Postjournal for 2008 - 2018, Vegårshei

Innsynshenvendelsen var vellykket.

Hallvard Nygård

Hei!

Søker innsyn i offentlig journal (postliste) for følgende år:
- 2018
- 2017
- 2016
- 2015
- 2014
- 2013
- 2012
- 2011
- 2010
- 2009
- 2008

I og med at datamengden kan bli stor, må dere trolig sende svar i flere eposter. Filene må være maskinlesbare (ikke bilder). Dersom det postliste kun finnes i papirform for noen av årstallene, så er det ikke nødvendige å sende over disse. Ønsker kun elektroniske.

Minner om at journalen må innehold mimimum journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, sender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne samt datering på dokumentet. Ref forskrift om offentlige arkiv, § 10.

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav. Dersom svar uteblir etter fem dager vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd. Oversendelse av dokumentene skal skje uten ugrunnet opphold etter svaret og innen rimelig tid. Det er for min del ok at filene sendes over i løp av 1-2 uker dersom dette er varslet i svaret.

ekspedisjon, VEG, Vegårshei kommune

1 Attachment

Vi viser til e-post av 12.07.18 med krav om innsyn i elektroniske
postlister for Vegårshei kommune i perioden 2008 - 2018.

Postjournal for 2008 funnes kun i papirformat.

Mvh

Aina Ekra Voie

Konsulent

Rådmannens stab

 

Molandsveien 11

4985 Vegårshei

 

Tlf: 37 17 20 00

 

Kommune, Vegårshei, Vegårshei kommune

Hei.
Jeg registrerte i ettertid at postlisten vi sendte inn for 2008 var mangelfull. Det viser seg at datasystemet har problemer med å produsere rapporter med så store datamengder.
Jeg beklager det.

Ta kontakt om du har behov for mer informasjon.

Mvh
Aina Ekra Voie
Konsulent
Rådmannens stab
Vegårshei kommune

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Hallvard Nygård <[Innsyns-e-postadresse #1289]>
Sendt: torsdag 12. juli 2018 23:50
Til: Kommune, Vegårshei <[epostadresse]>
Emne: innsyn etter Offentleglova - Postjournal for 2008 - 2018, Vegårshei

Hei!

Søker innsyn i offentlig journal (postliste) for følgende år:
- 2018
- 2017
- 2016
- 2015
- 2014
- 2013
- 2012
- 2011
- 2010
- 2009
- 2008

I og med at datamengden kan bli stor, må dere trolig sende svar i flere eposter. Filene må være maskinlesbare (ikke bilder). Dersom det postliste kun finnes i papirform for noen av årstallene, så er det ikke nødvendige å sende over disse. Ønsker kun elektroniske.

Minner om at journalen må innehold mimimum journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, sender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne samt datering på dokumentet. Ref forskrift om offentlige arkiv, § 10.

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav. Dersom svar uteblir etter fem dager vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd. Oversendelse av dokumentene skal skje uten ugrunnet opphold etter svaret og innen rimelig tid. Det er for min del ok at filene sendes over i løp av 1-2 uker dersom dette er varslet i svaret.

-------------------------------------------------------------------

Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #1289]

Er [Vegårshei kommune henvendelses-e-postadresse] feil adresse for henvendelser om innsyn etter Offentleglova til Vegårshei kommune? I så fall, vær så snill å ta kontakt med oss ved å bruke dette skjemaet:
https://www.mimesbronn.no/change_request...

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Hallvard Nygård

Hei

Har kun mottatt noen måneder på slutten av 2009. Har dere forsøkt å sende mer?
Er det mer på vei?

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Kommune, Vegårshei, Vegårshei kommune

Nei, beklager feil i meldingen. Det stemmer at vi kun fikk med noen måneder i 2009 - ikke 2008. (2008 har vi kun i papirformat).

Mvh
Aina Ekra Voie
Konsulent
Rådmannens stab
Vegårshei kommune

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Hallvard Nygård <[Innsyns-e-postadresse #1289]>
Sendt: tirsdag 17. juli 2018 14:36
Til: Kommune, Vegårshei <[epostadresse]>
Emne: Re: SV: innsyn etter Offentleglova - Postjournal for 2008 - 2018, Vegårshei

Hei

Har kun mottatt noen måneder på slutten av 2009. Har dere forsøkt å sende mer?
Er det mer på vei?

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

vis sitert seksjon

Hallvard Nygård

Kjære Kommune, Vegårshei,

Ok. 2008 kan utelates da siden den er i papirform.

Når blir de andre oversendt?
Jeg har kun mottatt 1 fil med deler av 2009.

