Vi vet ikke om sist mottatte svar på denne henvendelsen inneholder informasjon/dokumenter eller ikke – om du er Marte Nilsen, vennligst logg inn og gi alle beskjed.

Kafé Losen i Fedje kommune og ordførerens korrespondanse om kaféen

Vi venter på at Marte Nilsen skal lese en av de siste svarene og oppdatere statusen.

Kjære Fedje kommune,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

– Dokumenter som omhandler skjenkeløyve, serveringsløyve og bruksendring i forhold til Kafé Losen i 2017 og 2018.

– All kommunikasjon ordføreren har hatt om Kafé Losen både på epost, sms og gjennom sosiale medier (f.eks. Facebook Messenger) siste tre måneder. Tilsvarende for andre i kommunens ledelse.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg organet vurdere om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Dokumentbegrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt, jf. Justisdepartementets rettleiar til offentleglova (s. 34) – noe som betyr at man kan be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter, inkludert sms og korrespondanse på sosiale medier. Det er ikke noe krav at det gjelder en konkret sak hos organet eller at dokumentet er journalført, at «dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg», jf. nevnte veileder (s. 37).

Minner om veiledningsplikten som følger av forvaltningsloven § 11 som foreskriver at dere plikter å gi veildning med formål om å «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte».

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold og organet som mottar et innsynskrav skal «vurdere kravet konkret og sjølvstendig», jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31 første ledd. Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd.

Med vennlig hilsen,

Marte Nilsen

Kjære Fedje kommune,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Fedje kommune sin håndtering av min innsynshenvendelse «Kafé Losen i Fedje kommune og ordførerens korrespondanse om kaféen».

Dere har sendt oss dokumenter som svar på vårt innsynskrav. Vi mener imidlertid det ikke er tatt stilling til hele ordlyden i kravet og at dokumenter som burde vært omfattet av vårt innsynskrav mangler, og da især ordførerens korrespondanse om saken som vi ikke kan se vi i tilstrekkelig grad har fått utlevert. Vi minner om at det er rett til innsyn i slik korrespondanse uavhengig av om den har gått via epost, sms eller f.eks. Facebook Messenger, dersom korrespondansen kan ha betydning for saken.

Vi ber derfor om en ny gjennomgang. Dersom det foreligger opplysninger dere ikke ønsker å gi ut, må dette eventuelt unntas med henvisning til korrekt hjemmel for unntak, og det skal opplyses om klageadgang, jf. offl. § 31 første ledd.

Dersom rutinene for journalføring hadde vært tilfredstillende mener vi at vi burde ha fått utlevert flere dokumenter.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber vi om at organet vurderer om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet, i forbindelse med vårt innsynskrav.

Journalføring er den systematiske og fortløpende registreringen av opplysninger om saksdokumenter i en journal. Journalføringsplikten er fastsatt i arkivforskriften § 2-6, og gjelder alle innkomne og utgående dokument som etter offentleglova § 4 er saksdokument for organet, og som både er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Utgangspunktet er altså at hvert enkelt dokument som sendes og mottas, uansett format, skal journalføres for seg, dersom de oppfyller kriteriene for journalføringsplikt. Arkivloven § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres uten at det er hjemlet i arkivloven med forskrifter eller at Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon. Dersom vi mistenker at det foregår sletting av arkivverdige dokumenter, må vi vurdere å varsle Arkivverket.

I sammenheng med denne klagesaken ber vi derfor om å få tilsendt deres rutiner/retningslinjer for arkivtjenesten og saksbehandlere. Videre ber vi om deres redegjørelse for hva slags opplæring og oppfølging ansatte (ledere, saksbehandlere og andre relevante ansatte) får med henhold til krav om journalføring og arkivering av e-post og annen korrespondanse og dokumentasjon.

Viser også til Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 37: «Så lenge eit dokument ikkje er å rekne som eit privat dokument, vil dokument som er hos eit forvaltningsorgan i utgangspunktet vere å rekne som eit saksdokument for dette organet. Det er ikkje noko krav at dokumentet må gjelde ei konkret sak i organet. At dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg. Så lenge dette kravet er oppfylt, har det heller ikkje noko å seie at dokumentet ikkje har vore gjenstand for noka eigentleg sakshandsaming i organet. Sjølv om eit dokument berre er teke «til orientering», vil det såleis likevel kunne vere eit saksdokument for organet.

