Korrespondanse mellom ledelsen i NIFES og Jérôme Ruzzin

Innsynshenvendelsen var vellykket.

Kjære Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

– Korrespondanse mellom ledelsen og Jérôme Ruzzin i forbindelse med studien hans på fiskeolje og miljøgifter, publisert i tidsskriftet Environmental Health Perspectives.

– Korrespondanse mellom ledelsen og Jérôme Ruzzin i forbindelse med avslutningen av hans arbeidsforhold.

– Korrespondanse ledelsen imellom og møtereferat som belyser sakene.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg om en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Viser til Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 37: «Så lenge eit dokument ikkje er å rekne som eit privat dokument, vil dokument som er hos eit forvaltningsorgan i utgangspunktet vere å rekne som eit saksdokument for dette organet. Det er ikkje noko krav at dokumentet må gjelde ei konkret sak i organet. At dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg. Så lenge dette kravet er oppfylt, har det heller ikkje noko å seie at dokumentet ikkje har vore gjenstand for noka eigentleg sakshandsaming i organet. Sjølv om eit dokument berre er teke «til orientering», vil det såleis likevel kunne vere eit saksdokument for organet.

Det har heller ikkje noko å seie for spørsmålet om eit dokument skal reknast som eit saksdokument for organet om dokumentet er journalført eller ikkje.»

Viser også til rettlederen, s. 34: «Dokumentomgrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt. Dette inneber at det ikkje har noko å seie korleis informasjonen er lagra, eller korleis han kjem til uttrykk, til dømes som tekst, lyd, bilde eller ein modell. Det sentrale er at informasjonen er lagra på ein måte som gjer det mogleg å finne han att. Definisjonen dekkjer både tradisjonelle papirdokument, inkludert kart, skisser og fotografi, informasjon som er lagra elektronisk, og mikrofilm, lydband eller video. Òg multimedie- dokument, som inneheld ein kombinasjon av tekst, lyd og bilete, vil vere omfatta av definisjonen.

Alle lagringsformene er likestilte. Dette inneber mellom anna at det ikkje spelar noka rolle for innsynsretten om eit dokument er kome inn som elektronisk post eller som vanleg post.»

Minner om veiledningsplikten i forvaltningsloven.

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31(1). Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32(2).

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning

1 Attachment

Kjære Geir Eliassen,
Dokumentet 16/00264-3 Innsynskrav i korrespondanse mellom ledelsen i NIFES
og Jerôme Ruzzin for sak Innsynsbegjæringer 2016 - 2017 er blitt sendt fra
NIFES. Se vedlegg for innhold i ekspederingen.
Dette er en systemgenereret e-postmelding som ikke kan besvares.

Kjære Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning sin håndtering av min innsynshenvendelse «Korrespondanse mellom ledelsen i NIFES og Jérôme Ruzzin».

Den 28. august ba jeg NIFES om innsyn etter offentlighetsloven i følgende:

– Korrespondanse mellom ledelsen og Jérôme Ruzzin i forbindelse med studien hans på fiskeolje og miljøgifter, publisert i tidsskriftet Environmental Health Perspectives.

– Korrespondanse mellom ledelsen og Jérôme Ruzzin i forbindelse med avslutningen av hans arbeidsforhold.

– Korrespondanse ledelsen imellom og møtereferat som belyser sakene.

Den 31. august ble innsynskravet delvis avslått, med følgende begrunnelse:

«Dokumenter om avslutting av arbeidsforhold er underlagt taushetsplikt, jfr offentleglova § 13 første ledd jf. Forvaltningsloven § 13 første ledd. Det blir derfor ikke gitt innsyn i disse dokumentene.»

Lovhjemmelen det vises til gjelder taushetsplikt for “personlige forhold”.

Vi vil innledningsvis minne om at fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, faller utenfor begrepet ”personlige forhold”, såfremt de ikke ”røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige.”, jf. fvl. § 13(2).

I Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, er taushetsplikten for denne type opplysninger utdypet på s 78:

”Føresegna omfattar ikkje alle opplysningar om enkeltpersonar. Det må dreie seg om opplysningar som det med god grunn er vanleg å ynskje å halde for seg sjølv. Opplysningane kan gjelde eigenskapar ved ein person, eller dei kan gjelde noko personen har gjort som kan vere egna til å karakterisere han, til dømes ei straffbar handling. At opplysningane er rekna som personopplysningar etter personopplysningslova, fører i seg sjølv ikkje til at dei er underlagde teieplikt etter forvaltningslova. Det ligg ulike grunnar og omsyn bak desse to kategoriseringane av opplysningar.

