Bergen kommunes kommunikasjon med valgstyre og valgdirektorat

Innsynshenvendelsen var delvis vellykket.

Kjære Bergen kommune,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

– Kommunikasjonen valgstyret i kommunen har har hatt med Valgdirektoratet i anledning årets valg.

– Kommunikasjonen kommunestyret eller tilsvarende har hatt med valgstyret i kommunen i forbindelse med årets valg.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg om en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Minner om veiledningsplikten i forvaltningsloven.

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31(1). Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32(2).

Med vennlig hilsen,

Olivia Paulsen

Kjære Bergen kommune,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Bergen kommune sin håndtering av min innsynshenvendelse «Bergen kommunes kommunikasjon med valgstyre og valgdirektorat».

Jeg kan ikke se at innsynskravet er saksbehandlet, og påklager derfor avslaget etter femdagersfristen i tråd med offentleglova § 32 andre ledd, som foreskriver:

«Dersom den som har kravd innsyn, ikkje har fått svar innan fem arbeidsdagar etter at organet mottok kravet, skal dette reknast som eit avslag som kan påklagast etter første ledd.»

Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offl. § 32 med kopi til oss.

Vi ber samtidig overordnet organ om aktivt å følge opp saken med underordnet organ for å sikre korrekt og betimelig saksgang. Vi viser her til Sivilombudsmannens rapport i sak 2015/1576, om Justis- og beredskapsdepartementets behandling av innsynssaker, der det er det lagt til grunn at klageinstansen har det overordnede ansvaret for saksbehandlingen i klagesakene, herunder saksbehandlingstiden. Ansvaret omfatter blant annet en aktiv oppfølging av førsteinstansen i klagesaken.

Dersom klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi har muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Ber da også om en utvidet begrunnelse. Minner forøvrig om offentlighetslovens § 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunnet opphold».

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/bergen...

Med vennlig hilsen,

Olivia Paulsen

Solberg, Elin, Bergen kommune

13 Attachments

Hei,
Valgstyret i Bergen kommune har ikke hatt kommunikasjon med Valgdirektoratet i forbindelse med årets valg utover at kommunen har mottatt standard brev fra Valgdirektoratet til landes kommuner. Bergen kommune har også gjennomført en konkurranse på levering av skannerløsning mot leverandører prekvalifisert av Valgdirektoratet.

Administrasjonen har benyttet brukerstøtten Valgdirektoratet opprettet for brukere av det valgadministrative systemet EVA.

Innkommet brev fra Valgdirektoratet følger vedlagt.

Bystyret i Bergen har delegert oppgaver til valgstyret for gjennomføringen av valg i henhold til Kommuneloven og Valglovens bestemmelser. Valgstyrets ansvar og oppgaver fremkommer av reglementet for valgstyre. Bystyret har behandlet en sak som ikke kan delegeres, og det er fastsetting av valgdagen. Sak følger vedlagt.

Vennlig hilsen

Elin Solberg
valgansvarlig

Bystyrets kontor

[epostadresse]

Tlf: 5556 6616 /480 73 813

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Hovedpostmottak
Sendt: 28. august 2017 08:44
Til: Postmottak Bystyrets kontor
Emne: VS: innsyn etter Offentleglova - Bergen kommunes kommunikasjon med valgstyre og valgdirektorat

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Olivia Paulsen [mailto:[Innsyns-e-postadresse #419]]
Sendt: 27. august 2017 19:08
Til: Hovedpostmottak
Emne: innsyn etter Offentleglova - Bergen kommunes kommunikasjon med valgstyre og valgdirektorat

Kjære Bergen kommune,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

– Kommunikasjonen valgstyret i kommunen har har hatt med Valgdirektoratet i anledning årets valg.

– Kommunikasjonen kommunestyret eller tilsvarende har hatt med valgstyret i kommunen i forbindelse med årets valg.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg om en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Minner om veiledningsplikten i forvaltningsloven.

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31(1). Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32(2).

Med vennlig hilsen,

Olivia Paulsen

-------------------------------------------------------------------

Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #419]

Er [Bergen kommune henvendelses-e-postadresse] feil adresse for henvendelser om innsyn etter Offentleglova til Bergen kommune? I så fall, vær så snill å ta kontakt med oss ved å bruke dette skjemaet:
https://www.mimesbronn.no/change_request...

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Solberg, Elin, Bergen kommune

Hei,

Jeg beklager sen tilbakemelding på innsynshenvendelsen vedrørende valgstyret i Bergen kommunes kommunikasjon med valgdirektoratet, og bystyret. Henvendelsen kom i en hektisk fase i valggjennomføringen, hvor Valgdirektoratet også påla kommunene ekstra oppgaver bla. mht. at alle stemmesedler skulle telles manuelt i første telling i alle kommuner. For Bergen kommune er dette en betydelig oppgave som tok mye av min kapasitet i tillegg til de øvrige valgoppgavene.

Jeg har jobbet med å komme ajour med oppfølgingen av valget og har besvart den opprinnelige henvendelsen fra dere i dag, tirsdag 26.09. Som dere vil se er den korrespondansen som foreligger i hovedsak brev fra valgdirektoratet som har gått til alle kommuner.

Jeg beklager igjen sen tilbakemelding.

