Direktoratet for økonomistyring - Postjournal 2015

Innsynshenvendelsen var vellykket.

Kjære Direktoratet for økonomistyring,

Jeg ber om innsyn i deres postjournal for 2015.

Med vennlig hilsen,

J. Dahl

Postmottak, Direktoratet for økonomistyring

Hei

Vår offentlige journal er lagt ut på OEP - Offentlig elektronisk postjournal: https://www.oep.no/

Vennlig hilsen
Ole Arild Vesthagen
førstekonsulent - arkiv
Direktoratet for økonomistyring (DFØ)
Strategi- og fellestjenesteavdelingen, Oslo
Tlf. 932 42 653, sentralbord 400 07 997
www.dfo.no

-----Opprinnelig melding-----
Fra: J. Dahl [mailto:[Innsyns-e-postadresse #135]]
Sendt: 12. juli 2016 09:46
Til: Postmottak
Emne: Innsynshenvendelse etter Offentlighetslova - Direktoratet for økonomistyring - Postjournal 2015

Kjære Direktoratet for økonomistyring,

Jeg ber om innsyn i deres postjournal for 2015.

Med vennlig hilsen,

J. Dahl

-------------------------------------------------------------------

Dette er en innsynsforespørsel sendt inn ved hjelp av nett-tjenesten Mimes brønn.

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Kjære Direktoratet for økonomistyring,

Jeg ber dere om innsyn i journalen fordi det ikke er gitt at innsyn via www.oep.no gir samme resultat som når man får kopi av postjournalen direkte fra Direktoratet for økonomistyring.

For 2015, for eksempel, var det 23% (216 nummer) av mulig saksnummer som manglet i Direktoratet for økonomistyring sin OEP-presentasjon (http://people.skolelinux.org/pere/blog/S....

Det finnes flere eksempler fra Mimes brønn hvor OEP ikke inneholder hele postjournalen for en sak (https://www.mimesbronn.no/request/postjo....

Jeg viser også til Justis- og politidepartementets Rettleiar til offentleglova, der det blant annet heter (s.49):

«Offentlegforskrifta § 6 tredje ledd gir nærare reglar om innhaldet i elektroniske journalar som blir tilgjengleggjorde på Internett. Desse reglane inneber at dei journalane som blir gjorde tilgjengelege på Internett etter offentlegforskrifta § 6 vil ha eit noko annleis innehald enn journalane slik dei opphavleg blir førte i samsvar med arkivforskrifta. Den som ynskjer det vil framleis kunne gå direkte til det enkelte organ som er omfatta av ordninga etter § 6, og be om innsyn i journalen på vanleg vis der. Vedkomande vil då ha krav på å få sjå journalen slik han skal sjå ut når han er ført i samsvar med arkivforskrifta.»

Offentleglova § 29 gjelder her: «Eit organ som mottek eit innsynskrav, skal vurdere kravet konkret og sjølvstendig.»

Med vennlig hilsen,

J. Dahl

Postmottak, Direktoratet for økonomistyring

Direktoratet for økonomistyring har ingen annen offentlig journal enn det som finnes i OEP. Et eventuelt uttrekk fra vårt arkivsystem vil være identisk med det som finnes i OEP. Vi holder ingen journalpliktige dokumenter utenfor OEP da dette ville være i strid med bestemmelsene.

Eventuelle innsynskrav i enkelte dokumenter må fremmes gjennom innsynsbestillingen i OEP.

Vennlig hilsen
Ole Arild Vesthagen
førstekonsulent - arkiv
Direktoratet for økonomistyring (DFØ)
Strategi- og fellestjenesteavdelingen, Oslo
Tlf. 932 42 653, sentralbord 400 07 997
www.dfo.no

-----Opprinnelig melding-----
Fra: J. Dahl [mailto:[Innsyns-e-postadresse #135]]
Sendt: 12. juli 2016 11:50
Til: Postmottak
Emne: Re: SV: Innsynshenvendelse etter Offentlighetslova - Direktoratet for økonomistyring - Postjournal 2015

Kjære Direktoratet for økonomistyring,

Jeg ber dere om innsyn i journalen fordi det ikke er gitt at innsyn via www.oep.no gir samme resultat som når man får kopi av postjournalen direkte fra Direktoratet for økonomistyring.

