Utenriksminister Ine Eriksen Søreide sin kalender hittil i 2018

Innsynshenvendelsen ble avvist av Utenriksdepartementet.

Kjære Utenriksdepartementet,

I medhold av offentlighetsloven og med henvisning til Sivilombudsmannens ferske avgjørelse i sak 2017/3029 ber jeg om innsyn i:

– Alle kalenderoppføringer i Ine Eriksen Søreide sin kalender hittil i 2018, inkludert Outlook-kalender, kalender på smarttelefon og andre steder elektroniske og ikke-elektroniske kalenderoppføringer lagres.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg organet vurdere om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte, for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Dokumentbegrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt, jf. Justisdepartementets rettleiar til offentleglova (s. 34) – noe som betyr at man kan be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter, inkludert sms og korrespondanse på sosiale medier. Det er ikke noe krav at det gjelder en konkret sak hos organet eller at dokumentet er journalført, at «dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg», jf. nevnte veileder (s. 37).

Minner om veiledningsplikten som følger av forvaltningsloven § 11 som foreskriver at dere plikter å gi veildning med formål om å «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte».

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31 første ledd. Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd.

Med vennlig hilsen,

Marte Nilsen

Andersen, Frode Overland, Utenriksdepartementet

Det vises til din innsynsbegjæring 18. februar 2018 i «[a]lle
kalenderoppføringer i Ine Eriksen Søreide sin kalender hittil i 2018,
inkludert Outlook-kalender, kalender på smarttelefon og andre steder
elektroniske og ikke-elektroniske kalenderoppføringer lagres.»

 

Departementet vil innledningsvis beklage at det har tatt noe mer tid enn
normalt å behandle innsynsbegjæringen. Dette skyldes at departementet har
avventet Sivilombudsmannens uttalelse i en tilsvarende innsynssak. Vi vil
for øvrig bemerke at det ikke er «en maksimal frist på 3 virkedager for å
saksbehandle innsynskrav» som angitt i din begjæring. Det følger av
offentlighetsloven § 29 at krav skal avgjøres «utan ugrunna opphald». Sett
i lys av nevnte omstendighet, anser departementet saksbehandlingstiden for
å ligge innenfor lovens krav.

 

Det følger av offentlighetsloven § 28 andre ledd første punktum at
«[i]nnsynskravet må gjelde ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning
saker av ein bestemt art. […]» I dette ligger et krav om identifisering av
dokumenter det ønskes innsyn i. Dette er til hinder for at et innsynskrav
kan gjelde alle saker av en bestemt art, uten at den enkelte saken blir
identifisert.

 

I Justis- og beredskapsdepartementets «Rettleiar til offentleglova» er det
i pkt. 9.1 (Innsynskravet - kravet til identifikasjon) understreket at
«[k]ravet om at innsynskravet må gjelde ei bestemt sak inneber at den som
krev innsyn må gi ei tilstrekkeleg presis skildring av saka vedkomande
ynskjer innsyn i til at organet kan finne frem til ho utan at det blir
urimeleg arbeidskrevjande.» Videre fremgår det av veiledningen at
«[v]ilkåret om rimeleg utstrekning tek sikte på den arbeidsbyrda
forvaltningsorganet får når det skal handsame kravet. Dersom organet ikkje
har teknologi til å finne fram i sakene automatisk, men må gjere dette
manuelt, vil ein ikkje kunne krevje at eit innsynskrav som gjeld innsyn i
saker av ein bestemt art blir teke under handsaming.» Dette er også omtalt
i forarbeidene til loven, se Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) kapittel 16.

 

Ditt innsynskrav gjelder ikke en konkret sak eller saker av en bestemt
art. I stedet har du bedt om innsyn i alle elektroniske og
ikke-elektroniske kalenderoppføringer for utenriksministeren i perioden 1.
januar til 18. februar 2018. Departementets vurdering er derfor at
innsynsbegjæringen ikke tilfredsstiller kravet til identifikasjon i
offentlighetsloven § 28.

 

Avgjørelsen kan påklages etter offentlighetsloven § 32 første ledd.
Klageinstans er Kongen i statsråd. En eventuell klage sendes
Utenriksdepartementet. Departementet gjør oppmerksom på at når en klage
over avslag på innsyn er behandlet av Kongen i statsråd, er klageadgangen
til Sivilombudsmannen avskåret, se sivilombudsmannsloven § 4 første ledd,
bokstav b.

 

I innsynsbegjæringen minner du om veiledningsplikten etter
forvaltningsloven § 11. Det er imidlertid ikke noe i innsynsbegjæringen
som gir noen indikasjon på hvilke saker du er interessert i. Av den grunn
er departementet avhengig av mer informasjon dersom du ønsker veiledning
for å kunne identifisere saker av interesse.

 

For det tilfelle at du ønsker å følge opp innsynsbegjæringen, vil
departementet nevne at enkelte oppføringer, for eksempel oppføringer av
rent privat karakter, ikke er å anse som saksdokumenter. Slike oppføringer
vil altså ikke omfattes ikke av innsynsretten.

 

 

Frode Overland Andersen

Kommunikasjonssjef

Utenriksdepartementet