Ut-av-tåka-konferansen 2018

Innsynshenvendelsen var delvis vellykket.

Kjære Kristiansand kommune,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

– All korrespondanse kommunens ansatte har hatt i forbindelse med Ut-av-tåka-konferansen 2018 og alle andre dokumenter og møtereferat knyttet til arrangementet.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg organet vurdere om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Dokumentbegrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt, jf. Justisdepartementets rettleiar til offentleglova (s. 34) – noe som betyr at man kan be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter, inkludert sms og korrespondanse på sosiale medier. Det er ikke noe krav at det gjelder en konkret sak hos organet eller at dokumentet er journalført, at «dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg», jf. nevnte veileder (s. 37).

Minner om veiledningsplikten som følger av forvaltningsloven § 11 som foreskriver at dere plikter å gi veildning med formål om å «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte».

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold og den som mottar et innsynskrav skal «vurdere kravet konkret og sjølvstendig», jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31 første ledd. Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd.

Med vennlig hilsen,

Rusinnsyn

Post helseogsosial, Kristiansand kommune

Henvendelsen mottatt og registrert i sak ved Helse og Sosialdirektørens stab.

Med vennlig hilsen
Postmottak for Helse og Sosialsektoren
Ekspedisjon: +47 38 07 52 00  |  Sentralbord +47 38 07 50 00  | [epostadresse]  | Besøksadresse: Rådhusgaten 22

-----Opprinnelig melding-----
Fra: rusinnsyn [mailto:[Innsyns-e-postadresse #863]]
Sendt: 9. mai 2018 23:03
Til: Postmottak
Emne: innsyn etter Offentleglova - Ut-av-tåka-konferansen 2018

Kjære Kristiansand kommune,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

– All korrespondanse kommunens ansatte har hatt i forbindelse med Ut-av-tåka-konferansen 2018 og alle andre dokumenter og møtereferat knyttet til arrangementet.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg organet vurdere om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Dokumentbegrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt, jf. Justisdepartementets rettleiar til offentleglova (s. 34) – noe som betyr at man kan be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter, inkludert sms og korrespondanse på sosiale medier. Det er ikke noe krav at det gjelder en konkret sak hos organet eller at dokumentet er journalført, at «dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg», jf. nevnte veileder (s. 37).

Minner om veiledningsplikten som følger av forvaltningsloven § 11 som foreskriver at dere plikter å gi veildning med formål om å «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte».

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold og den som mottar et innsynskrav skal «vurdere kravet konkret og sjølvstendig», jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31 første ledd. Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd.

Med vennlig hilsen,

Rusinnsyn

-------------------------------------------------------------------

Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #863]

Er [Kristiansand kommune henvendelses-e-postadresse] feil adresse for henvendelser om innsyn etter Offentleglova til Kristiansand kommune? I så fall, vær så snill å ta kontakt med oss ved å bruke dette skjemaet:
https://www.mimesbronn.no/change_request...

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Dagfinn Nesje, Kristiansand kommune

5 Attachments

Det vises til krav om innsyn, gjengitt nedenfor.

U.t. har innhentet det vi har av dokumentasjon, og oversender dette vedlagt.

Med vennlig hilsen

Dagfinn Nesje
Rådgiver, virksomhet Oppfølging
Mobil: +47 93403536 Sentralbord: +47 38075000
Mail: [epostadresse]
Besøksadresse: Tollbodgata 22, 4.etg

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Postmottak
Sendt: 11. mai 2018 07:07
Til: Post helseogsosial
Emne: VS: innsyn etter Offentleglova - Ut-av-tåka-konferansen 2018

-----Opprinnelig melding-----
Fra: rusinnsyn [mailto:[Innsyns-e-postadresse #863]]
Sendt: 9. mai 2018 23:03
Til: Postmottak
Emne: innsyn etter Offentleglova - Ut-av-tåka-konferansen 2018

Kjære Kristiansand kommune,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

– All korrespondanse kommunens ansatte har hatt i forbindelse med Ut-av-tåka-konferansen 2018 og alle andre dokumenter og møtereferat knyttet til arrangementet.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg organet vurdere om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Dokumentbegrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt, jf. Justisdepartementets rettleiar til offentleglova (s. 34) – noe som betyr at man kan be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter, inkludert sms og korrespondanse på sosiale medier. Det er ikke noe krav at det gjelder en konkret sak hos organet eller at dokumentet er journalført, at «dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg», jf. nevnte veileder (s. 37).