For 2015, for eksempel, var det 23% (216 nummer) av mulig saksnummer som manglet i Direktoratet for økonomistyring sin OEP-presentasjon (http://people.skolelinux.org/pere/blog/S....

Det finnes flere eksempler fra Mimes brønn hvor OEP ikke inneholder hele postjournalen for en sak (https://www.mimesbronn.no/request/postjo....

Jeg viser også til Justis- og politidepartementets Rettleiar til offentleglova, der det blant annet heter (s.49):

«Offentlegforskrifta § 6 tredje ledd gir nærare reglar om innhaldet i elektroniske journalar som blir tilgjengleggjorde på Internett. Desse reglane inneber at dei journalane som blir gjorde tilgjengelege på Internett etter offentlegforskrifta § 6 vil ha eit noko annleis innehald enn journalane slik dei opphavleg blir førte i samsvar med arkivforskrifta. Den som ynskjer det vil framleis kunne gå direkte til det enkelte organ som er omfatta av ordninga etter § 6, og be om innsyn i journalen på vanleg vis der. Vedkomande vil då ha krav på å få sjå journalen slik han skal sjå ut når han er ført i samsvar med arkivforskrifta.»

Offentleglova § 29 gjelder her: «Eit organ som mottek eit innsynskrav, skal vurdere kravet konkret og sjølvstendig.»

Med vennlig hilsen,

J. Dahl

vis sitert seksjon

Kjære Direktoratet for økonomistyring,

KLAGE OVER AVSLAG PÅ INNSYN

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Direktoratet for økonomistyring sin håndtering av min innsynshenvendelse «Direktoratet for økonomistyring - Postjournal 2015». I avslaget oppgis ikke lovhjemmel for avslaget. Dette er i strid med offentleglova §31(1), der det heter:

”Avslag på innsynskrav skal vere skriftleg. Organet skal alltid vise til den føresegna som gir grunnlag for avslaget, og til kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er brukt. Dersom § 13 er grunnlag for avslaget, skal organet også vise til føresegna som pålegg teieplikt. Byggjer avslaget på forskrift, må organet opplyse om dette, og kva punkt i forskrifta avslaget byggjer på. Avslaget skal også opplyse om høvet til å klage og om klagefristen.”

Vi ber derfor om at det snarest opplyses hvilken lovhjemmel i offentleglova som hjemler avslaget.

På bakgrunn av ovenstående ber vi om en ny vurdering av vårt innsynskrav. Vi minner videre om at innsynskrav skal behandles ”uten ugrunna opphold”, noe som stiller krav om rask behandling. Sivilombudsmannen har i flere av sine uttalelser lagt til grunn at innsynskrav skal behandles samme dag, eller senest innen 1-3 virkedager, jf. Sivilombudsmannens uttalelse i sak 2006/2192, der følgende presiseres:

”Det følger av offentlighetsloven § 9 første ledd at begjæringer om innsyn i forvaltningens dokumenter skal avgjøres «uten ugrunnet opphold». I særskilte meldinger til Stortinget og i flere uttalelser har ombudsmannen lagt til grunn at de fleste begjæringer bør «kunne avgjøres samme dag eller i alle fall i løpet av 1-3 virkedager, dersom det ikke skulle foreligge spesielle praktiske vanskeligheter» (Somb-2005-14). Både regjeringen og Stortingets justiskomité har sluttet seg til dette, se St.meld. nr. 32 (1997-1998) på side 97 og 100, samt Innst. S. nr. 21 (1998-1999) på side 18.”

Alminnelig krav om behandling innen 1-3 dager er gjentatt flere steder i forbindelse med arbeid med den nye offentleglova 19. mai 2006 nr. 16, jf. NOU:30 s. 220 og Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) s. 151, og er også tatt inn i Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 106:

”Offentleglova § 29 fyrste ledd andre punktum slår fast at eit krav om innsyn skal avgjerast utan ugrunna opphald. Dette vil seie at kravet skal avgjerast så snart som det er praktisk mogleg. Fleirtalet av innsynskrav gjeld dokument som det ikkje er aktuelt å gjere unntak for eller relativt korte dokument der det fort vil gå fram om det er aktuelt med unntak. Desse krava er såpass enkle å avgjere at dei ofte bør kunne avgjerast same dag som dei er mottekne, om det aktuelle kravet då ikkje kjem heilt på slutten av dagen, det kjem svært mange innsynskrav, eller det oppstår andre liknande situasjonar. To til tre verkedagar må vere nærast maksimal tid i slike tilfelle. Dersom det derimot må gjerast undersøkjingar, kravet reiser vanskelege og tvilsame spørsmål, eller gjeld store eller mange dokument, og difor medfører mykje arbeid, kan det brukast meir tid, men kravet må like fullt behandlast så snart det er praktisk mogleg.”

