Uenighet om innsyn i personalmapper

Venter på klagebehandling.

Kjære Politidirektoratet,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

– All kommunikasjon dere har hatt med andre enheter i politiet og med Justisdepartementet i forbindelse med uenighet rundt innsyn i personalmapper i politiet.

– All kommunikasjon dere har hatt med pressen i forbindelse med uenighet rundt innsyn i personalmapper i politiet.

– All kommunikasjon dere har hatt med berørte politifolk i forbindelse med uenighet rundt innsyn i personalmapper i politiet.

– Tilknyttede saksdokumenter i de aktuelle sakene.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg organet vurdere om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Dokumentbegrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt, jf. Justisdepartementets rettleiar til offentleglova (s. 34) – noe som betyr at man kan be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter, inkludert sms og korrespondanse på sosiale medier. Det er ikke noe krav at det gjelder en konkret sak hos organet eller at dokumentet er journalført, at «dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg», jf. nevnte veileder (s. 37).

Minner om veiledningsplikten som følger av forvaltningsloven § 11 som foreskriver at dere plikter å gi veildning med formål om å «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte».

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold og organet som mottar et innsynskrav skal «vurdere kravet konkret og sjølvstendig», jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31 første ledd. Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd.

Med vennlig hilsen,

Herman Langvik

Postmottak POD, Politidirektoratet

Hei.

 

Videreformidler svar fra saksbehandler:

 

Vi viser til kravet ditt om innsyn mottatt per e-post 12. mai 2018.

 

Kravet er avslått med grunnlag i offentleglova § 28 annet ledd. Etter
denne bestemmelsen må innsynskravet gjelde "ei bestemt sak eller i rimeleg
utstrekning saker av ein bestemt art". Det følger av veilederen til
offentleglova punkt 9.1 at vilkåret om "rimeleg utstrekning" tar sikte på
den arbeidsbyrden forvaltningsorganet får når det skal behandle kravet.
Videre fremgår det at dersom organet ikke har teknologi til å finne frem
til sakene automatisk, men må gjøre dette manuelt, vil en ikke kunne kreve
at et innsynskrav som gjelder innsyn i saker av en bestemt art blir tatt
under behandling. Innsynskravet i din henvendelse vil være urimelig
arbeidskrevende å behandle, og Politidirektoratet har ikke teknologi som
gjør at vi kan finne frem til sakene automatisk. Innsynskravet av 12. mai
2018 oppfyller dermed ikke kravene i offentleglova § 28 annet.

Avslaget kan påklages i samsvar med reglene i offentleglova § 32.

 

 

Mvh

Postmottak

Politidirektoratet

[Politidirektoratet henvendelses-e-postadresse]

 

 

 

Kjære Postmottak POD,

Hva kan dere gi meg da? Dette gjelder slik jeg ser det en rimelig utstrekning av saker av en bestemt art. Kan være villig til å begrense kravet, f.eks. til å kun gjelde noen av punktene.

Det bemerkes forøvrig at jeg er dypt skuffet over at politiet, som bør gå foran med et godt eksempel og følge loven, er de aller største forbryterne innen offentlighet.

Med vennlig hilsen,

Herman Langvik

Kjære Politidirektoratet,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Politidirektoratet sin håndtering av min innsynshenvendelse «Uenighet om innsyn i personalmapper».

Innsynskravet er avvist med henvisning til § 28. Organet mener altså at kravet er for bredt eller arbeidskrevende.

Vi bestrider dette, og påklager avslaget.

Etter vårt syn bør kravet kunne ekspederes relativt raskt, dersom organet har gode rutiner for journalføring som angitt i arkivforskriftens § 2-6.

Av offl. § 28 andre ledd første punktum fremgår det at:

«Innsynskravet må gjelde ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art.»