Minner om veiledningsplikten som følger av forvaltningsloven § 11 som foreskriver at dere plikter å gi veildning med formål om å «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte».

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold og den som mottar et innsynskrav skal «vurdere kravet konkret og sjølvstendig», jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31 første ledd. Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd.

Med vennlig hilsen,

Rusinnsyn

-------------------------------------------------------------------

Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #863]

Er [Kristiansand kommune henvendelses-e-postadresse] feil adresse for henvendelser om innsyn etter Offentleglova til Kristiansand kommune? I så fall, vær så snill å ta kontakt med oss ved å bruke dette skjemaet:
https://www.mimesbronn.no/change_request...

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Kjære Kristiansand kommune,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Kristiansand kommune sin håndtering av min innsynshenvendelse «Ut-av-tåka-konferansen 2018».

Dere har sendt oss dokumenter som svar på vårt innsynskrav. Vi mener imidlertid det ikke er tatt stilling til hele ordlyden i kravet og at dokumenter som burde vært omfattet av vårt innsynskrav mangler.

Vi ber derfor om en ny gjennomgang. Dersom det foreligger opplysninger dere ikke ønsker å gi ut, må dette eventuelt unntas med henvisning til korrekt hjemmel for unntak, og det skal opplyses om klageadgang, jf. offl. § 31(1).

Dersom rutinene for journalføring hadde vært tilfredstillende mener vi at vi burde ha fått utlevert flere dokumenter.

[Dette bør begrunnes ytterligere med hva som har kommet frem i media, uttallelser fra organets ansatte, eller liknende]

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber vi om at organet vurderer om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet, i forbindelse med vårt innsynskrav.

Journalføring er den systematiske og fortløpende registreringen av opplysninger om saksdokumenter i en journal. Journalføringsplikten er fastsatt i arkivforskriften § 2- 6, og gjelder alle innkomne og utgående dokument som etter offentleglova § 4 er saksdokument for organet, og som både er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Utgangspunktet er altså at hvert enkelt dokument som sendes og mottas, uansett format, skal journalføres for seg, dersom de oppfyller kriteriene for journalføringsplikt. Arkivloven § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres uten at det er hjemlet i arkivloven med forskrifter eller at Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon. Dersom vi mistenker at det foregår sletting av arkivverdige dokumenter, må vi vurdere å varsle Arkivverket.

I sammenheng med denne klagesaken ber vi derfor om å få tilsendt deres rutiner/retningslinjer for arkivtjenesten og saksbehandlere. Videre ber vi om deres redegjørelse for hva slags opplæring og oppfølging ansatte (ledere, saksbehandlere og andre relevante ansatte) får med henhold til krav om journalføring og arkivering av e-post og annen korrespondanse og dokumentasjon.

Viser også til Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 37: «Så lenge eit dokument ikkje er å rekne som eit privat dokument, vil dokument som er hos eit forvaltningsorgan i utgangspunktet vere å rekne som eit saksdokument for dette organet. Det er ikkje noko krav at dokumentet må gjelde ei konkret sak i organet. At dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg. Så lenge dette kravet er oppfylt, har det heller ikkje noko å seie at dokumentet ikkje har vore gjenstand for noka eigentleg sakshandsaming i organet. Sjølv om eit dokument berre er teke «til orientering», vil det såleis likevel kunne vere eit saksdokument for organet.

Det har heller ikkje noko å seie for spørsmålet om eit dokument skal reknast som eit saksdokument for organet om dokumentet er journalført eller ikkje.»

Det er altså heller ikke et krav om at dokumentet må være journalført for at det skal omfattes av retten til innsyn.

Vi viser videre til rettlederen, s. 34: «Dokumentomgrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt. Dette inneber at det ikkje har noko å seie korleis informasjonen er lagra, eller korleis han kjem til uttrykk, til dømes som tekst, lyd, bilde eller ein modell. Det sentrale er at informasjonen er lagra på ein måte som gjer det mogleg å finne han att. Definisjonen dekkjer både tradisjonelle papirdokument, inkludert kart, skisser og fotografi, informasjon som er lagra elektronisk, og mikrofilm, lydband eller video. Òg multimedie- dokument, som inneheld ein kombinasjon av tekst, lyd og bilete, vil vere omfatta av definisjonen.