Vi ber derfor om snarlig og korrekt behandling av vårt innsyn.

Retten til innsyn i journal følger av offentleglova § 3 at alle kan ”krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ”.

Videre følger det av offentleglova § 10 at ”organet skal føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter.”

Journalen skal inneholde en samlet oversikt av inn og utgående dokumenter som etter offentleglova §§ 2 og 3 må regnes som saksdokumenter for organet. Dette følger av forskrift om offentlege arkiv, av 11.12.98 (arkivforskriften) § 2-6.

De nærmere kravene til journalføring går fram av forskriftens § 2-7:

«Ved registrering av dokument i journalen skal ein føre inn følgjande:
a) journalføringsdato,
b) saks- og dokumentnummer,
c) sendar og/eller mottakar»,
d) opplysningar om sak, innhald eller emne,
e) dateringa på dokumentet.

I tillegg skal journalen innehalde arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte.»

Betydningen av informative postjournaler er framhevet blant annet i Justisdepartementets rundskriv G-18/2001:”Journalen er et meget nyttig redskap for personer som ønsker å finne fram til dokumenter av interesse. Det er derfor viktig at journalen føres etter regelverket.”

Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 49-50 presiserer:

”Offentlegforskrifta § 6 tredje ledd gir nærare reglar om innhaldet i elektroniske journalar som blir tilgjengleggjorde på Internett. Desse reglane inneber at dei journalane som blir gjorde tilgjengelege på Internett etter offentlegforskrifta § 6 vil ha eit noko annleis innehald enn journalane slik dei opphavleg blir førte i samsvar med arkivforskrifta. Den som ynskjer det vil framleis kunne gå direkte til det enkelte organ som er omfatta av ordninga etter § 6, og be om innsyn i journalen på vanleg vis der. Vedkomande vil då ha krav på å få sjå journalen slik han skal sjå ut når han er ført i samsvar med arkivforskrifta.

Etter offentlegforskrifta § 6 tredje ledd fyrste punktum skal journalane som blir offentleggjorde gjennom OEP-ordninga innehalde opplysningar som nemnt i forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv (arkivforskrifta) § 2-7 fyrste ledd andre punktum. Derimot vil ikkje opplysningar som nemnte i arkivforskrifta § 2-7 fyrste ledd tredje punktum og tredje ledd fyrste punktum gå fram av journalane i OEP.”

Dere skriver at dere har ingen annen offentlig journal enn det som finnes i OEP. Slik manglende journalføring er i strid med arkivforskrifta § 2-7.

Vi vil også vise til sak 2007/1807 der Fylkesmannen i Troms, i forbindelse med behandlingen av en klage over feil og mangler i journalføringen av post i Tranøy kommune, bemerker følgende:

”Fylkesmannen vil bemerke at journalføringen er nøkkelen til offentlig innsyn i forvaltningens virksomhet. Det er ved gjennomsyn av journalen at presse og andre interesserte i praksis kan få fulgt med i virksomheten og eventuelt velge hvilke dokumenter man ønsker å be om innsyn i. De interesser som ivaretas gjennom offentlighetsloven vil bli sterkt skadelidende dersom et forvaltningsorgan unnlater å føre journal, eller dersom journalen ikke inneholder de opplysninger den skal. Dette vil kunne føre til en uthuling av offentlighetsprinsippet.”

På bakgrunn av ovenstående ber vi om en ny vurdering av vårt krav på innsyn i deres postjournal. Vi ber også om at det foretas en ny vurdering av om deres journalføring tilfredstiller kravene i lovverket. Dersom avslaget opprettholdes, ber vi om at saken oversendes klageinstans i tråd med offentleglova § 32.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/direkt...

