Postjournaloppføringene med arkivkode 041.1 'Arkiv. Herunder arkivnøkkel, -instrukser, kassasjon og overføringer til Riksarkivet. Herunder også elektronisk post; telefaks'

Innsynshenvendelsen ble avvist av Statistisk sentralbyrå - SSB.

Kjære Statistisk sentralbyrå - SSB,

Jeg ber om innsyn i alle postjournaloppføringene (jf. arkivforskriften § 2-7) som viser dokumenter journalført med arkivkode 041.1 'Arkiv. Herunder arkivnøkkel, -instrukser, kassasjon og overføringer til Riksarkivet. Herunder også elektronisk post; telefaks' - dvs. journalføringsdato; saks- og dokumentnummer; sender og/eller mottaker; opplysninger om sak, innhold eller emne; dokumentetdato; arkivkode etter arkivnøkkelen; ekspedisjons- eller avskrivingsdato; avskrivingsmåte.

Minner om arkivforskriften § 2-6 første ledd bokstav a samt offentleglova § 14 andre ledd bokstav b.

Med vennlig hilsen,

B. Waldron

Pressebestilling, Statistisk sentralbyrå - SSB

1 Attachment

Viser til e-post av 30.09.2016 kl.16:00 om begjæring av innsyn i alle SSBs journalføringer i saker med arkivkode 041.1.

Henvendelsen er innholdsmessig for lite spesifikk med hensyn til hvilken sak det bes om innsyn i. Det vil være svært ressurskrevende å hente frem alle de etterspurte opplysningene for disse sakene.
Vedlagt følger en oversikt over de saker som er registrert på den aktuelle koden i SSB.

Hilsen
Arkivet i SSB

______________________________________________________

-----Opprinnelig melding-----
Fra: B. Waldron [mailto:[Innsyns-e-postadresse #202]]
Sendt: 30. september 2016 16:00
Til: Postmottak
Emne: Innsynshenvendelse etter Offentlighetslova - Postjournaloppføringene med arkivkode 041.1 'Arkiv. Herunder arkivnøkkel, -instrukser, kassasjon og overføringer til Riksarkivet. Herunder også elektronisk post; telefaks'

Kjære Statistisk sentralbyrå - SSB,

Jeg ber om innsyn i alle postjournaloppføringene (jf. arkivforskriften § 2-7) som viser dokumenter journalført med arkivkode 041.1 'Arkiv. Herunder arkivnøkkel, -instrukser, kassasjon og overføringer til Riksarkivet. Herunder også elektronisk post; telefaks' - dvs. journalføringsdato; saks- og dokumentnummer; sender og/eller mottaker; opplysninger om sak, innhold eller emne; dokumentetdato; arkivkode etter arkivnøkkelen; ekspedisjons- eller avskrivingsdato; avskrivingsmåte.

Minner om arkivforskriften § 2-6 første ledd bokstav a samt offentleglova § 14 andre ledd bokstav b.

Med vennlig hilsen,

B. Waldron

-------------------------------------------------------------------

Dette er en innsynsforespørsel sendt inn ved hjelp av nett-tjenesten Mimes brønn.

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Kjære Statistisk sentralbyrå - SSB,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Statistisk sentralbyrå - SSB sin håndtering av min innsynshenvendelse «Postjournaloppføringene med arkivkode 041.1 'Arkiv. Herunder arkivnøkkel, -instrukser, kassasjon og overføringer til Riksarkivet. Herunder også elektronisk post; telefaks'».

Jeg viser til e-post 05.10.2016. Svaret er mangelfult.

Jeg viser til min klage i sak om arkivplan datert 20.09.2016: «Det skal opplyses om klagerett og klagefrist, jf. offentleglova § 31 første ledd femte punktum. Dette her gjentatte ganger ikke skjedd (19. august 2016, 6. september 2016, 13. september 2016).» Loven har ikke endret seg. Dere har ikke opplyst om klagerett eller klagefrist.

Jeg viser til samme klage: «Det skal oppgis full hjemmel for avslag, dvs paragraf, ledd og evt nr eller bokstav, jf. offentleglova § 31 første ledd ander punkum. Dette har ikke skjedd (19. august 2016, 6. september 2016, 13. september 2016).» Dere har ikke oppgitt hjemmel for avslag.

Det følger av offentleglova § 10 at ”organet skal føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter.”

