Nye trikker i Oslo

Innsynshenvendelsen var delvis vellykket.

Monica Stensrud

Kjære Oslo kommune, byrådet,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

- All korrespondanse og alle dokumenter knyttet til den pågående anskaffelsen av nye trikker i Oslo.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg organet vurdere om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Dokumentbegrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt, jf. Justisdepartementets rettleiar til offentleglova (s. 34) – noe som betyr at man kan be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter, inkludert sms og korrespondanse på sosiale medier. Det er ikke noe krav at det gjelder en konkret sak hos organet eller at dokumentet er journalført, at «dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg», jf. nevnte veileder (s. 37).

Minner om veiledningsplikten som følger av forvaltningsloven § 11 som foreskriver at dere plikter å gi veildning med formål om å «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte».

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold og den som mottar et innsynskrav skal «vurdere kravet konkret og sjølvstendig», jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31 første ledd. Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd.

Vennlig hilsen,

Monica Stensrud

Postmottak BYR - Byrådsavdelingene, Oslo kommune, byrådet

Din henvendelse er mottatt av postmottaket  til byrådsavdelingene.
Henvendelser som er underlagt journalføringsplikt vil bli journalført og
videreformidlet til rette byrådsavdeling for saksbehandling.

 

Publikum henstilles til ikke å sende henvendelser som inneholder sensitive
personopplysninger på e-post. I slike tilfeller oppfordres det til bruk av
ordinær postforsendelse.

 

Med hilsen

Byrådsavdelingene

Byrådslederens kontor

Seksjon for intern administrasjon, Dokumentsenteret

TLF: 9081815339

e-post: [Oslo kommune, byrådet henvendelses-e-postadresse]

Monica Stensrud

Kjære Oslo kommune, byrådet,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Oslo kommune, byrådet sin håndtering av min innsynshenvendelse «Nye trikker i Oslo».

Den 7. mai ba jeg om innsyn i all korrespondanse og alle dokumenter knyttet til den pågående anskaffelsen av nye trikker i Oslo.

Jeg kan ikke se at innsynskravet er saksbehandlet, og påklager derfor avslaget etter femdagersfristen i tråd med offentleglova § 32 andre ledd, som foreskriver:

«Dersom den som har kravd innsyn, ikkje har fått svar innan fem arbeidsdagar etter at organet mottok kravet, skal dette reknast som eit avslag som kan påklagast etter første ledd.»

Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offentleglova § 32 med kopi til oss.

Dersom klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi har muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Ber da også om en utvidet begrunnelse. Minner forøvrig om offentleglova § 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunna opphold».

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/nye_tr...

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

Postmottak BYR - Byrådsavdelingene, Oslo kommune, byrådet

Din henvendelse er mottatt av postmottaket  til byrådsavdelingene.
Henvendelser som er underlagt journalføringsplikt vil bli journalført og
videreformidlet til rette byrådsavdeling for saksbehandling.

 

Publikum henstilles til ikke å sende henvendelser som inneholder sensitive
personopplysninger på e-post. I slike tilfeller oppfordres det til bruk av
ordinær postforsendelse.

 

Med hilsen

Byrådsavdelingene

Byrådslederens kontor

Seksjon for intern administrasjon, Dokumentsenteret

TLF: 9081815339

e-post: [Oslo kommune, byrådet henvendelses-e-postadresse]

Monica Stensrud

Kjære Oslo kommune, byrådet,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Oslo kommune, byrådet sin håndtering av min innsynshenvendelse «Nye trikker i Oslo».

Vi viser til vår klage på avslag om dokumentinnsyn. Vi ba om innsyn i dokumentet 7. mai. Klagen ble fremmet 16. mai.

Da det nå er gått 17 dager uten noen form for tilbakemelding, etterlyser vi svar i saken.

Etter Offentleglova skal klager avgjøres «uten ugrunna opphald», jf. offentleglova § 32 (3). Sivilombudsmannen har i en uttalese avgitt i 2008 (2008/1718) uttalt at 2-3 uker ligger over det som er akseptabel saksbehandlingstid.

Vi viser forøvrig til 10.3 fra Justisdepartementets rettleiar til Offentleglova, s.177:

«Det følgjer av § 32 tredje ledd fyrste punktum at ei klage skal førebuast og avgjerast utan ugrunna opphald. Ordlyden er tilpassa formuleringa i forvaltningslova § 11 a fyrste ledd for å få fram at òg saksførebuinga skal skje raskt, og kravet er elles det same som etter § 29 gjeld for handsaming av innsynskrav i fyrsteinstansen, jf. punkt 9.3 ovanfor. Klagesaksførebuinga vil, i tråd med forvaltningslova § 33, til dels finne stad i fyrsteinstansen, som skal leggje saka til rette for klageinstansen.»

Det framgår videre av punkt 9.3 i rettleiaren, at «uten ugrunna opphold» betyr så snart som det er praktisk mulig, helst samme dag og senest innen to til tre virkedager, se s. 164.