Med vennlig hilsen,

J. Dahl

Postmottak, Direktoratet for økonomistyring

1 Attachment

Viser til tidligere korrespondanse.

For å være imøtekommende har vi nå foretatt et uttrekk av vår offentlige journal for 2015 i form av to pdf-filer. Disse er delt opp på grunn av filstørrelsen og begrensninger i e-postsystemet.

Vi gjør oppmerksom på disse uttrekkene inneholder de samme journalposter som foreligger på OEP. Både dette uttrekket og OEP inneholder vår fullstendige offentlige journal.

Vennlig hilsen
Ole Arild Vesthagen
førstekonsulent - arkiv
Direktoratet for økonomistyring (DFØ)
Strategi- og fellestjenesteavdelingen, Oslo
Tlf. 932 42 653, sentralbord 400 07 997
www.dfo.no

-----Opprinnelig melding-----
Fra: J. Dahl [mailto:[Innsyns-e-postadresse #135]]
Sendt: 22. juli 2016 12:02
Til: Postmottak
Emne: Klage over Innsynshenvendelse etter Offentlighetslova - Direktoratet for økonomistyring - Postjournal 2015

Kjære Direktoratet for økonomistyring,

KLAGE OVER AVSLAG PÅ INNSYN

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Direktoratet for økonomistyring sin håndtering av min innsynshenvendelse «Direktoratet for økonomistyring - Postjournal 2015». I avslaget oppgis ikke lovhjemmel for avslaget. Dette er i strid med offentleglova §31(1), der det heter:

”Avslag på innsynskrav skal vere skriftleg. Organet skal alltid vise til den føresegna som gir grunnlag for avslaget, og til kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er brukt. Dersom § 13 er grunnlag for avslaget, skal organet også vise til føresegna som pålegg teieplikt. Byggjer avslaget på forskrift, må organet opplyse om dette, og kva punkt i forskrifta avslaget byggjer på. Avslaget skal også opplyse om høvet til å klage og om klagefristen.”

Vi ber derfor om at det snarest opplyses hvilken lovhjemmel i offentleglova som hjemler avslaget.

På bakgrunn av ovenstående ber vi om en ny vurdering av vårt innsynskrav. Vi minner videre om at innsynskrav skal behandles ”uten ugrunna opphold”, noe som stiller krav om rask behandling. Sivilombudsmannen har i flere av sine uttalelser lagt til grunn at innsynskrav skal behandles samme dag, eller senest innen 1-3 virkedager, jf. Sivilombudsmannens uttalelse i sak 2006/2192, der følgende presiseres:

”Det følger av offentlighetsloven § 9 første ledd at begjæringer om innsyn i forvaltningens dokumenter skal avgjøres «uten ugrunnet opphold». I særskilte meldinger til Stortinget og i flere uttalelser har ombudsmannen lagt til grunn at de fleste begjæringer bør «kunne avgjøres samme dag eller i alle fall i løpet av 1-3 virkedager, dersom det ikke skulle foreligge spesielle praktiske vanskeligheter» (Somb-2005-14). Både regjeringen og Stortingets justiskomité har sluttet seg til dette, se St.meld. nr. 32 (1997-1998) på side 97 og 100, samt Innst. S. nr. 21 (1998-1999) på side 18.”

Alminnelig krav om behandling innen 1-3 dager er gjentatt flere steder i forbindelse med arbeid med den nye offentleglova 19. mai 2006 nr. 16, jf. NOU:30 s. 220 og Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) s. 151, og er også tatt inn i Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 106:

”Offentleglova § 29 fyrste ledd andre punktum slår fast at eit krav om innsyn skal avgjerast utan ugrunna opphald. Dette vil seie at kravet skal avgjerast så snart som det er praktisk mogleg. Fleirtalet av innsynskrav gjeld dokument som det ikkje er aktuelt å gjere unntak for eller relativt korte dokument der det fort vil gå fram om det er aktuelt med unntak. Desse krava er såpass enkle å avgjere at dei ofte bør kunne avgjerast same dag som dei er mottekne, om det aktuelle kravet då ikkje kjem heilt på slutten av dagen, det kjem svært mange innsynskrav, eller det oppstår andre liknande situasjonar. To til tre verkedagar må vere nærast maksimal tid i slike tilfelle. Dersom det derimot må gjerast undersøkjingar, kravet reiser vanskelege og tvilsame spørsmål, eller gjeld store eller mange dokument, og difor medfører mykje arbeid, kan det brukast meir tid, men kravet må like fullt behandlast så snart det er praktisk mogleg.”