Det har heller ikkje noko å seie for spørsmålet om eit dokument skal reknast som eit saksdokument for organet om dokumentet er journalført eller ikkje.»

Det er altså heller ikke et krav om at dokumentet må være journalført for at det skal omfattes av retten til innsyn.

Vi viser videre til rettlederen, s. 34: «Dokumentomgrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt. Dette inneber at det ikkje har noko å seie korleis informasjonen er lagra, eller korleis han kjem til uttrykk, til dømes som tekst, lyd, bilde eller ein modell. Det sentrale er at informasjonen er lagra på ein måte som gjer det mogleg å finne han att. Definisjonen dekkjer både tradisjonelle papirdokument, inkludert kart, skisser og fotografi, informasjon som er lagra elektronisk, og mikrofilm, lydband eller video. Òg multimedie- dokument, som inneheld ein kombinasjon av tekst, lyd og bilete, vil vere omfatta av definisjonen.

Alle lagringsformene er likestilte. Dette inneber mellom anna at det ikkje spelar noka rolle for innsynsretten om eit dokument er kome inn som elektronisk post eller som vanleg post.»

Med andre ord kan man be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter.

På bakgrunn av dette, ber vi om en ny vurdering av vårt innsynskrav.

Vi minner om veiledningsplikten i forvaltningslovens § 11, som foreskriver at dere skal «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte» og forvaltningslovens §§ 33 og 34 som stadfester at dere skal «foreta de undersøkelser klagen gir grunn til» og at klageinstans skal «prøve alle sider av saken og herunder ta hensyn til nye omstendigheter. Den skal vurdere de synspunkter som klageren kommer med».

Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offl. § 32 med kopi til oss.

Dersom klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi har muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Ber da også om en utvidet begrunnelse. Minner forøvrig om offentlighetslovens § 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunnet opphold».

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/kafe_l...

Med vennlig hilsen,

Marte Nilsen

Signe Råheim, Fedje kommune

1 Attachment

  • Attachment

    Klage over innsyn etter Offentleglova Kaf Losen i Fedje kommune og ordf rer 1.pdf

    724K Download View as HTML

Se vedlegg

 

Kjære Fedje kommune,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Fedje kommune sin håndtering av min innsynshenvendelse «Kafé Losen i Fedje kommune og ordførerens korrespondanse om kaféen».

Dere må nå oversende klagen til Fylkesmannen.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/kafe_l...

Med vennlig hilsen,

Marte Nilsen

Kjære Fedje kommune,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Fedje kommune sin håndtering av min innsynshenvendelse «Kafé Losen i Fedje kommune og ordførerens korrespondanse om kaféen».

KLAGE OVER SEN SAKSBEHANDLING

Vi viser til vår klage på avslag om dokumentinnsyn.

Da det nå er gått mer enn 10 virkedager uten noen form for tilbakemelding, etterlyser vi svar i saken.

Etter Offentleglova skal klager avgjøres «uten ugrunna opphald», jf. offentleglova § 32 (3). Sivilombudsmannen har i en uttalese avgitt i 2008 (2008/1718) uttalt at 2-3 uker ligger over det som er akseptabel saksbehandlingstid.

Vi viser forøvrig til 10.3 fra Justisdepartementets rettleiar til Offentleglova, s.177:

«Det følgjer av § 32 tredje ledd fyrste punktum at ei klage skal førebuast og avgjerast utan ugrunna opphald. Ordlyden er tilpassa formuleringa i forvaltningslova § 11 a fyrste ledd for å få fram at òg saksførebuinga skal skje raskt, og kravet er elles det same som etter § 29 gjeld for handsaming av innsynskrav i fyrsteinstansen, jf. punkt 9.3 ovanfor. Klagesaksførebuinga vil, i tråd med forvaltningslova § 33, til dels finne stad i fyrsteinstansen, som skal leggje saka til rette for klageinstansen.»

Det framgår videre av punkt 9.3 i rettleiaren, at «uten ugrunna opphold» betyr så snart som det er praktisk mulig, helst samme dag og senest innen to til tre virkedager, se s. 164.

I forbindelse med revisjon av den gamle offentlighetsloven (1970-loven) i 1982 vurderte man å fastsette en frist på 10 dager for avgjørelse av saker om dokumentinnsyn, jf. Ot. prp. Nr. 4 (1981-1982) s. 42. Sivilombudsmannen har senere uttalt at denne fristen (altså 10 dager) kan være en veiledende norm for hva som normalt bør anses som en maksfrist, se for eksempel Dokument nr. 4:1 (1997-98) s. 11. Samme sted er det uttalt at de fleste innsynskrav bør kunne avgjøres samme dag som kravet mottas, eller i hvert fall i løpet av 1-3 virkedager. En saksbehandlingstid på 8 dager eller mer kan etter ombudsmannens syn bare anses som akseptabelt i helt ekstraordinære tilfeller.