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Kommune, Vegårshei, Vegårshei kommune

Vi viser til tidligere korrespondanse ang innsyn i kommunens postjournaler i perioden 2008 - 2018.

Da dette er et meget stort volum å søke opp i vårt sak-/arkivsystem og mye ferieavvikling, vil vi måtte bruke noe tid på å få produsert dette.
Vi har (som du skriver) prøvd å produsere en rapport for 2009, men ikke fått sak-/og arkivsystemet til å produsere rapporter for hele året.

Dersom jobben med å få ut postjournaler for så mange år blir for stor, vil vi vurdere å ikke gi innsyn med bakgrunn i §9 i offentlighetsloven.

Vi kommer tilbake med endelig svar på Deres henvendelse i slutten av august 2018.

Dette til orientering.

Mvh
Aina Ekra Voie
Konsulent
Rådmannens stab
Vegårshei kommune

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Hallvard Nygård <[Innsyns-e-postadresse #1289]>
Sendt: torsdag 19. juli 2018 23:15
Til: Kommune, Vegårshei <[epostadresse]>
Emne: Re: SV: SV: innsyn etter Offentleglova - Postjournal for 2008 - 2018, Vegårshei

Kjære Kommune, Vegårshei,

Ok. 2008 kan utelates da siden den er i papirform.

Når blir de andre oversendt?
Jeg har kun mottatt 1 fil med deler av 2009.

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

vis sitert seksjon

Hallvard Nygård

Kjære Kommune, Vegårshei,

Ok.
Takk for orientering så langt.

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

ekspedisjon, VEG, Vegårshei kommune

Vi viser til tidligere korrespondanse ang innsyn i kommunens postjournaler i perioden 2008 - 2018.

I offentlighetsloven § 9 står det at:

«Alle kan krevje innsyn i ei samanstilling av opplysningar som er elektronisk lagra i databasane til organet dersom samanstillinga kan gjerast med enkle framgangsmåtar.»

I siste del av den paragrafen står det at sammenstilling kun skal lages dersom det kan gjøres med enkle framgangsmåter.
Skal det lages slik sammenstilling av opplysninger som det bes om, blir det en for stor jobb. Postlistene er såpass store rapporter at vårt sak- og arkivsystem ikke klarer å produsere slike rapporter for å kunne ta de ut.

Vi har derfor i samråd med rådmannen valgt å avslå innsynsbegjæringen.

Mvh
Aina Ekra Voie
Konsulent
Rådmannens stab
Vegårshei kommune

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Hallvard Nygård <[Innsyns-e-postadresse #1289]>
Sendt: mandag 23. juli 2018 17:42
Til: Kommune, Vegårshei <[epostadresse]>
Emne: Re: SV: SV: SV: innsyn etter Offentleglova - Postjournal for 2008 - 2018, Vegårshei

Kjære Kommune, Vegårshei,

Ok.
Takk for orientering så langt.

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

vis sitert seksjon

Kjære ekspedisjon, VEG,

Kan jeg få noen tall på hva dere mener er en for stor jobb?

Hvor mange rapporter snakker vi om? Hvor mye arbeid er det per rapport? Hvor lang tid vil det ta totalt å utføre? Har dere konferert med IT-avdelingen eller leverandør for andre måter å eksportere dataene på?

Hvor går grensen for at dette blir en for stor jobb vs en jobb dere mener dere kan utføre? 1 time? 2 timer? 5 timer? 10 timer?

Ønsker svar på disse spørsmålene slik at jeg kan formulere min klage til Fylkesmannen.

Ønsker at "Personalmappe" og "Elevmappe" ikke blir tatt med da kommuner generelt ikke er flinke nok til å ta bort opplysninger.

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Kjære Vegårshei kommune,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Vegårshei kommune sin håndtering av min innsynshenvendelse «Postjournal for 2008 - 2018, Vegårshei».

Jeg har ikke fått svar på mine spørsmål, så jeg ser meg nødt til å sende klagen.

Ønsker innsyn i postjournal 2008 til 2018. Jeg mener det ikke er grunnlag for å unnta innsyn i postjournal.

Journalen skal allerede være gjennomgått og skal ikke kreve ekstra gjennomgang. Likevel ønsker at "Personalmappe" og "Elevmappe" ikke blir tatt med da kommuner generelt ikke er flinke nok til å ta bort opplysninger.

Et utdrag av postjournal fra en database er enkle fremgangsmåter. En teknisk person vil bruke noen minutter å gjennomføre en spørring mot en database og hente ut dataene.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/postjo...

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

Glemming, Anne-Grete, Vegårshei kommune

Hei.