I forarbeidene til offl. er bestemmelsen omtalt som et krav til identifikasjon. Det vises i denne forbindelse til utdrag fra Ot.prp.nr.102 (2004-2005) side 151:

«Andre ledd første punktum fastset i kva grad saka eller dokumentet det blir kravd innsyn i, må identifiserast i innsynskravet. Utgangspunktet er framleis at den som ønskjer innsyn, må vise til ei bestemt sak. Det vil òg vere tilstrekkeleg å vise til eit bestemt dokument. Den som krev innsyn, må ikkje identifisere saka ved å vise til saks- eller dokumentnummer, men må gi ein karakteristikk av saka eller dokumentet som gjer at forvaltninga kan klare å finne fram til dei.

Føresegna mjukar opp identifikasjonskravet ved at det i rimeleg utstrekning kan krevjast innsyn i saker av ein bestemt art, til dømes alle saker om utsleppsløyve etter forureiningslova eller liknande. Dette kan vere nyttig for dei som ønskjer å setje seg inn i forvaltningspraksis på eit område. Skrankane som ligg i at slikt innsyn berre kan krevjast i rimeleg utstrekning, tek sikte på den arbeidsbyrda forvaltningsorganet blir påført når det skal behandle kravet. Dersom organet ikkje har teknologiske verktøy for å finne fram til sakene, men må gjere det manuelt, vil det ikkje vere høve til å krevje innsyn i saker av ein bestemt art hos vedkommande organ, fordi dette vil innebere at organet blir påført ei urimeleg arbeidsbyrde.»

I denne forbindelse vises det også til utdrag fra Justisdepartementets «Rettleiar til offentleglova», pkt. 9.1:

«Kravet om at innsynskravet må gjelde ei bestemt sak inneber at den som krev innsyn må gi ei tilstrekkeleg presis skildring av saka vedkomande ynskjer innsyn i til at organet kan finne frem til ho utan at det blir urimeleg arbeidskrevjande. Det krevst ikkje at ein identifiserer saka eller dokumentet med nummer, dato eller liknande, men ein må kunne gi ein karakteristikk av saka eller dokumentet som gjer at forvaltninga kan finne fram til materialet. Er saka fyrst tilstrekkeleg identifisert kan innsynskravet gjelde alle dokumenta i saka, eller berre eit eller fleire bestemte dokument. Det er heller ikkje noko i vegen for at det i same innsynskrav blir bede om innsyn i fleire saker, med den føresetnaden at den enkelte saka er tilstrekkeleg identifisert. Dersom den som ber om innsyn har problem med å oppfylle kravet til identifikasjon, har organet ei viss rettleiingsplikt, i samsvar med kva som følgjer av god forvaltningsskikk og forvaltningslova § 11.»

I angjeldende sak har vi bedt om innsyn i en konkret og aktuell sak som har vært diskutert i politiets egne fagblad, og som Politidirektoratet ifølge media har hatt dialog om. Videre er det også angitt at kravet gjelder korrespondanse som har funnet sted i et bestemt tidsrom.

Vi ønsker innsyn i dette fordi vi mener saken er gitt en skjev fremstilling av politiet, som slik vi ser det regelmessig misbruker § 28 på en kunnskapsløs måte og i tillegg driver systematisk trenering av innsynskrav, setter inhabile saksbehandlere til å behandle krav om saker de er part i eller der utfallet av dokumentinnsyn kan ha stor betydning for dem selv o.l.

Vi finner det særlig bekymringsverdig at politiet, som er en så viktig etat og den eneste som kan bruke voldsmidler overfor borgerne, er den som på den mest arrogante måten bryter offentlighetsloven systematisk og heller ikke kan den, eller ser ut til å ønske å kunne den.

Holdningen synes å være "vi er loven derfor trenger vi ikke kunne den eller bry oss om den".

Vi har altså i tillegg med dette oppgitt formålet med at vi ber om innsyn.

Vi mener vi har gitt en tilstrekkelig beskrivelse av hvilke saker vi ønsker innsyn i. Det vises til at vi har identifisert sakstype, parter og tidsrom. Vi mener derfor kravet om identifikasjon av «saker av ein bestemt art» er oppfylt i dette tilfellet.

