Valgdirektoratets kommunikasjon med valgstyret i Oslo

Innsynshenvendelsen var delvis vellykket.

Kjære Valgdirektoratet,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

– Kommunikasjonen dere har hatt med valgstyret i Oslo og fylkesvalgstyret i Oslo og Akershus i forbindelse med årets valg.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg om en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Minner om veiledningsplikten i forvaltningsloven.

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31(1). Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32(2).

Med vennlig hilsen,

Olivia Paulsen

post@valg.no, Valgdirektoratet

2 Attachments

  • Attachment

    Delvis avslag p begj ring om innsyn etter lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd offentleglova.PDF.pdf

    121K Download View as HTML

  • Attachment

    Mail til Oslo valgstyre.PDF.pdf

    89K Download View as HTML

Se vedlegg,

 

Vennlig hilsen

Valgdirektoratet

Rambergveien 9

Postboks 2080, 3103 Tønsberg

[1]www.valg.no

 

Frie, direkte og hemmelige valg

 

 

References

Visible links
1. http://www.valg.no/

Kjære Valgdirektoratet,

Dere anfører: «Når det gjelder spørsmålet om en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av innsynskravet mv., kan saksbehandler kontaktes på telefonnummer 33 41 29 54 for veiledning og ytterligere informasjon om regelverk i forvaltningsloven, offentlighetsloven mv.»

Jeg er godt kjent med forvaltningsloven og offentlighetsloven, og behøver ingen opplæring i denne. Ber om at dere veileder meg i forhold til det dere tenkte å veilede meg om på epost. Av hensyn til min lovfestede rett til anonymitet, ønsker jeg ikke telefonisk kontakt, jf. Grunnlovens paragraf 100 femte ledd.

Dersom dere har grunn til å tro at det foreligger epost som ikke er journalført eller arkivert korrekt eller har verdi som dokumentasjon eller (ikke og) er gjenstand for saksbehandling, ber jeg om at dere tar en manuell gjennomgang med aktuelle ansatte og vurderer innsyn på dokumentnivå i det aktuelle materialet. Ber om en tilbakemelding på at denne vurderingen vil bli gjort. Det er rimelig å spørre om i lys av Riksrevisjonens nylige rapport om offentlighetslovens etterlevelse i forvaltningen.

Dere kan anse denne henvendelsen som en klage på behandlingen av mitt innsynskrav.

Med vennlig hilsen,

Olivia Paulsen

Kjære Valgdirektoratet,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Valgdirektoratet sin håndtering av min innsynshenvendelse «Valgdirektoratets kommunikasjon med valgstyret i Oslo».

Jeg kan ikke se at innsynskravet er saksbehandlet, og påklager derfor avslaget etter femdagersfristen i tråd med offentleglova § 32 andre ledd, som foreskriver:

«Dersom den som har kravd innsyn, ikkje har fått svar innan fem arbeidsdagar etter at organet mottok kravet, skal dette reknast som eit avslag som kan påklagast etter første ledd.»

Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offl. § 32 med kopi til oss.

Vi ber samtidig overordnet organ om aktivt å følge opp saken med underordnet organ for å sikre korrekt og betimelig saksgang. Vi viser her til Sivilombudsmannens rapport i sak 2015/1576, om Justis- og beredskapsdepartementets behandling av innsynssaker, der det er det lagt til grunn at klageinstansen har det overordnede ansvaret for saksbehandlingen i klagesakene, herunder saksbehandlingstiden. Ansvaret omfatter blant annet en aktiv oppfølging av førsteinstansen i klagesaken.

Dersom klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi har muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Ber da også om en utvidet begrunnelse. Minner forøvrig om offentlighetslovens § 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunnet opphold».

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/valgdi...

Med vennlig hilsen,

Olivia Paulsen

Kjære Valgdirektoratet,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Valgdirektoratet sin håndtering av min innsynshenvendelse «Valgdirektoratets kommunikasjon med valgstyret i Oslo».

KLAGE OVER SEN SAKSBEHANDLING

Vi ba om innsyn i dokumentene den 27. august. Klagen ble fremmet 16. september.

Da det nå er gått 43 dager siden vi fremmet klage uten at saken er ferdig behandlet efterlyser vi svar i saken.

