PR-sjef i Norad Mina Gerhardsens kalender hittil i 2018

Innsynsførespurnaden vart avvist av Direktoratet for utviklingssamarbeid - Norad.

Kjære Direktoratet for utviklingssamarbeid - Norad,

I medhold av offentlighetsloven og med henvisning til Sivilombudsmannens ferske avgjørelse i sak 2017/3029 ber jeg om innsyn i:

– Alle kalenderoppføringer i Mina Gerhardsen sin kalender hittil i 2018, inkludert Outlook-kalender, kalender på smarttelefon og andre steder elektroniske og ikke-elektroniske kalenderoppføringer lagres.

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg organet vurdere om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte, for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Dokumentbegrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt, jf. Justisdepartementets rettleiar til offentleglova (s. 34) – noe som betyr at man kan be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter, inkludert sms og korrespondanse på sosiale medier. Det er ikke noe krav at det gjelder en konkret sak hos organet eller at dokumentet er journalført, at «dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg», jf. nevnte veileder (s. 37).

Minner om veiledningsplikten som følger av forvaltningsloven § 11 som foreskriver at dere plikter å gi veildning med formål om å «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte».

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31 første ledd. Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd.

Med vennlig hilsen,

Jon Hansen

NORAD-Post-Innsyn, Direktoratet for utviklingssamarbeid - Norad

Norad bekrefter at din innsynsbegjæring er mottatt. For tiden mottar vi svært mange innsynsbegjæringer og vi kan derfor ikke garantere at ditt krav blir behandlet innen fem arbeidsdager. At det tar mer enn fem dager, betyr ikke nødvendigvis at det skal tolkes som avslag. Du vil få svar så snart innsynsbegjæringen er ferdigbehandlet.

Mvh
Norad / Post-innsyn

vis sitert seksjon

NORAD-Post-Innsyn, Direktoratet for utviklingssamarbeid - Norad

Det vises til din innsynsbegjæring 18. februar 2018 i «[a]lle kalenderoppføringer i Mina Gerhardsen sin kalender hittil i 2018, inkludert Outlook-kalender, kalender på smarttelefon og andre steder elektroniske og ikke-elektroniske kalenderoppføringer lagres.»

Norad vil innledningsvis beklage at det har tatt noe mer tid enn normalt å behandle innsynsbegjæringen. Dette skyldes at vi har avventet Sivilombudsmannens uttalelse i en tilsvarende innsynssak. Vi vil for øvrig bemerke at det ikke er «en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav» som angitt i din begjæring. Det følger av offentlighetsloven § 29 at krav skal avgjøres «utan ugrunna opphald». Sett i lys av nevnte omstendighet, anser vi saksbehandlingstiden for å ligge innenfor lovens krav.

Det følger av offentlighetsloven § 28 andre ledd første punktum at «[i]nnsynskravet må gjelde ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art. […]» I dette ligger et krav om identifisering av dokumenter det ønskes innsyn i. Dette er til hinder for at et innsynskrav kan gjelde alle saker av en bestemt art, uten at den enkelte saken blir identifisert.

I Justis- og beredskapsdepartementets «Rettleiar til offentleglova» er det i pkt. 9.1 (Innsynskravet - kravet til identifikasjon) understreket at «[k]ravet om at innsynskravet må gjelde ei bestemt sak inneber at den som krev innsyn må gi ei tilstrekkeleg presis skildring av saka vedkomande ynskjer innsyn i til at organet kan finne frem til ho utan at det blir urimeleg arbeidskrevjande.» Videre fremgår det av veiledningen at «[v]ilkåret om rimeleg utstrekning tek sikte på den arbeidsbyrda forvaltningsorganet får når det skal handsame kravet. Dersom organet ikkje har teknologi til å finne fram i sakene automatisk, men må gjere dette manuelt, vil ein ikkje kunne krevje at eit innsynskrav som gjeld innsyn i saker av ein bestemt art blir teke under handsaming.» Dette er også omtalt i forarbeidene til loven, se Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) kapittel 16.

Ditt innsynskrav gjelder ikke en konkret sak eller saker av en bestemt art. I stedet har du bedt om innsyn i alle elektroniske og ikke-elektroniske kalenderoppføringer for Norads direktør i perioden 1. januar til 18. februar 2018. Norads vurdering er derfor at innsynsbegjæringen ikke tilfredsstiller kravet til identifikasjon i offentlighetsloven § 28.

Vedtaket om avslag kan påklages. En eventuell klage må rettes til Norad innen tre uker etter at du har mottatt denne e-posten. Dersom Norad etter en fornyet vurdering kommer til at avslaget må opprettholdes, vil saken bli sendt til Utenriksdepartementet/Klima- og miljødepartementet for endelig avgjørelse.

I innsynsbegjæringen minner du om veiledningsplikten etter forvaltningsloven § 11. Det er imidlertid ikke noe i innsynsbegjæringen som gir noen indikasjon på hvilke saker du er interessert i. Av den grunn er Norad avhengig av mer informasjon dersom du ønsker veiledning for å kunne identifisere saker av interesse.

For det tilfelle at du ønsker å følge opp innsynsbegjæringen, vil vi nevne at enkelte oppføringer, for eksempel oppføringer av rent privat karakter, ikke er å anse som saksdokumenter. Slike oppføringer vil altså ikke omfattes ikke av innsynsretten.

Med vennlig hilsen
Norad-Post-Innsyn