Alle lagringsformene er likestilte. Dette inneber mellom anna at det ikkje spelar noka rolle for innsynsretten om eit dokument er kome inn som elektronisk post eller som vanleg post.»

Med andre ord kan man be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter.

På bakgrunn av dette, ber vi om en ny vurdering av vårt innsynskrav.

Vi minner om veiledningsplikten i forvaltningslovens § 11, som foreskriver at dere skal «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte» og forvaltningslovens §§ 33 og 34 som stadfester at dere skal «foreta de undersøkelser klagen gir grunn til» og at klageinstans skal «prøve alle sider av saken og herunder ta hensyn til nye omstendigheter. Den skal vurdere de synspunkter som klageren kommer med».

Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offl. § 32 med kopi til oss.

Dersom klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi har muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Ber da også om en utvidet begrunnelse. Minner forøvrig om offentlighetslovens § 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunnet opphold».

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/ut_av_...

Med vennlig hilsen,

Rusinnsyn

Post helseogsosial, Kristiansand kommune

Hei
Vi har mottatt din henvendelse.
E-posten har blitt journalført og har fått tildelt saksnummer 201307871-261.

Med vennlig hilsen
Post Helse og sosial

-----Opprinnelig melding-----
Fra: rusinnsyn [mailto:[Innsyns-e-postadresse #863]]
Sendt: 15. mai 2018 22:43
Til: Postmottak
Emne: Klage over innsyn etter Offentleglova - Ut-av-tåka-konferansen 2018

Kjære Kristiansand kommune,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Kristiansand kommune sin håndtering av min innsynshenvendelse «Ut-av-tåka-konferansen 2018».

Dere har sendt oss dokumenter som svar på vårt innsynskrav. Vi mener imidlertid det ikke er tatt stilling til hele ordlyden i kravet og at dokumenter som burde vært omfattet av vårt innsynskrav mangler.

Vi ber derfor om en ny gjennomgang. Dersom det foreligger opplysninger dere ikke ønsker å gi ut, må dette eventuelt unntas med henvisning til korrekt hjemmel for unntak, og det skal opplyses om klageadgang, jf. offl. § 31(1).

Dersom rutinene for journalføring hadde vært tilfredstillende mener vi at vi burde ha fått utlevert flere dokumenter.

[Dette bør begrunnes ytterligere med hva som har kommet frem i media, uttallelser fra organets ansatte, eller liknende]

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber vi om at organet vurderer om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet, i forbindelse med vårt innsynskrav.

Journalføring er den systematiske og fortløpende registreringen av opplysninger om saksdokumenter i en journal. Journalføringsplikten er fastsatt i arkivforskriften § 2- 6, og gjelder alle innkomne og utgående dokument som etter offentleglova § 4 er saksdokument for organet, og som både er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Utgangspunktet er altså at hvert enkelt dokument som sendes og mottas, uansett format, skal journalføres for seg, dersom de oppfyller kriteriene for journalføringsplikt. Arkivloven § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres uten at det er hjemlet i arkivloven med forskrifter eller at Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon. Dersom vi mistenker at det foregår sletting av arkivverdige dokumenter, må vi vurdere å varsle Arkivverket.

I sammenheng med denne klagesaken ber vi derfor om å få tilsendt deres rutiner/retningslinjer for arkivtjenesten og saksbehandlere. Videre ber vi om deres redegjørelse for hva slags opplæring og oppfølging ansatte (ledere, saksbehandlere og andre relevante ansatte) får med henhold til krav om journalføring og arkivering av e-post og annen korrespondanse og dokumentasjon.

Viser også til Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 37: «Så lenge eit dokument ikkje er å rekne som eit privat dokument, vil dokument som er hos eit forvaltningsorgan i utgangspunktet vere å rekne som eit saksdokument for dette organet. Det er ikkje noko krav at dokumentet må gjelde ei konkret sak i organet. At dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg. Så lenge dette kravet er oppfylt, har det heller ikkje noko å seie at dokumentet ikkje har vore gjenstand for noka eigentleg sakshandsaming i organet. Sjølv om eit dokument berre er teke «til orientering», vil det såleis likevel kunne vere eit saksdokument for organet.