Efter offentlighetsloven skal klager avgjøres «uten ugrunna opphald», jf. offentlighetsloven § 32 (3). Sivilombudsmannen har i en uttalese avgitt i 2008 (2008/1718) uttalt at 2-3 uker ligger over det som er akseptabel saksbehandlingstid.

Vi viser forøvrig til 10.3 fra Justisdepartementets rettleder til offentlighetsloven, s.177:

«Det følgjer av § 32 tredje ledd fyrste punktum at ei klage skal førebuast og avgjerast utan ugrunna opphald. Ordlyden er tilpassa formuleringa i forvaltningslova § 11 a fyrste ledd for å få fram at òg saksførebuinga skal skje raskt, og kravet er elles det same som efter § 29 gjeld for handsaming av innsynskrav i fyrsteinstansen, jf. punkt 9.3 ovanfor. Klagesaksførebuinga vil, i tråd med forvaltningslova § 33, til dels finne stad i fyrsteinstansen, som skal leggje saka til rette for klageinstansen.»

Det framgår videre av punkt 9.3 i rettleiaren, at «uten ugrunna opphold» betyr så snart som det er praktisk mulig, helst samme dag og senest innen to til tre virkedager, se s. 164.

I forbindelse med revisjon av den gamle offentlighetsloven (1970-loven) i 1982 vurderte man å fastsette en frist på 10 dager for avgjørelse av saker om dokumentinnsyn, jf. Ot. prp. Nr. 4 (1981-1982) s. 42. Sivilombudsmannen har senere uttalt at denne fristen (altså 10 dager) kan være en veiledende norm for hva som normalt bør anses som en maksfrist, se for eksempel Dokument nr. 4:1 (1997-98) s. 11. Samme sted er det uttalt at de fleste innsynskrav bør kunne avgjøres samme dag som kravet mottas, eller i hvert fall i løpet av 1-3 virkedager. En saksbehandlingstid på 8 dager eller mer kan efter ombudsmannens syn bare anses som akseptabelt i helt ekstraordinære tilfeller.

I Stortingsmelding 32 (1997-98) understrekes det at en virksomhet som er underlagt offentlighetsloven, må sørge for rutiner som gjør at kravet til rask saksbehandling, overholdes:

«At saksbehandleren som har saken som innsynsbegjæringen knytter seg til er bortreist, syk eller på ferie når begjæringen kommer inn, er som hovedregel ikke tilstrekkelig til at behandlingen av innsynsbegjæringen kan utsettes. Det er det enkelte organs eget ansvar å sørge for rutiner som gjør at kravet i offentlighetsloven § 9 første ledd oppfylles.» (§ 9 tilsvarer her §29 og §32 i den nye lova, min anm.).

I sak 2008/1718 uttaler Sivilombudsmannen blant annet:

«Jeg har i tidligere saker (se bl.a. Somb-2007-2) uttalt at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet, tilsier hurtighet på alle trinn ved behandlingen av innsynssakene. Dette innebærer både at klageorganet har en plikt til så raskt som mulig å sette i gang behandlingen av saken ved å kontrollere at saken er tilstrekkelig opplyst for klagebehandlingen, og om nødvendig be førsteinstansen om en redegjørelse. (…)

På samme måten som at ressursproblemer som skyldes variasjoner i antall ansatte ikke uten videre er tilstrekkelig til at behandlingstiden av innsynssakene kan forlenges utover lovens utgangspunkt, kan heller ikke ressursproblemer som skyldes økt saksantall generelt gi grunnlag for å godta lenger behandlingstid enn lovens krav. Selv om jeg har forståelse for at en plutselig økning i saksmengden kan skape problemer med hensyn til overholdelse av kravet til saksbehandlingstid i en periode, har forvaltningsorganet plikt til å sørge for at lovens krav oppfylles, uavhengig av årsaken til ressursproblemene i organet. Som nevnt er det først og fremst egenskaper ved innsynssaken eller de dokumenter det kreves innsyn i, som kan begrunne en behandlingstid utover lovens utgangspunkt. Det ligger i dette at det skal mye til for at forhold ved forvaltningsorganet skal kunne gjøre et opphold i behandlingen grunnet. Det ligger i dette at det skal mye til for at forhold ved forvaltningsorganet skal kunne gjøre et opphold i behandlingen grunnet. Jeg kan derfor ikke slutte meg til fylkesmannens syn om at klagesakene avgjøres «uten ugrunnet opphold», fordi det ut fra ressurssituasjonen ikke er mulig å behandle dem raskere. En normal saksbehandlingstid på mellom to og tre uker efter mottakelse kan vanskelig aksepteres, også når det tas høyde for en eventuell tilbakesending av saken til førsteinstansen for klagebehandling.»