I forbindelse med revisjon av den gamle offentlighetsloven (1970-loven) i 1982 vurderte man å fastsette en frist på 10 dager for avgjørelse av saker om dokumentinnsyn, jf. Ot. prp. Nr. 4 (1981-1982) s. 42. Sivilombudsmannen har senere uttalt at denne fristen (altså 10 dager) kan være en veiledende norm for hva som normalt bør anses som en maksfrist, se for eksempel Dokument nr. 4:1 (1997-98) s. 11. Samme sted er det uttalt at de fleste innsynskrav bør kunne avgjøres samme dag som kravet mottas, eller i hvert fall i løpet av 1-3 virkedager. En saksbehandlingstid på 8 dager eller mer kan etter ombudsmannens syn bare anses som akseptabelt i helt ekstraordinære tilfeller.

I Stortingsmelding 32 (1997-98) understrekes det at en virksomhet som er underlagt offentleglova, må sørge for rutiner som gjør at kravet til rask saksbehandling, overholdes:

”At saksbehandleren som har saken som innsynsbegjæringen knytter seg til er bortreist, syk eller på ferie når begjæringen kommer inn, er som hovedregel ikke tilstrekkelig til at behandlingen av innsynsbegjæringen kan utsettes. Det er det enkelte organs eget ansvar å sørge for rutiner som gjør at kravet i offentlighetsloven § 9 første ledd oppfylles.” (§ 9 tilsvarer her §29 og §32 i den nye lova, min anm.).

I sak 2008/1718 uttaler Sivilombudsmannen blant annet:

«Jeg har i tidligere saker (se bl.a. Somb-2007-2) uttalt at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet, tilsier hurtighet på alle trinn ved behandlingen av innsynssakene. Dette innebærer både at klageorganet har en plikt til så raskt som mulig å sette i gang behandlingen av saken (min utheving) ved å kontrollere at saken er tilstrekkelig opplyst for klagebehandlingen, og om nødvendig be førsteinstansen om en redegjørelse. (…)

På samme måten som at ressursproblemer som skyldes variasjoner i antall ansatte ikke uten videre er tilstrekkelig til at behandlingstiden av innsynssakene kan forlenges utover lovens utgangspunkt, kan heller ikke ressursproblemer som skyldes økt saksantall generelt gi grunnlag for å godta lenger behandlingstid enn lovens krav. Selv om jeg har forståelse for at en plutselig økning i saksmengden kan skape problemer med hensyn til overholdelse av kravet til saksbehandlingstid i en periode, har forvaltningsorganet plikt til å sørge for at lovens krav oppfylles, uavhengig av årsaken til ressursproblemene i organet (min utheving). Som nevnt er det først og fremst egenskaper ved innsynssaken eller de dokumenter det kreves innsyn i, som kan begrunne en behandlingstid utover lovens utgangspunkt. Det ligger i dette at det skal mye til for at forhold ved forvaltningsorganet skal kunne gjøre et opphold i behandlingen grunnet. Det ligger i dette at det skal mye til for at forhold ved forvaltningsorganet skal kunne gjøre et opphold i behandlingen grunnet. Jeg kan derfor ikke slutte meg til fylkesmannens syn om at klagesakene avgjøres «uten ugrunnet opphold», fordi det ut fra ressurssituasjonen ikke er mulig å behandle dem raskere. En normal saksbehandlingstid på mellom to og tre uker etter mottakelse kan vanskelig aksepteres, også når det tas høyde for en eventuell tilbakesending av saken til førsteinstansen for klagebehandling. «

Det følger av ovenstående at alle som er underlagt offentleglova har plikt til å behandle klager over avslag fortløpende, og at ressurssituasjonen i organet ikke er et legitimt hensyn for å utsette behandlingen.

Som det også framgår av ovenstående har både klageorganet og førsteinstans ansvar for at klagebehandlingen settes i gang så raskt som mulig, og normalt innen 1-3 virkedager. For klager må disse behandles før det har gått to uker.

På denne bakgrunn ber vi om at vår klage avgjøres snarest og i tråd med kravene i offentleglova. Dersom klagen ikke blir behandlet snarest, vil vi vurdere å ta saken videre til Sivilombudsmannen.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/nye_tr...

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

Postmottak BYR - Byrådsavdelingene, Oslo kommune, byrådet

Din henvendelse er mottatt av postmottaket  til byrådsavdelingene.
Henvendelser som er underlagt journalføringsplikt vil bli journalført og
videreformidlet til rette byrådsavdeling for saksbehandling.

 

Publikum henstilles til ikke å sende henvendelser som inneholder sensitive
personopplysninger på e-post. I slike tilfeller oppfordres det til bruk av
ordinær postforsendelse.

 

Med hilsen

Byrådsavdelingene

Byrådslederens kontor

Seksjon for intern administrasjon, Dokumentsenteret

TLF: 9081815339

e-post: [Oslo kommune, byrådet henvendelses-e-postadresse]

Oslo kommune, byrådet

3 Attachments

Svar på innsynsbegjæring

Pga omfanget av dokumentene det gis innsyn i må disse oversendes pr
minnepinne. Det bes derfor om at du sender oss din postadresse (evt hvis
du er i Oslo kan minnepinne også hentes på Rådhuset)

 

Vedlagt følger brev fra byrådsavdelingene. Brevet sendes i de fleste
tilfeller elektronisk uten underskrift og skal betraktes som et originalt
dokument. Papirdokument vil ikke bli ettersendt.