Forøvrig bemerkes det at organet har en veiledningsplikt. Denne plikten innebærer i denne sammenheng at dere må gi veiledning om hvordan kravet om identifikasjon kan oppfylles, dersom dere anser at henvendelsen ikke er konkret nok. jf. «Rettleiar til offentleglova» side 161.

Spørsmålet videre er om det er urimelig arbeidskrevende for dere å finne frem de sakene/dokumentene det er bedt om innsyn i.

Dere har ikke etter vårt syn i tilstrekkelig grad redegjort for den nærmere bakgrunnen for at innsynskravet er urimelig arbeidskrevende å ekspedere. Dersom mangelfulle journalføringsrutiner etter arkivforskriftens § 2-6 er årsaken til at kravet ikke kan ekspederes uten en større arbeidsbyrde, mener vi at vi ikke kan lastes for dette.

Vi kan være villig til å redusere kravet, om dere angir hvorfor og hva dere mener er for arbeidskrevende eller vanskelig å gi innsyn i.

Vi legger, ut fra sakens opplysning, til grunn at henvendelsen ikke kan sies å være urimelig arbeidskrevende. Dersom dere ikke er enig i dette, vil dere likevel være forpliktet til å veilede oss på en måte som gjør at innsynskravet vil bli tilstrekkelig konkret, og slik at dere kan vurdere innsynskravet i saken på dokumentnivå.

Dersom unntaket opprettholdes for hele eller deler av innsynskravet, ber vi om at vår klage oversendes klageinstans for behandling i tråd med offentleglova § 32 første ledd med kopi til oss.

Hvis klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes. Dette for å ha muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Minner om at klagen skal behandles «uten ugrunna opphold», jf. offentleglova § 32 tredje ledd.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/uenigh...

Med vennlig hilsen,

Herman Langvik

Kjære Politidirektoratet,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Politidirektoratet sin håndtering av min innsynshenvendelse «Uenighet om innsyn i personalmapper».

KLAGE OVER SEN SAKSBEHANDLING

Vi viser til vår klage på avslag om dokumentinnsyn. Vi ba om innsyn i dokumentet 12. mai. Klagen ble fremmet 24. mai.

Da det nå er gått 29 dager uten noen form for tilbakemelding, etterlyser vi svar i saken.

Etter Offentleglova skal klager avgjøres «uten ugrunna opphald», jf. offentleglova § 32 (3). Sivilombudsmannen har i en uttalese avgitt i 2008 (2008/1718) uttalt at 2-3 uker ligger over det som er akseptabel saksbehandlingstid.

Vi viser forøvrig til 10.3 fra Justisdepartementets rettleiar til Offentleglova, s.177:

«Det følgjer av § 32 tredje ledd fyrste punktum at ei klage skal førebuast og avgjerast utan ugrunna opphald. Ordlyden er tilpassa formuleringa i forvaltningslova § 11 a fyrste ledd for å få fram at òg saksførebuinga skal skje raskt, og kravet er elles det same som etter § 29 gjeld for handsaming av innsynskrav i fyrsteinstansen, jf. punkt 9.3 ovanfor. Klagesaksførebuinga vil, i tråd med forvaltningslova § 33, til dels finne stad i fyrsteinstansen, som skal leggje saka til rette for klageinstansen.»

Det framgår videre av punkt 9.3 i rettleiaren, at «uten ugrunna opphold» betyr så snart som det er praktisk mulig, helst samme dag og senest innen to til tre virkedager, se s. 164.