Vi ber derfor om snarlig og korrekt behandling av vårt innsyn.

Retten til innsyn i journal følger av offentleglova § 3 at alle kan ”krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ”.

Videre følger det av offentleglova § 10 at ”organet skal føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter.”

Journalen skal inneholde en samlet oversikt av inn og utgående dokumenter som etter offentleglova §§ 2 og 3 må regnes som saksdokumenter for organet. Dette følger av forskrift om offentlege arkiv, av 11.12.98 (arkivforskriften) § 2-6.

De nærmere kravene til journalføring går fram av forskriftens § 2-7:

«Ved registrering av dokument i journalen skal ein føre inn følgjande:
a) journalføringsdato,
b) saks- og dokumentnummer,
c) sendar og/eller mottakar»,
d) opplysningar om sak, innhald eller emne,
e) dateringa på dokumentet.

I tillegg skal journalen innehalde arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte.»

Betydningen av informative postjournaler er framhevet blant annet i Justisdepartementets rundskriv G-18/2001:”Journalen er et meget nyttig redskap for personer som ønsker å finne fram til dokumenter av interesse. Det er derfor viktig at journalen føres etter regelverket.”

Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 49-50 presiserer:

”Offentlegforskrifta § 6 tredje ledd gir nærare reglar om innhaldet i elektroniske journalar som blir tilgjengleggjorde på Internett. Desse reglane inneber at dei journalane som blir gjorde tilgjengelege på Internett etter offentlegforskrifta § 6 vil ha eit noko annleis innehald enn journalane slik dei opphavleg blir førte i samsvar med arkivforskrifta. Den som ynskjer det vil framleis kunne gå direkte til det enkelte organ som er omfatta av ordninga etter § 6, og be om innsyn i journalen på vanleg vis der. Vedkomande vil då ha krav på å få sjå journalen slik han skal sjå ut når han er ført i samsvar med arkivforskrifta.

Etter offentlegforskrifta § 6 tredje ledd fyrste punktum skal journalane som blir offentleggjorde gjennom OEP-ordninga innehalde opplysningar som nemnt i forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv (arkivforskrifta) § 2-7 fyrste ledd andre punktum. Derimot vil ikkje opplysningar som nemnte i arkivforskrifta § 2-7 fyrste ledd tredje punktum og tredje ledd fyrste punktum gå fram av journalane i OEP.”

Dere skriver at dere har ingen annen offentlig journal enn det som finnes i OEP. Slik manglende journalføring er i strid med arkivforskrifta § 2-7.

Vi vil også vise til sak 2007/1807 der Fylkesmannen i Troms, i forbindelse med behandlingen av en klage over feil og mangler i journalføringen av post i Tranøy kommune, bemerker følgende:

”Fylkesmannen vil bemerke at journalføringen er nøkkelen til offentlig innsyn i forvaltningens virksomhet. Det er ved gjennomsyn av journalen at presse og andre interesserte i praksis kan få fulgt med i virksomheten og eventuelt velge hvilke dokumenter man ønsker å be om innsyn i. De interesser som ivaretas gjennom offentlighetsloven vil bli sterkt skadelidende dersom et forvaltningsorgan unnlater å føre journal, eller dersom journalen ikke inneholder de opplysninger den skal. Dette vil kunne føre til en uthuling av offentlighetsprinsippet.”

På bakgrunn av ovenstående ber vi om en ny vurdering av vårt krav på innsyn i deres postjournal. Vi ber også om at det foretas en ny vurdering av om deres journalføring tilfredstiller kravene i lovverket. Dersom avslaget opprettholdes, ber vi om at saken oversendes klageinstans i tråd med offentleglova § 32.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/direkt...

Med vennlig hilsen,

J. Dahl

-------------------------------------------------------------------
Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #135]

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Vesthagen Ole Arild, Direktoratet for økonomistyring

1 Attachment

Her kommer andre del av journalen for 2015.