Det har heller ikkje noko å seie for spørsmålet om eit dokument skal reknast som eit saksdokument for organet om dokumentet er journalført eller ikkje.»

Det er altså heller ikke et krav om at dokumentet må være journalført for at det skal omfattes av retten til innsyn.

Vi viser videre til rettlederen, s. 34: «Dokumentomgrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt. Dette inneber at det ikkje har noko å seie korleis informasjonen er lagra, eller korleis han kjem til uttrykk, til dømes som tekst, lyd, bilde eller ein modell. Det sentrale er at informasjonen er lagra på ein måte som gjer det mogleg å finne han att. Definisjonen dekkjer både tradisjonelle papirdokument, inkludert kart, skisser og fotografi, informasjon som er lagra elektronisk, og mikrofilm, lydband eller video. Òg multimedie- dokument, som inneheld ein kombinasjon av tekst, lyd og bilete, vil vere omfatta av definisjonen.

Alle lagringsformene er likestilte. Dette inneber mellom anna at det ikkje spelar noka rolle for innsynsretten om eit dokument er kome inn som elektronisk post eller som vanleg post.»

Med andre ord kan man be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter.

På bakgrunn av dette, ber vi om en ny vurdering av vårt innsynskrav.

Vi minner om veiledningsplikten i forvaltningslovens § 11, som foreskriver at dere skal «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte» og forvaltningslovens §§ 33 og 34 som stadfester at dere skal «foreta de undersøkelser klagen gir grunn til» og at klageinstans skal «prøve alle sider av saken og herunder ta hensyn til nye omstendigheter. Den skal vurdere de synspunkter som klageren kommer med».

Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offl. § 32 med kopi til oss.

Dersom klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi har muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Ber da også om en utvidet begrunnelse. Minner forøvrig om offentlighetslovens § 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunnet opphold».

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/ut_av_...

Med vennlig hilsen,

Rusinnsyn

-------------------------------------------------------------------
Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #863]

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Dagfinn Nesje, Kristiansand kommune

5 Attachments

Viser til klage, gjengitt nedenfor.
All korrespondanse i forbindelse med innsynskrav, " All korrespondanse kommunens ansatte har hatt i forbindelse med Ut-av-tåka-konferansen 2018 og alle andre dokumenter og møtereferat knyttet til arrangementet", er sendt over. (sender dokumentene igjen vedlagt)
Kristiansand kommune har ingen ytterlige kommentarer eller opplysninger å komme med i saken.
Dette til orientering.

Det blir evt. opp til Fylkesmannen å behandle klagen.

Med vennlig hilsen

Dagfinn Nesje
Rådgiver, virksomhet Oppfølging
Mobil: +47 93403536 Sentralbord: +47 38075000
Mail: [epostadresse]
Besøksadresse: Tollbodgata 22, 4.etg

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Postmottak
Sendt: 16. mai 2018 06:42
Til: Post helseogsosial
Emne: VS: Klage over innsyn etter Offentleglova - Ut-av-tåka-konferansen 2018

-----Opprinnelig melding-----
Fra: rusinnsyn [mailto:[Innsyns-e-postadresse #863]]
Sendt: 15. mai 2018 22:43
Til: Postmottak
Emne: Klage over innsyn etter Offentleglova - Ut-av-tåka-konferansen 2018

Kjære Kristiansand kommune,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Kristiansand kommune sin håndtering av min innsynshenvendelse «Ut-av-tåka-konferansen 2018».

Dere har sendt oss dokumenter som svar på vårt innsynskrav. Vi mener imidlertid det ikke er tatt stilling til hele ordlyden i kravet og at dokumenter som burde vært omfattet av vårt innsynskrav mangler.

Vi ber derfor om en ny gjennomgang. Dersom det foreligger opplysninger dere ikke ønsker å gi ut, må dette eventuelt unntas med henvisning til korrekt hjemmel for unntak, og det skal opplyses om klageadgang, jf. offl. § 31(1).