I forbindelse med revisjon av den gamle offentlighetsloven (1970-loven) i 1982 vurderte man å fastsette en frist på 10 dager for avgjørelse av saker om dokumentinnsyn, jf. Ot. prp. Nr. 4 (1981-1982) s. 42. Sivilombudsmannen har senere uttalt at denne fristen (altså 10 dager) kan være en veiledende norm for hva som normalt bør anses som en maksfrist, se for eksempel Dokument nr. 4:1 (1997-98) s. 11. Samme sted er det uttalt at de fleste innsynskrav bør kunne avgjøres samme dag som kravet mottas, eller i hvert fall i løpet av 1-3 virkedager. En saksbehandlingstid på 8 dager eller mer kan etter ombudsmannens syn bare anses som akseptabelt i helt ekstraordinære tilfeller.

I Stortingsmelding 32 (1997-98) understrekes det at en virksomhet som er underlagt offentleglova, må sørge for rutiner som gjør at kravet til rask saksbehandling, overholdes:

”At saksbehandleren som har saken som innsynsbegjæringen knytter seg til er bortreist, syk eller på ferie når begjæringen kommer inn, er som hovedregel ikke tilstrekkelig til at behandlingen av innsynsbegjæringen kan utsettes. Det er det enkelte organs eget ansvar å sørge for rutiner som gjør at kravet i offentlighetsloven § 9 første ledd oppfylles.” (§ 9 tilsvarer her §29 og §32 i den nye lova, min anm.).

I sak 2008/1718 uttaler Sivilombudsmannen blant annet:

«Jeg har i tidligere saker (se bl.a. Somb-2007-2) uttalt at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet, tilsier hurtighet på alle trinn ved behandlingen av innsynssakene. Dette innebærer både at klageorganet har en plikt til så raskt som mulig å sette i gang behandlingen av saken (min utheving) ved å kontrollere at saken er tilstrekkelig opplyst for klagebehandlingen, og om nødvendig be førsteinstansen om en redegjørelse. (…)

På samme måten som at ressursproblemer som skyldes variasjoner i antall ansatte ikke uten videre er tilstrekkelig til at behandlingstiden av innsynssakene kan forlenges utover lovens utgangspunkt, kan heller ikke ressursproblemer som skyldes økt saksantall generelt gi grunnlag for å godta lenger behandlingstid enn lovens krav. Selv om jeg har forståelse for at en plutselig økning i saksmengden kan skape problemer med hensyn til overholdelse av kravet til saksbehandlingstid i en periode, har forvaltningsorganet plikt til å sørge for at lovens krav oppfylles, uavhengig av årsaken til ressursproblemene i organet (min utheving). Som nevnt er det først og fremst egenskaper ved innsynssaken eller de dokumenter det kreves innsyn i, som kan begrunne en behandlingstid utover lovens utgangspunkt. Det ligger i dette at det skal mye til for at forhold ved forvaltningsorganet skal kunne gjøre et opphold i behandlingen grunnet. Det ligger i dette at det skal mye til for at forhold ved forvaltningsorganet skal kunne gjøre et opphold i behandlingen grunnet. Jeg kan derfor ikke slutte meg til fylkesmannens syn om at klagesakene avgjøres «uten ugrunnet opphold», fordi det ut fra ressurssituasjonen ikke er mulig å behandle dem raskere. En normal saksbehandlingstid på mellom to og tre uker etter mottakelse kan vanskelig aksepteres, også når det tas høyde for en eventuell tilbakesending av saken til førsteinstansen for klagebehandling. «

Det følger av ovenstående at alle som er underlagt offentleglova har plikt til å behandle klager over avslag fortløpende, og at ressurssituasjonen i organet ikke er et legitimt hensyn for å utsette behandlingen.

Som det også framgår av ovenstående har både klageorganet og førsteinstans ansvar for at klagebehandlingen settes i gang så raskt som mulig, og normalt innen 1-3 virkedager. For klager må disse behandles før det har gått to uker.

På denne bakgrunn ber vi om at vår klage avgjøres snarest og i tråd med kravene i offentleglova. Dersom klagen ikke blir behandlet snarest, vil vi vurdere å ta saken videre til Sivilombudsmannen.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/uenigh...

Med vennlig hilsen,

Herman Langvik