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Postmottak
Sendt: 25. juli 2016 09:02
Til: 'J. Dahl'
Emne: SV: Klage over Innsynshenvendelse etter Offentlighetslova - Direktoratet for økonomistyring - Postjournal 2015

Viser til tidligere korrespondanse.

For å være imøtekommende har vi nå foretatt et uttrekk av vår offentlige journal for 2015 i form av to pdf-filer. Disse er delt opp på grunn av filstørrelsen og begrensninger i e-postsystemet.

Vi gjør oppmerksom på disse uttrekkene inneholder de samme journalposter som foreligger på OEP. Både dette uttrekket og OEP inneholder vår fullstendige offentlige journal.

Vennlig hilsen
Ole Arild Vesthagen
førstekonsulent - arkiv
Direktoratet for økonomistyring (DFØ)
Strategi- og fellestjenesteavdelingen, Oslo Tlf. 932 42 653, sentralbord 400 07 997 www.dfo.no

-----Opprinnelig melding-----
Fra: J. Dahl [mailto:[Innsyns-e-postadresse #135]]
Sendt: 22. juli 2016 12:02
Til: Postmottak
Emne: Klage over Innsynshenvendelse etter Offentlighetslova - Direktoratet for økonomistyring - Postjournal 2015

Kjære Direktoratet for økonomistyring,

KLAGE OVER AVSLAG PÅ INNSYN

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Direktoratet for økonomistyring sin håndtering av min innsynshenvendelse «Direktoratet for økonomistyring - Postjournal 2015». I avslaget oppgis ikke lovhjemmel for avslaget. Dette er i strid med offentleglova §31(1), der det heter:

”Avslag på innsynskrav skal vere skriftleg. Organet skal alltid vise til den føresegna som gir grunnlag for avslaget, og til kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er brukt. Dersom § 13 er grunnlag for avslaget, skal organet også vise til føresegna som pålegg teieplikt. Byggjer avslaget på forskrift, må organet opplyse om dette, og kva punkt i forskrifta avslaget byggjer på. Avslaget skal også opplyse om høvet til å klage og om klagefristen.”

Vi ber derfor om at det snarest opplyses hvilken lovhjemmel i offentleglova som hjemler avslaget.

På bakgrunn av ovenstående ber vi om en ny vurdering av vårt innsynskrav. Vi minner videre om at innsynskrav skal behandles ”uten ugrunna opphold”, noe som stiller krav om rask behandling. Sivilombudsmannen har i flere av sine uttalelser lagt til grunn at innsynskrav skal behandles samme dag, eller senest innen 1-3 virkedager, jf. Sivilombudsmannens uttalelse i sak 2006/2192, der følgende presiseres:

”Det følger av offentlighetsloven § 9 første ledd at begjæringer om innsyn i forvaltningens dokumenter skal avgjøres «uten ugrunnet opphold». I særskilte meldinger til Stortinget og i flere uttalelser har ombudsmannen lagt til grunn at de fleste begjæringer bør «kunne avgjøres samme dag eller i alle fall i løpet av 1-3 virkedager, dersom det ikke skulle foreligge spesielle praktiske vanskeligheter» (Somb-2005-14). Både regjeringen og Stortingets justiskomité har sluttet seg til dette, se St.meld. nr. 32 (1997-1998) på side 97 og 100, samt Innst. S. nr. 21 (1998-1999) på side 18.”

Alminnelig krav om behandling innen 1-3 dager er gjentatt flere steder i forbindelse med arbeid med den nye offentleglova 19. mai 2006 nr. 16, jf. NOU:30 s. 220 og Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) s. 151, og er også tatt inn i Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 106:

”Offentleglova § 29 fyrste ledd andre punktum slår fast at eit krav om innsyn skal avgjerast utan ugrunna opphald. Dette vil seie at kravet skal avgjerast så snart som det er praktisk mogleg. Fleirtalet av innsynskrav gjeld dokument som det ikkje er aktuelt å gjere unntak for eller relativt korte dokument der det fort vil gå fram om det er aktuelt med unntak. Desse krava er såpass enkle å avgjere at dei ofte bør kunne avgjerast same dag som dei er mottekne, om det aktuelle kravet då ikkje kjem heilt på slutten av dagen, det kjem svært mange innsynskrav, eller det oppstår andre liknande situasjonar. To til tre verkedagar må vere nærast maksimal tid i slike tilfelle. Dersom det derimot må gjerast undersøkjingar, kravet reiser vanskelege og tvilsame spørsmål, eller gjeld store eller mange dokument, og difor medfører mykje arbeid, kan det brukast meir tid, men kravet må like fullt behandlast så snart det er praktisk mogleg.”