 

Med hilsen

 

Dokumentsenteret
Byrådsavdelingene

Oslo kommune

Tlf.: 23461250

E-post: [1][Oslo kommune, byrådet henvendelses-e-postadresse]

 

References

Visible links
1. mailto:[Oslo kommune, byrådet henvendelses-e-postadresse]

Monica Stensrud

Kjære Oslo kommune, byrådet,

Hvor mye er det snakk om? Kan dere ikke dele det opp i flere eposter?

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

Postmottak BYR - Byrådsavdelingene, Oslo kommune, byrådet

Din henvendelse er mottatt av postmottaket  til byrådsavdelingene.
Henvendelser som er underlagt journalføringsplikt vil bli journalført og
videreformidlet til rette byrådsavdeling for saksbehandling.

 

Publikum henstilles til ikke å sende henvendelser som inneholder sensitive
personopplysninger på e-post. I slike tilfeller oppfordres det til bruk av
ordinær postforsendelse.

 

Med hilsen

Byrådsavdelingene

Byrådslederens kontor

Seksjon for intern administrasjon, Dokumentsenteret

TLF: 9081815339

e-post: [Oslo kommune, byrådet henvendelses-e-postadresse]

Postmottak BYR - Byrådsavdelingene, Oslo kommune, byrådet

Hei; det dreier seg om totalt 530 MB fordelt på 793 filer

Materialet er så omfattende at det ikke er hensiktsmessig å oversende dette pr e-post, da det i tilfelle blir mer enn 200 e-poster

De enkelte dokumentene med vedlegg er sortert i et medfølgende excel-ark hvor man kan gå inn på hver enkelt journalpost og hente opp tilhørende filer.

Dette oppsettet krever for øvrig at filene ligger på minnepinnen.

vis sitert seksjon

Monica Stensrud

Kjære Postmottak BYR - Byrådsavdelingene,

Kanskje dere kan velge ut de viktigste dokumenene og sende dem hit?

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

Postmottak BYR - Byrådsavdelingene, Oslo kommune, byrådet

Din henvendelse er mottatt av postmottaket  til byrådsavdelingene.
Henvendelser som er underlagt journalføringsplikt vil bli journalført og
videreformidlet til rette byrådsavdeling for saksbehandling.

 

Publikum henstilles til ikke å sende henvendelser som inneholder sensitive
personopplysninger på e-post. I slike tilfeller oppfordres det til bruk av
ordinær postforsendelse.

 

Med hilsen

Byrådsavdelingene

Byrådslederens kontor

Seksjon for intern administrasjon, Dokumentsenteret

TLF: 9081815339

e-post: [Oslo kommune, byrådet henvendelses-e-postadresse]

Postmottak BYR - Byrådsavdelingene, Oslo kommune, byrådet

Mange av dokumentene i saken er allerede publisert på byrådsavdelingenes innsynsside, slik at du kan finne dokumenter i saken her:

https://byr-journal.pj.360online.com/Jou...

De dokumentene det på bakgrunn av din innsynsbegjæring nå er bestemt at kan offentliggjøres, vil i løpet av ettermiddagen også bli publisert her

vis sitert seksjon

Postmottak BYR - Byrådsavdelingene, Oslo kommune, byrådet

Hei

Alle offentlige dokumenter i saken, inkl alle dokumenter du har fått innsyn i, ligger nå tilgjengelig på vår innsynsside:

https://byr-journal.pj.360online.com/Jou...

vis sitert seksjon

Monica Stensrud

Kjære Oslo kommune, byrådet,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynskrav.

Jeg skriver angående Oslo kommune, byrådet sitt svar på min innsynshenvendelse «Nye trikker i Oslo».

Takk for dette.

Kunne dere angitt hvilke saksnummer i systemet dette er ført på?

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/nye_tr...

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

Postmottak BYR - Byrådsavdelingene, Oslo kommune, byrådet

Din henvendelse er mottatt av postmottaket  til byrådsavdelingene.
Henvendelser som er underlagt journalføringsplikt vil bli journalført og
videreformidlet til rette byrådsavdeling for saksbehandling.

 

Publikum henstilles til ikke å sende henvendelser som inneholder sensitive
personopplysninger på e-post. I slike tilfeller oppfordres det til bruk av
ordinær postforsendelse.

 

Med hilsen

Byrådsavdelingene

Byrådslederens kontor

Seksjon for intern administrasjon, Dokumentsenteret

TLF: 9081815339

e-post: [Oslo kommune, byrådet henvendelses-e-postadresse]

Postmottak BYR - Byrådsavdelingene, Oslo kommune, byrådet

Saksnummeret er 201003273; samme saksnr som korrespondanse vedr din innsynshenvendelse er journalført på, og samme saksnummer som tilsendt link av i går viser til.

vis sitert seksjon