> Henvendelsen er innholdsmessig for lite spesifikk

Henvendelsen er veldig spesifikk. Jeg ba om alle journalinnføringer med en bestemt arkivkode::

«Jeg ber om innsyn i alle postjournaloppføringene (jf. arkivforskriften § 2-7) som viser dokumenter journalført med
arkivkode 041.1 'Arkiv. Herunder arkivnøkkel, -instrukser, kassasjon og overføringer til Riksarkivet. Herunder også
elektronisk post; telefaks' - dvs. journalføringsdato; saks- og dokumentnummer; sender og/eller mottaker; opplysninger om sak, innhold eller emne; dokumentetdato; arkivkode etter arkivnøkkelen; ekspedisjons- eller avskrivingsdato; avskrivingsmåte.»

De nærmere kravene til journalføring går fram av forskriftens § 2-7:

«Ved registrering av dokument i journalen skal ein føre inn følgjande:

a) journalføringsdato,
b) saks- og dokumentnummer,
c) sendar og/eller mottakar»,
d) opplysningar om sak, innhald eller emne,
e) dateringa på dokumentet.

I tillegg skal journalen innehalde arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte.»

> Det vil være svært ressurskrevende å hente frem alle de etterspurte opplysningene for disse sakene

Dette kan ikke være tilfelle. Sivilombudsmannen har uttalt i sak 2013/2480 at man må kunne forvente at den datatekniske kompetanse som organets ansatte har til å trekke ut opplysninger fra databasene, også må være tilgjengelig for den som krever innsyn etter bestemmelsen, og at det må kreves en viss grad av datakyndighet fra forvaltningens side.

Vi viser til arkivforskrifta § 2-6 fjerde ledd andre punktum: «Dersom journalen inngår i eit elektronisk arkiv- eller saksbehandlingssystem, skal ein på enkel måte kunne hente ut og gjere tilgjengeleg dei journalopplysningane som allmenta har krav på å få innsyn i, jf. § 2-7»

Dere har allerede hentet fram listen over de 40 sakene med forespurt arkivkode. Hvis man antar at saksbehandlingssystemet tilfredsstiller kravene i loven, kan dere også på enkel måte hente ut de journalopplysningene som allmenheten har krav på å få innsyn i.

Vi vil også vise til sak 2007/1807 der Fylkesmannen i Troms, i forbindelse med behandlingen av en klage over feil og mangler i journalføringen av post i Tranøy kommune, bemerker følgende:

”Fylkesmannen vil bemerke at journalføringen er nøkkelen til offentlig innsyn i forvaltningens virksomhet. Det er ved gjennomsyn av journalen at presse og andre interesserte i praksis kan få fulgt med i virksomheten og eventuelt velge hvilke dokumenter man ønsker å be om innsyn i. De interesser som ivaretas gjennom offentlighetsloven vil bli sterkt skadelidende dersom et forvaltningsorgan unnlater å føre journal, eller dersom journalen ikke inneholder de opplysninger den skal. Dette vil kunne føre til en uthuling av offentlighetsprinsippet.”

På bakgrunn av ovenstående ber vi om en ny vurdering av vårt krav på innsyn i deres postjournal. Dersom avslaget opprettholdes, ber vi om at saken oversendes klageinstans i tråd med offentleglova § 32 med kopi til oss.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/postjo...

Med vennlig hilsen,

B. Waldron

Pressebestilling, Statistisk sentralbyrå - SSB

1 Attachment

Vedrørende din klage datert 07.10.2016. Etter nærmere vurdering finner vi å kunne utlevere følgende liste over journalpostopplysninger.

Bruk arkivsaksid fra denne listen til å finne hvilken sak det gjelder i den listen du alt har fått.

Hilsen
Arkivet i SSB
___________________________________________________

-----Opprinnelig melding-----
Fra: B. Waldron [mailto:[Innsyns-e-postadresse #202]]
Sendt: 7. oktober 2016 12:22
Til: Postmottak
Emne: Klage over Innsynshenvendelse etter Offentlighetslova - Postjournaloppføringene med arkivkode 041.1 'Arkiv. Herunder arkivnøkkel, -instrukser, kassasjon og overføringer til Riksarkivet. Herunder også elektronisk post; telefaks'

Kjære Statistisk sentralbyrå - SSB,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Statistisk sentralbyrå - SSB sin håndtering av min innsynshenvendelse «Postjournaloppføringene med arkivkode 041.1 'Arkiv. Herunder arkivnøkkel, -instrukser, kassasjon og overføringer til Riksarkivet. Herunder også elektronisk post; telefaks'».