Vi ber derfor om snarlig og korrekt behandling av vårt innsyn.

Retten til innsyn i journal følger av offentleglova § 3 at alle kan ”krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ”.

Videre følger det av offentleglova § 10 at ”organet skal føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter.”

Journalen skal inneholde en samlet oversikt av inn og utgående dokumenter som etter offentleglova §§ 2 og 3 må regnes som saksdokumenter for organet. Dette følger av forskrift om offentlege arkiv, av 11.12.98 (arkivforskriften) § 2-6.

De nærmere kravene til journalføring går fram av forskriftens § 2-7:

«Ved registrering av dokument i journalen skal ein føre inn følgjande:
a) journalføringsdato,
b) saks- og dokumentnummer,
c) sendar og/eller mottakar»,
d) opplysningar om sak, innhald eller emne,
e) dateringa på dokumentet.

I tillegg skal journalen innehalde arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte.»

Betydningen av informative postjournaler er framhevet blant annet i Justisdepartementets rundskriv G-18/2001:”Journalen er et meget nyttig redskap for personer som ønsker å finne fram til dokumenter av interesse. Det er derfor viktig at journalen føres etter regelverket.”

Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 49-50 presiserer:

”Offentlegforskrifta § 6 tredje ledd gir nærare reglar om innhaldet i elektroniske journalar som blir tilgjengleggjorde på Internett. Desse reglane inneber at dei journalane som blir gjorde tilgjengelege på Internett etter offentlegforskrifta § 6 vil ha eit noko annleis innehald enn journalane slik dei opphavleg blir førte i samsvar med arkivforskrifta. Den som ynskjer det vil framleis kunne gå direkte til det enkelte organ som er omfatta av ordninga etter § 6, og be om innsyn i journalen på vanleg vis der. Vedkomande vil då ha krav på å få sjå journalen slik han skal sjå ut når han er ført i samsvar med arkivforskrifta.

Etter offentlegforskrifta § 6 tredje ledd fyrste punktum skal journalane som blir offentleggjorde gjennom OEP-ordninga innehalde opplysningar som nemnt i forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv (arkivforskrifta) § 2-7 fyrste ledd andre punktum. Derimot vil ikkje opplysningar som nemnte i arkivforskrifta § 2-7 fyrste ledd tredje punktum og tredje ledd fyrste punktum gå fram av journalane i OEP.”

Dere skriver at dere har ingen annen offentlig journal enn det som finnes i OEP. Slik manglende journalføring er i strid med arkivforskrifta § 2-7.

Vi vil også vise til sak 2007/1807 der Fylkesmannen i Troms, i forbindelse med behandlingen av en klage over feil og mangler i journalføringen av post i Tranøy kommune, bemerker følgende:

”Fylkesmannen vil bemerke at journalføringen er nøkkelen til offentlig innsyn i forvaltningens virksomhet. Det er ved gjennomsyn av journalen at presse og andre interesserte i praksis kan få fulgt med i virksomheten og eventuelt velge hvilke dokumenter man ønsker å be om innsyn i. De interesser som ivaretas gjennom offentlighetsloven vil bli sterkt skadelidende dersom et forvaltningsorgan unnlater å føre journal, eller dersom journalen ikke inneholder de opplysninger den skal. Dette vil kunne føre til en uthuling av offentlighetsprinsippet.”

På bakgrunn av ovenstående ber vi om en ny vurdering av vårt krav på innsyn i deres postjournal. Vi ber også om at det foretas en ny vurdering av om deres journalføring tilfredstiller kravene i lovverket. Dersom avslaget opprettholdes, ber vi om at saken oversendes klageinstans i tråd med offentleglova § 32.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/direkt...

Med vennlig hilsen,

J. Dahl

-------------------------------------------------------------------
Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #135]

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------