docx

    89K Download View as HTML

Sjå vedlegg

Alle tilsette ved kommunehuset og leiarar i Fedje kommune gjekk 12 og 13. mars i år på eit to-dagars kurs i forvaltningslova og offentleglova. Kurset vart halde av Knut Ulleberg.

Øyvind Tolleshaug
teknisk sjef

FEDJE KOMMUNE
Stormarkvegen 49
5947 FEDJE
TLF : 56165100 / 56165113 ( direkte )

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Postmottak Fedje
Sendt: fredag 18. mai 2018 08:32
Til: Signe Råheim
Kopi: Stian Herøy; Øyvind Tolleshaug
Emne: VS: innsyn etter Offentleglova - Fedje kommunes rutiner for journalføring

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Monica Stensrud [mailto:[Innsyns-e-postadresse #911]]
Sendt: torsdag 17. mai 2018 20:13
Til: Postmottak Fedje
Emne: innsyn etter Offentleglova - Fedje kommunes rutiner for journalføring

Kjære Fedje kommune,

Ber om å få innsyn i kommunens rutiner for journalføring av dokumenter og en oppstilling etter offentleglova § 9 som viser hvor mange dokumenter ordføreren har sendt til journalføring i arkivet i henholdsvis 2017 og 2018.

Videre ber jeg om deres redegjørelse for hva slags opplæring og oppfølging ansatte (ledere, saksbehandlere og andre relevante ansatte) får med henhold til krav om journalføring og arkivering av e-post og annen korrespondanse og dokumentasjon.

Journalføring er den systematiske og fortløpende registreringen av opplysninger om saksdokumenter i en journal. Journalføringsplikten er fastsatt i arkivforskriften § 2-6, og gjelder alle innkomne og utgående dokument som etter offentleglova § 4 er saksdokument for organet og som har verdi som dokumentasjon. Utgangspunktet er altså at hvert enkelt dokument som sendes og mottas, uansett format, skal journalføres for seg, dersom de oppfyller kriteriene for journalføringsplikt.

Arkivloven § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres uten at det er hjemlet i arkivloven med forskrifter eller at Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon.

Dersom vi mistenker at det foregår sletting av arkivverdige dokumenter, må vi vurdere å varsle Arkivverket.

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

-------------------------------------------------------------------

Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #911]

Er [Fedje kommune henvendelses-e-postadresse] feil adresse for henvendelser om innsyn etter Offentleglova til Fedje kommune? I så fall, vær så snill å ta kontakt med oss ved å bruke dette skjemaet:
https://www.mimesbronn.no/change_request...

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Monica Stensrud

Kjære Øyvind Tolleshaug,

Tusen takk for dette.

Det er vanskelig å lese et slikt screenshot som du har sendt meg her.

Med henvisning til Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning § 5 første ledd ber jeg om at dere i stedet oversender dokumentene i PDF-format:

«§ 5.Obligatoriske standarder for tekstdokumenter som vedlegg til e-post Ferdigstilte tekstdokumenter som skal sendes som vedlegg til e-post fra forvaltningsorganer til innbyggere og næringsliv, skal utformes i PDF 1.4-1.6, PDF 1.7 (ISO 32000-1) eller PDF/A (ISO 19005-1).»

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

Øyvind Tolleshaug, Fedje kommune

2 Attachments

  • Attachment

    Alle dokument der ordf rar Stian Her y er oppf rt som sakshandsamar i 20....pdf

    92K Download View as HTML

  • Attachment

    Alle dokument der ordf rar Stian Her y er oppf rt som sakshandsamar i 20....pdf

    110K Download View as HTML

Format er no pdf i A3.

ØT

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Monica Stensrud [mailto:[Innsyns-e-postadresse #911]]
Sendt: tirsdag 22. mai 2018 18:24
Til: Øyvind Tolleshaug
Emne: Re: SV: innsyn etter Offentleglova - Fedje kommunes rutiner for journalføring

Kjære Øyvind Tolleshaug,

Tusen takk for dette.

Det er vanskelig å lese et slikt screenshot som du har sendt meg her.

Med henvisning til Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning § 5 første ledd ber jeg om at dere i stedet oversender dokumentene i PDF-format:

«§ 5.Obligatoriske standarder for tekstdokumenter som vedlegg til e-post Ferdigstilte tekstdokumenter som skal sendes som vedlegg til e-post fra forvaltningsorganer til innbyggere og næringsliv, skal utformes i PDF 1.4-1.6, PDF 1.7 (ISO 32000-1) eller PDF/A (ISO 19005-1).»

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

vis sitert seksjon

Monica Stensrud

Kjære Øyvind Tolleshaug,

Tusen takk.

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

Signe Råheim, Fedje kommune

1 Attachment

Se vedlegg

 

Monica Stensrud

Kjære Signe Råheim,

Takk.

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

Monica Stensrud

Kjære Signe Råheim,

Får? De har altså ikke hatt dette før nå? Kan jeg få innsyn i saken som gjelder kurset?

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

Signe Råheim, Fedje kommune

Eg får dessverre ikkje svart deg på dette i dag, men vil gje deg eit svar over helga.
Mvh
Signe Råheim
Fedje kommune

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Monica Stensrud [mailto:[Innsyns-e-postadresse #911]]
Sendt: torsdag 24. mai 2018 20:14
Til: Signe Råheim
Emne: Re: 18/1536 Svar på førespurnad om innsyn

Kjære Signe Råheim,

Får? De har altså ikke hatt dette før nå? Kan jeg få innsyn i saken som gjelder kurset?

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

vis sitert seksjon

Signe Råheim, Fedje kommune

1 Attachment

Se vedlegg