Ein føresetnad for teieplikt er dessutan at opplysningane kan knytast til bestemte enkeltpersonar. Opplysningar som er gjorde anonyme eller oppgitte i statistisk form, slik at dei ikkje kan knytast til bestemte personar, er ikkje underlagde teieplikt, sjølv om dei gjeld til dømes helsetilhøve, straffbare tilhøve eller annan sensitiv informasjon.”

Vi minner videre om at opplysninger om lønn og godtgjørelse fra offentlige instanser, ikke er underlagt taushetsplikt. Det samme gjelder opplysninger om lønn og inntekt som går fram at offentlige skattelister eller offentlig kjente tariffsatser el. Dette følger av den nevnte rettleiaren fra Jutisdepartementet, s. 79-80.

Når det gjelder offentlig ansatte og hvordan en offentlig ansatt har opptrådt i sin stilling, er dette sjeldent taushetsbelagt, selv om det gjelder straffbare forhold, se bla. Justisdepartementets rettleiar, punkt 6.2.3.2 (s.82,83):

”Teieplikta for opplysningar om personlege tilhøve gjeld òg i tenestemannssaker. Men fordi offentleg tilsette skal ivareta allmenne interesser, er teieplikta for opplysningar knytte til arbeid for det offentlege snevrare enn det som elles gjeld.” (…) ”At ein offentleg tenestemann har fått ein tenesterelatert reaksjon som til dømes avskil, blir ikkje rekna som eit personleg tilhøve. Det vil òg vere anledning til å opplyse om den direkte årsaka til reaksjonen, til dømes at personen har utvist grov uforstand i tenesta.
Det vil heller ikkje vere teieplikt for opplysningar om at ein tenestemann har gjort seg skuldig i straffbare handlingar i tenesta og kva reaksjon dette har ført til, anten det gjeld administrative eller strafferettslege reaksjonar.”

Videre følger det av forvaltningspraksis, se blant annet Fylkesmannen i Oslo og Akershus, sak 2008/5264:

”Fylkesmannen viser her til taushetsplikten er snevrere for offentlig ansatte enn for andre personer. Dette har sammenheng med at offentlige ansatte skal ivareta allmennhetens interesser, dette er ikke minst et viktig moment for offentlige ansatte i skolen. Opplysninger som eventuelt indikerer forsømmelse eller svikt i systemet i det offentlige, kan som hovedregel ikke unntas som taushetsbelagte opplysninger.”

Dersom det foreligger taushetsplikt for opplysninger i dokumentene, ber vi om at om disse tas ut, og at det gis innsyn i resten av dokumentet. Vi viser i denne forbindelse til at unntaket i offl. § 13(1), jf. fvl. § 13 gjelder opplysninger, og ikke hele dokumenter.

Dere har sendt oss dokumenter og opplysninger som svar på vårt innsynskrav. Vi mener imidlertid det ikke er tatt stilling til hele ordlyden i kravet og at dokumenter som burde vært omfattet av vårt innsynskrav mangler. Vi ber derfor om en ny gjennomgang.

Dersom rutinene for journalføring hadde vært tilfredstillende mener vi at vi burde ha fått utlevert flere dokumenter.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber vi om at organet vurderer om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet, i forbindelse med vårt innsynskrav.

Journalføring er den systematiske og fortløpende registreringen av opplysninger om saksdokumenter i en journal. Journalføringsplikten er fastsatt i arkivforskriften § 2- 6, og gjelder alle innkomne og utgående dokument som etter offentleglova § 4 er saksdokument for organet, og som både er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Utgangspunktet er altså at hvert enkelt dokument som sendes og mottas, uansett format, skal journalføres for seg, dersom de oppfyller kriteriene for journalføringsplikt. Arkivloven § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres uten at det er hjemlet i arkivloven med forskrifter eller at Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon. Dersom vi mistenker at det foregår sletting av arkivverdige dokumenter, må vi vurdere å varsle Arkivverket.

I sammenheng med denne klagesaken ber vi derfor om å få tilsendt deres rutiner/retningslinjer for arkivtjenesten og saksbehandlere. Videre ber vi om deres redegjørelse for hva slags opplæring og oppfølging ansatte (ledere, saksbehandlere og andre relevante ansatte) får med henhold til krav om journalføring og arkivering av e-post og annen korrespondanse og dokumentasjon.

Viser også til Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 37: «Så lenge eit dokument ikkje er å rekne som eit privat dokument, vil dokument som er hos eit forvaltningsorgan i utgangspunktet vere å rekne som eit saksdokument for dette organet. Det er ikkje noko krav at dokumentet må gjelde ei konkret sak i organet. At dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg. Så lenge dette kravet er oppfylt, har det heller ikkje noko å seie at dokumentet ikkje har vore gjenstand for noka eigentleg sakshandsaming i organet. Sjølv om eit dokument berre er teke «til orientering», vil det såleis likevel kunne vere eit saksdokument for organet.