Dersom rutinene for journalføring hadde vært tilfredstillende mener vi at vi burde ha fått utlevert flere dokumenter.

[Dette bør begrunnes ytterligere med hva som har kommet frem i media, uttallelser fra organets ansatte, eller liknende]

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber vi om at organet vurderer om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet, i forbindelse med vårt innsynskrav.

Journalføring er den systematiske og fortløpende registreringen av opplysninger om saksdokumenter i en journal. Journalføringsplikten er fastsatt i arkivforskriften § 2- 6, og gjelder alle innkomne og utgående dokument som etter offentleglova § 4 er saksdokument for organet, og som både er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Utgangspunktet er altså at hvert enkelt dokument som sendes og mottas, uansett format, skal journalføres for seg, dersom de oppfyller kriteriene for journalføringsplikt. Arkivloven § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres uten at det er hjemlet i arkivloven med forskrifter eller at Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon. Dersom vi mistenker at det foregår sletting av arkivverdige dokumenter, må vi vurdere å varsle Arkivverket.

I sammenheng med denne klagesaken ber vi derfor om å få tilsendt deres rutiner/retningslinjer for arkivtjenesten og saksbehandlere. Videre ber vi om deres redegjørelse for hva slags opplæring og oppfølging ansatte (ledere, saksbehandlere og andre relevante ansatte) får med henhold til krav om journalføring og arkivering av e-post og annen korrespondanse og dokumentasjon.

Viser også til Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 37: «Så lenge eit dokument ikkje er å rekne som eit privat dokument, vil dokument som er hos eit forvaltningsorgan i utgangspunktet vere å rekne som eit saksdokument for dette organet. Det er ikkje noko krav at dokumentet må gjelde ei konkret sak i organet. At dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg. Så lenge dette kravet er oppfylt, har det heller ikkje noko å seie at dokumentet ikkje har vore gjenstand for noka eigentleg sakshandsaming i organet. Sjølv om eit dokument berre er teke «til orientering», vil det såleis likevel kunne vere eit saksdokument for organet.

Det har heller ikkje noko å seie for spørsmålet om eit dokument skal reknast som eit saksdokument for organet om dokumentet er journalført eller ikkje.»

Det er altså heller ikke et krav om at dokumentet må være journalført for at det skal omfattes av retten til innsyn.

Vi viser videre til rettlederen, s. 34: «Dokumentomgrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt. Dette inneber at det ikkje har noko å seie korleis informasjonen er lagra, eller korleis han kjem til uttrykk, til dømes som tekst, lyd, bilde eller ein modell. Det sentrale er at informasjonen er lagra på ein måte som gjer det mogleg å finne han att. Definisjonen dekkjer både tradisjonelle papirdokument, inkludert kart, skisser og fotografi, informasjon som er lagra elektronisk, og mikrofilm, lydband eller video. Òg multimedie- dokument, som inneheld ein kombinasjon av tekst, lyd og bilete, vil vere omfatta av definisjonen.

Alle lagringsformene er likestilte. Dette inneber mellom anna at det ikkje spelar noka rolle for innsynsretten om eit dokument er kome inn som elektronisk post eller som vanleg post.»

Med andre ord kan man be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter.

På bakgrunn av dette, ber vi om en ny vurdering av vårt innsynskrav.

Vi minner om veiledningsplikten i forvaltningslovens § 11, som foreskriver at dere skal «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte» og forvaltningslovens §§ 33 og 34 som stadfester at dere skal «foreta de undersøkelser klagen gir grunn til» og at klageinstans skal «prøve alle sider av saken og herunder ta hensyn til nye omstendigheter. Den skal vurdere de synspunkter som klageren kommer med».

Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offl. § 32 med kopi til oss.

Dersom klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi har muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Ber da også om en utvidet begrunnelse. Minner forøvrig om offentlighetslovens § 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunnet opphold».

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/ut_av_...

Med vennlig hilsen,

Rusinnsyn

-------------------------------------------------------------------
Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #863]

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Kjære Dagfinn Nesje,

Det er fint, men dere plikter uansett å oversende den til Fylkesmannen. Dere skal forberede klagen og oversende den.

Med vennlig hilsen,

Rusinnsyn