Det vises til tidligere korrespondanse vedr. innsyn i postjournaler i
Vegårshei kommune for perioden 2008 - 2018.

 

Våre medarbeidere har vært i kontakt med vår IKT leverandør for sak- og
arkivsystem, Evry, og bedt om hjelp til hvordan vi kan løse utfordringen
med å sammenstille en så stor datamengde.

 

Vi fikk følgende svar fra Evry:

"Din sak SD30164973 har fått følgende oppdatering:

Hei,

Beklager sen tilbakemelding i denne saken.

Det vil nok være begrensninger i hvor mange jp som tas med ved bruk av
funksjonalitet for sammenstilling i ephorte.

Dersom en sak inneholder for mange journalposter blir alternativet å
sammenstille filene på hver enkelt journalpost."

 

Dette løser altså ikke utfordringen med å etterkomme det du ber om. Vi har
derfor sendt en ny og mer spesifisert henvendelse til Evry og avventer
svar.

 

 

Mvh

Anne-Grete Glemming

Kommunalsjef Vegårshei kommune

Tlf. 370170240 / 48194565

[1][epostadresse]

 

References

Visible links
1. mailto:[epostadresse]

ekspedisjon, VEG, Vegårshei kommune

6 Attachments

Vedlagt følger postjournal for år 2009.

 

Mvh

Aina Ekra Voie

Konsulent

Rådmannens stab

Vegårshei kommune

 

ekspedisjon, VEG, Vegårshei kommune

6 Attachments

Vedlagt følger postjournal for år 2010

 

Mvh

Aina Ekra Voie

Konsulent

Rådmannens stab

Vegårshei kommune

 

ekspedisjon, VEG, Vegårshei kommune

6 Attachments

Vedlagt følger postjournal for år 2011

 

Mvh

Aina Ekra Voie

Konsulent

Rådmannens stab

Vegårshei kommune

 

ekspedisjon, VEG, Vegårshei kommune

6 Attachments

Vedlagt følger postjournal for år 2012

 

Mvh

Aina Ekra Voie

Konsulent

Rådmannens stab

Vegårshei kommune

 

ekspedisjon, VEG, Vegårshei kommune

6 Attachments

Vedlagt følger postjournal for år 2013

 

Mvh

Aina Ekra Voie

Konsulent

Rådmannens stab

Vegårshei kommune

 

ekspedisjon, VEG, Vegårshei kommune

6 Attachments

Vedlagt følger postjournal for år 2014

 

Mvh

Aina Ekra Voie

Konsulent

Rådmannens stab

Vegårshei kommune

 

ekspedisjon, VEG, Vegårshei kommune

6 Attachments

Vedlagt følger postjournal for år 2015

 

Mvh

Aina Ekra Voie

Konsulent

Rådmannens stab

Vegårshei kommune

 

ekspedisjon, VEG, Vegårshei kommune

6 Attachments

Vedlagt følger postjournal for år 2016

 

Mvh

Aina Ekra Voie

Konsulent

Rådmannens stab

Vegårshei kommune

 

ekspedisjon, VEG, Vegårshei kommune

6 Attachments

Vedlagt følger postjournal for år 2017

 

Mvh

Aina Ekra Voie

Konsulent

Rådmannens stab

Vegårshei kommune

 

ekspedisjon, VEG, Vegårshei kommune

5 Attachments

Vedlagt følger postjournal for år 2018

 

Mvh

Aina Ekra Voie

Konsulent

Rådmannens stab

Vegårshei kommune

 

Kjære ekspedisjon, VEG,

Takk!
Bekrefter mottak av 2009 til 2018 med unntak av mai og juni 2015. Disse ser ut til å mangle og at mai og juni 2014 er levert dobbelt.

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

ekspedisjon, VEG, Vegårshei kommune

1 Attachment

Vedlagt følger protokoll for mai og juni 2015.

Mvh
Aina Ekra Voie
Konsulent
Rådmannens stab

Vegårshei kommune

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Hallvard Nygård <[Innsyns-e-postadresse #1289]>
Sendt: tirsdag 30. oktober 2018 23:30
Til: ekspedisjon, VEG <[epostadresse]>
Emne: Re: Innsyn etter Offentleglova - Postjournal for 2008 - 2018, Vegårshei

Kjære ekspedisjon, VEG,

Takk!
Bekrefter mottak av 2009 til 2018 med unntak av mai og juni 2015. Disse ser ut til å mangle og at mai og juni 2014 er levert dobbelt.

Med vennlig hilsen,

Hallvard Nygård

vis sitert seksjon