I Stortingsmelding 32 (1997-98) understrekes det at en virksomhet som er underlagt offentleglova, må sørge for rutiner som gjør at kravet til rask saksbehandling, overholdes:

”At saksbehandleren som har saken som innsynsbegjæringen knytter seg til er bortreist, syk eller på ferie når begjæringen kommer inn, er som hovedregel ikke tilstrekkelig til at behandlingen av innsynsbegjæringen kan utsettes. Det er det enkelte organs eget ansvar å sørge for rutiner som gjør at kravet i offentlighetsloven § 9 første ledd oppfylles.” (§ 9 tilsvarer her §29 og §32 i den nye lova, min anm.).

I sak 2008/1718 uttaler Sivilombudsmannen blant annet:

«Jeg har i tidligere saker (se bl.a. Somb-2007-2) uttalt at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet, tilsier hurtighet på alle trinn ved behandlingen av innsynssakene. Dette innebærer både at klageorganet har en plikt til så raskt som mulig å sette i gang behandlingen av saken (min utheving) ved å kontrollere at saken er tilstrekkelig opplyst for klagebehandlingen, og om nødvendig be førsteinstansen om en redegjørelse. (…)

På samme måten som at ressursproblemer som skyldes variasjoner i antall ansatte ikke uten videre er tilstrekkelig til at behandlingstiden av innsynssakene kan forlenges utover lovens utgangspunkt, kan heller ikke ressursproblemer som skyldes økt saksantall generelt gi grunnlag for å godta lenger behandlingstid enn lovens krav. Selv om jeg har forståelse for at en plutselig økning i saksmengden kan skape problemer med hensyn til overholdelse av kravet til saksbehandlingstid i en periode, har forvaltningsorganet plikt til å sørge for at lovens krav oppfylles, uavhengig av årsaken til ressursproblemene i organet (min utheving). Som nevnt er det først og fremst egenskaper ved innsynssaken eller de dokumenter det kreves innsyn i, som kan begrunne en behandlingstid utover lovens utgangspunkt. Det ligger i dette at det skal mye til for at forhold ved forvaltningsorganet skal kunne gjøre et opphold i behandlingen grunnet. Det ligger i dette at det skal mye til for at forhold ved forvaltningsorganet skal kunne gjøre et opphold i behandlingen grunnet. Jeg kan derfor ikke slutte meg til fylkesmannens syn om at klagesakene avgjøres «uten ugrunnet opphold», fordi det ut fra ressurssituasjonen ikke er mulig å behandle dem raskere. En normal saksbehandlingstid på mellom to og tre uker etter mottakelse kan vanskelig aksepteres, også når det tas høyde for en eventuell tilbakesending av saken til førsteinstansen for klagebehandling. «

Det følger av ovenstående at alle som er underlagt offentleglova har plikt til å behandle klager over avslag fortløpende, og at ressurssituasjonen i organet ikke er et legitimt hensyn for å utsette behandlingen.

Som det også framgår av ovenstående har både klageorganet og førsteinstans ansvar for at klagebehandlingen settes i gang så raskt som mulig, og normalt innen 1-3 virkedager. For klager må disse behandles før det har gått to uker.

På denne bakgrunn ber vi om at vår klage avgjøres snarest og i tråd med kravene i offentleglova. Dersom klagen ikke blir behandlet snarest, vil vi vurdere å ta saken videre til Sivilombudsmannen.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/kafe_l...

Med vennlig hilsen,

Marte Nilsen

Signe Råheim, Fedje kommune

14 Attachments

Se vedlegg

 

Signe Råheim, Fedje kommune

14 Attachments

Se vedlegg

 

fmhopostmottak@fylkesmannen.no,

1 Attachment

Du er satt som kopimottaker på sak 2018/7281

Vennlig hilsen
Andreas Lussand Mordt | seniorrådgjevar
e-post: [epostadresse]

Vi vet ikke om sist mottatte svar på denne henvendelsen inneholder informasjon/dokumenter eller ikke – om du er Marte Nilsen, vennligst logg inn og gi alle beskjed.