Det har heller ikkje noko å seie for spørsmålet om eit dokument skal reknast som eit saksdokument for organet om dokumentet er journalført eller ikkje.»

Det er altså heller ikke et krav om at dokumentet må være journalført for at det skal omfattes av retten til innsyn.

Vi viser videre til rettlederen, s. 34: «Dokumentomgrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt. Dette inneber at det ikkje har noko å seie korleis informasjonen er lagra, eller korleis han kjem til uttrykk, til dømes som tekst, lyd, bilde eller ein modell. Det sentrale er at informasjonen er lagra på ein måte som gjer det mogleg å finne han att. Definisjonen dekkjer både tradisjonelle papirdokument, inkludert kart, skisser og fotografi, informasjon som er lagra elektronisk, og mikrofilm, lydband eller video. Òg multimedie- dokument, som inneheld ein kombinasjon av tekst, lyd og bilete, vil vere omfatta av definisjonen.

Alle lagringsformene er likestilte. Dette inneber mellom anna at det ikkje spelar noka rolle for innsynsretten om eit dokument er kome inn som elektronisk post eller som vanleg post.»

Med andre ord kan man be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter, inkludert korrespondanse i sosiale medier og sms.

På bakgrunn av dette ber vi om en ny vurdering, både av om det foreligger taushetsplikt, og om den foreligger for alle de utelatte opplysningene, og om vi har fått overlevert alle aktuelle dokumenter som samsvarer med ordlyden i innsynskravet.

Vi minner om veiledningsplikten i forvaltningslovens § 11, som foreskriver at dere skal «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte» og forvaltningslovens §§ 33 og 34 som stadfester at dere skal «foreta de undersøkelser klagen gir grunn til» og at klageinstans skal «prøve alle sider av saken og herunder ta hensyn til nye omstendigheter. Den skal vurdere de synspunkter som klageren kommer med».

Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offl. § 32 med kopi til oss.

Dersom klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi har muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Ber da også om en utvidet begrunnelse. Minner forøvrig om offentlighetslovens § 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunnet opphold».

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/korres...

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

Toril Anita Espe, Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning

6 Attachments

Hei

 

Vedlagt følgjer dokumentet «Innsyn etter offentleglova – Korrespondanse
mellom ledelsen i NIFES og Jerôme Ruzzin. Medhald i klage» med vedlegg.

 

Vennlig hilsen / Regards

Toril Anita Espe

Seniorrådgiver Arkiv

Mobil: +47 912 40 758
[1][epostadresse]

 

NIFES
Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning
Besøksadresse: Nordnesboder 2, 5005 Bergen.
Postadresse: Postboks 2029 Nordnes, N-5817 Bergen, Norway
Sentralbord: +47 55 90 51 00
[2]www.nifes.no

 

References

Visible links
1. mailto:[epostadresse]
2. http://www.nifes.no/

Kjære Toril Anita Espe,

Takk for ryddig saksbehandling av klagen. Dere er nå sikre på at det ikke foreligger noe som ikke er saksbehandlet som kan være innenfor ordlyden i kravet, hverken journalført eller ikke-journalført?

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

Toril Anita Espe, Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning

Hei Geir

Beklagar at du ikkje har fått svar før, men eg har ikkje vore på kontoret.

Eg bekreftar at du har fått alle dokument som gjeld innsynskravet ditt. Dette gjelder både journalførte dokument og dokument som er lagt på saka utan journalføring.

Vennlig hilsen / Regards

Toril Anita Espe
Seniorrådgiver Arkiv
Mobil: +47 912 40 758
[epostadresse]

NIFES
Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning
Besøksadresse: Nordnesboder 2, 5005 Bergen.
Postadresse: Postboks 2029 Nordnes, N-5817 Bergen, Norway
Sentralbord: +47 55 90 51 00
www.nifes.no

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Geir Eliassen [mailto:[Innsyns-e-postadresse #421]]
Sendt: 3. november 2017 20:41
Til: Toril Anita Espe <[epostadresse]>
Emne: Re: Innsyn etter offentleglova

Kjære Toril Anita Espe,

Takk for ryddig saksbehandling av klagen. Dere er nå sikre på at det ikke foreligger noe som ikke er saksbehandlet som kan være innenfor ordlyden i kravet, hverken journalført eller ikke-journalført?

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen

vis sitert seksjon

Kjære Toril Anita Espe,

Tusen takk. Ønsker deg en god helg.

Med vennlig hilsen,

Geir Eliassen