Det følger av ovenstående at alle som er underlagt offentlighetsloven har plikt til å behandle klager over avslag fortløpende, og at ressurssituasjonen i organet ikke er et legitimt hensyn for å utsette behandlingen.

Som det også framgår av ovenstående har både klageorganet og førsteinstans ansvar for at klagebehandlingen settes i gang så raskt som mulig, og normalt innen 1-3 virkedager. For klager må disse behandles før det har gått to uker.

Vi ber samtidig overordnet organ om aktivt å følge opp saken med underordnet organ for å sikre korrekt og betimelig saksgang. Vi viser her til Sivilombudsmannens rapport i sak 2015/1576, om Justis- og beredskapsdepartementets behandling av innsynssaker, der det er det lagt til grunn at klageinstansen har det overordnede ansvaret for saksbehandlingen i klagesakene, herunder saksbehandlingstiden. Ansvaret omfatter blant annet en aktiv oppfølging av førsteinstansen i klagesaken.

På denne bakgrunn ber vi om at vår klage avgjøres snarest og i tråd med kravene i offentlighetsloven. Dersom klagen ikke blir behandlet snarest, vil vi vurdere å ta saken videre til Sivilombudsmannen.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/valgdi...

Med vennlig hilsen,

Olivia Paulsen

post@valg.no, Valgdirektoratet

3 Attachments

  • Attachment

    Klage over innsyn etter Offentleglova Valgdirektoratets kommunikasjon med valgstyret i Oslo.PDF.pdf

    44K Download View as HTML

  • Attachment

    Delvis avslag p begj ring om innsyn etter lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd offentleglova.PDF.pdf

    121K Download View as HTML

  • Attachment

    Mail til Oslo valgstyre.PDF.pdf

    89K Download View as HTML

Det vises til mail datert 30.10.2017. Innsynsbegjæring ble sendt
27.08.2017 og omfattet kommunikasjon direktoratet har hatt med valgstyret
i Oslo og fylkesvalgstyret i Oslo og Akershus i forbindelse med årets
valg. 

 

I epost sendt til [1][Innsyns-e-postadresse #417] den 01.09.2017
er det gitt delvis avslag på innsynskravet. Dokumentene er til orientering
vedlagt i kopi.

Klagefristen er derfor utløpt i relasjon til dette vedtaket.

Klage på saksbehandlingstiden datert 16.09.2017 er ved en feil ikke
fordelt til saksbehandler og er derfor ikke besvart før nå.

 

Valgdirektoratet har siden begynnelsen av september mottatt en stor mengde
krav om innsyn i dokumenter etter offentlighetsloven. En del av
innsynskravene krever noe forberedende saksbehandling før det kan tas
stilling til dem. Valgdirektoratet behandler innsynskrav og klager som
knytter seg til dem fortløpende.

Valgdirektoratet må balansere bruk av ressurser til behandling av
innsynskrav og klager mot andre oppgaver. Saksbehandlingstiden vil høsten
2017 derfor bli lengre enn det man normalt kan forvente, inntil 6 uker må
påregnes. jfr forvaltningsloven § 11a.

Innsynskravene er registrert, og direktoratet vil behandle innsynskravene
og klagene så snart det er kapasitet.

 

Valgdirektoratet beklager at det tar tid før innsynskravene og klagene
blir behandlet, men vi ber om forståelse for at vi må prioritere
ressursene på denne måten nå

 

 

Vennlig hilsen

Axel Proet-Høst

seniorrådgiver

valgfaglig avdeling

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Valgdirektoratet

Rambergveien 9

Postboks 2080, 3103 Tønsberg

E-post                  

[2][Valgdirektoratet henvendelses-e-postadresse]

[3]www.valg.no

 

Frie, direkte og hemmelige valg

 

 

References

Visible links
1. mailto:[Innsyns-e-postadresse #417]
2. mailto:[Valgdirektoratet henvendelses-e-postadresse]
3. http://www.valg.no/