Hilsen

Elin Solberg
valgansvarlig

Bystyrets kontor

[epostadresse]

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Hovedpostmottak
Sendt: 18. september 2017 10:15
Til: Postmottak Bystyrets kontor
Emne: VS: Klage over innsyn etter Offentleglova - Bergen kommunes kommunikasjon med valgstyre og valgdirektorat

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Olivia Paulsen [mailto:[Innsyns-e-postadresse #419]]
Sendt: 16. september 2017 12:19
Til: Hovedpostmottak
Emne: Klage over innsyn etter Offentleglova - Bergen kommunes kommunikasjon med valgstyre og valgdirektorat

Kjære Bergen kommune,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Bergen kommune sin håndtering av min innsynshenvendelse «Bergen kommunes kommunikasjon med valgstyre og valgdirektorat».

Jeg kan ikke se at innsynskravet er saksbehandlet, og påklager derfor avslaget etter femdagersfristen i tråd med offentleglova § 32 andre ledd, som foreskriver:

«Dersom den som har kravd innsyn, ikkje har fått svar innan fem arbeidsdagar etter at organet mottok kravet, skal dette reknast som eit avslag som kan påklagast etter første ledd.»

Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offl. § 32 med kopi til oss.

Vi ber samtidig overordnet organ om aktivt å følge opp saken med underordnet organ for å sikre korrekt og betimelig saksgang. Vi viser her til Sivilombudsmannens rapport i sak 2015/1576, om Justis- og beredskapsdepartementets behandling av innsynssaker, der det er det lagt til grunn at klageinstansen har det overordnede ansvaret for saksbehandlingen i klagesakene, herunder saksbehandlingstiden. Ansvaret omfatter blant annet en aktiv oppfølging av førsteinstansen i klagesaken.

Dersom klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi har muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Ber da også om en utvidet begrunnelse. Minner forøvrig om offentlighetslovens § 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunnet opphold».

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/bergen...

Med vennlig hilsen,

Olivia Paulsen

-------------------------------------------------------------------
Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #419]

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Kjære Solberg, Elin,

Når kan vi forvente svar?

Med vennlig hilsen,

Olivia Paulsen

Solberg, Elin, Bergen kommune

13 Attachments

Hei,

Jeg vet ikke helt hva som kan ha godt galt, men jeg sendte vedlagt e-post med vedlegg til deg den 26.09 2017 og fikk ingen feilmeldinger på forsendelsen. Kan du bekrefte for meg at denne e-posten har nådd deg?

Jeg kan bare beklage. E-posten som du har svart meg i som jeg mottok i dag, ble sendt etter svaret med vedleggene, fordi purringen kom like etter jeg hadde besvart den opprinnelige forespørselen.

Vennlig hilsen

Elin Solberg

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Solberg, Elin
Sendt: 26. september 2017 09:47
Til: 'Olivia Paulsen'
Emne: 2017/03728-1 - Innsyn etter Offentleglova - Bergen kommunes kommunikasjon med valgstyre og valgdirektorat

Hei,
Valgstyret i Bergen kommune har ikke hatt kommunikasjon med Valgdirektoratet i forbindelse med årets valg utover at kommunen har mottatt standard brev fra Valgdirektoratet til landes kommuner. Bergen kommune har også gjennomført en konkurranse på levering av skannerløsning mot leverandører prekvalifisert av Valgdirektoratet.

Administrasjonen har benyttet brukerstøtten Valgdirektoratet opprettet for brukere av det valgadministrative systemet EVA.

Innkommet brev fra Valgdirektoratet følger vedlagt.

Bystyret i Bergen har delegert oppgaver til valgstyret for gjennomføringen av valg i henhold til Kommuneloven og Valglovens bestemmelser. Valgstyrets ansvar og oppgaver fremkommer av reglementet for valgstyre. Bystyret har behandlet en sak som ikke kan delegeres, og det er fastsetting av valgdagen. Sak følger vedlagt.

Vennlig hilsen

Elin Solberg
valgansvarlig

Bystyrets kontor

[epostadresse]

Tlf: 5556 6616 /480 73 813

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Hovedpostmottak
Sendt: 28. august 2017 08:44
Til: Postmottak Bystyrets kontor
Emne: VS: innsyn etter Offentleglova - Bergen kommunes kommunikasjon med valgstyre og valgdirektorat

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Olivia Paulsen [mailto:[Innsyns-e-postadresse #419]]
Sendt: 27. august 2017 19:08
Til: Hovedpostmottak
Emne: innsyn etter Offentleglova - Bergen kommunes kommunikasjon med valgstyre og valgdirektorat

Kjære Bergen kommune,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

– Kommunikasjonen valgstyret i kommunen har har hatt med Valgdirektoratet i anledning årets valg.

– Kommunikasjonen kommunestyret eller tilsvarende har hatt med valgstyret i kommunen i forbindelse med årets valg.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg om en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Minner om veiledningsplikten i forvaltningsloven.

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31(1). Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32(2).

Med vennlig hilsen,

Olivia Paulsen

-------------------------------------------------------------------

Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #419]

Er [Bergen kommune henvendelses-e-postadresse] feil adresse for henvendelser om innsyn etter Offentleglova til Bergen kommune? I så fall, vær så snill å ta kontakt med oss ved å bruke dette skjemaet:
https://www.mimesbronn.no/change_request...

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Kjære Solberg, Elin,

Tusen takk.

Med vennlig hilsen,

Olivia Paulsen