Jeg viser til e-post 05.10.2016. Svaret er mangelfult.

Jeg viser til min klage i sak om arkivplan datert 20.09.2016: «Det skal opplyses om klagerett og klagefrist, jf. offentleglova § 31 første ledd femte punktum. Dette her gjentatte ganger ikke skjedd (19. august 2016, 6. september 2016, 13. september 2016).» Loven har ikke endret seg. Dere har ikke opplyst om klagerett eller klagefrist.

Jeg viser til samme klage: «Det skal oppgis full hjemmel for avslag, dvs paragraf, ledd og evt nr eller bokstav, jf. offentleglova § 31 første ledd ander punkum. Dette har ikke skjedd (19. august 2016, 6. september 2016, 13. september 2016).» Dere har ikke oppgitt hjemmel for avslag.

Det følger av offentleglova § 10 at ”organet skal føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter.”

vis sitert seksjon

Henvendelsen er veldig spesifikk. Jeg ba om alle journalinnføringer med en bestemt arkivkode::

«Jeg ber om innsyn i alle postjournaloppføringene (jf. arkivforskriften § 2-7) som viser dokumenter journalført med arkivkode 041.1 'Arkiv. Herunder arkivnøkkel, -instrukser, kassasjon og overføringer til Riksarkivet. Herunder også elektronisk post; telefaks' - dvs. journalføringsdato; saks- og dokumentnummer; sender og/eller mottaker; opplysninger om sak, innhold eller emne; dokumentetdato; arkivkode etter arkivnøkkelen; ekspedisjons- eller avskrivingsdato; avskrivingsmåte.»

De nærmere kravene til journalføring går fram av forskriftens § 2-7:

«Ved registrering av dokument i journalen skal ein føre inn følgjande:

a) journalføringsdato,
b) saks- og dokumentnummer,
c) sendar og/eller mottakar»,
d) opplysningar om sak, innhald eller emne,
e) dateringa på dokumentet.

I tillegg skal journalen innehalde arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte.»

vis sitert seksjon

Dette kan ikke være tilfelle. Sivilombudsmannen har uttalt i sak 2013/2480 at man må kunne forvente at den datatekniske kompetanse som organets ansatte har til å trekke ut opplysninger fra databasene, også må være tilgjengelig for den som krever innsyn etter bestemmelsen, og at det må kreves en viss grad av datakyndighet fra forvaltningens side.

Vi viser til arkivforskrifta § 2-6 fjerde ledd andre punktum: «Dersom journalen inngår i eit elektronisk arkiv- eller saksbehandlingssystem, skal ein på enkel måte kunne hente ut og gjere tilgjengeleg dei journalopplysningane som allmenta har krav på å få innsyn i, jf. § 2-7»

Dere har allerede hentet fram listen over de 40 sakene med forespurt arkivkode. Hvis man antar at saksbehandlingssystemet tilfredsstiller kravene i loven, kan dere også på enkel måte hente ut de journalopplysningene som allmenheten har krav på å få innsyn i.

Vi vil også vise til sak 2007/1807 der Fylkesmannen i Troms, i forbindelse med behandlingen av en klage over feil og mangler i journalføringen av post i Tranøy kommune, bemerker følgende:

”Fylkesmannen vil bemerke at journalføringen er nøkkelen til offentlig innsyn i forvaltningens virksomhet. Det er ved gjennomsyn av journalen at presse og andre interesserte i praksis kan få fulgt med i virksomheten og eventuelt velge hvilke dokumenter man ønsker å be om innsyn i. De interesser som ivaretas gjennom offentlighetsloven vil bli sterkt skadelidende dersom et forvaltningsorgan unnlater å føre journal, eller dersom journalen ikke inneholder de opplysninger den skal. Dette vil kunne føre til en uthuling av offentlighetsprinsippet.”

På bakgrunn av ovenstående ber vi om en ny vurdering av vårt krav på innsyn i deres postjournal. Dersom avslaget opprettholdes, ber vi om at saken oversendes klageinstans i tråd med offentleglova § 32 med kopi til oss.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/postjo...

Med vennlig hilsen,

B. Waldron

-------------------------------------------------------------------
Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #202]

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------