HSØs etterlevelse av personvernforordningen

Ventar på klagehandsaming hos Helse Sør-Aust RHF, Hamar.

Monica Stensrud

Kjære Helse Sør-Øst RHF, Hamar,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

– Alle dokumenter og all korrespondanse som omhandler hvilke forberedelser HSØ gjør for å etterkomme kravene i personvernforordningen (GDPR).

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg organet vurdere om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Dokumentbegrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt, jf. Justisdepartementets rettleiar til offentleglova (s. 34) – noe som betyr at man kan be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter, inkludert sms og korrespondanse på sosiale medier. Det er ikke noe krav at det gjelder en konkret sak hos organet eller at dokumentet er journalført, at «dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg», jf. nevnte veileder (s. 37).

Minner om veiledningsplikten som følger av forvaltningsloven § 11 som foreskriver at dere plikter å gi veildning med formål om å «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte».

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold og den som mottar et innsynskrav skal «vurdere kravet konkret og sjølvstendig», jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31 første ledd. Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd.

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

HSORHF PB Postmottak, Helse Sør-Aust RHF, Hamar



Det bekreftes herved at Helse Sør-Øst RHF har mottatt din e-post.
Henvendelsen vil bli videresendt den rette avdeling for behandling. Vanlig
saksbehandlingstid må beregnes selv om henvendelsen er sendt via e-post.

 

Helse Sør-Øst RHF har iht personopplysningsforskriften og Norm for
informasjonssikkerhet ikke anledning til å gi svar som inneholder
helseopplysninger pr e-post. Vi vil derfor besvare din henvendelse i brevs
form. Vi ber derfor om at du sender oss din fullstendige postadresse, og
gjerne også telefonnummer slik at vi raskt kan ta kontakt ved behov for
ytterligere opplysninger.

 

Helse Sør-Øst RHF gjør oppmerksom på at bruk av e-post har mange svakheter
som gjør at fortrolige opplysninger kan komme på avveie. Vi vil derfor
oppfordre deg til å ikke bruke e-post som inneholder sensitive
opplysninger.  

 

Dette er en automatisk opprettet e-post, vennligst ikke svar på denne.

 

Med vennlig hilsen

Helse Sør-Øst RHF

Dokumentsenter

[1]www.helse-sorost.no

References

Visible links
1. file:///tmp/www.helse-sorost.no

Monica Stensrud

Kjære Helse Sør-Øst RHF, Hamar,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Helse Sør-Øst RHF, Hamar sin håndtering av min innsynshenvendelse «HSØs etterlevelse av personvernforordningen».

Jeg ba om innsyn den 9. mai.

Jeg kan ikke se at innsynskravet er saksbehandlet, og påklager derfor avslaget etter femdagersfristen i tråd med offentleglova § 32 andre ledd, som foreskriver:

«Dersom den som har kravd innsyn, ikkje har fått svar innan fem arbeidsdagar etter at organet mottok kravet, skal dette reknast som eit avslag som kan påklagast etter første ledd.»

Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offentleglova § 32 med kopi til oss.

Dersom klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi har muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Ber da også om en utvidet begrunnelse. Minner forøvrig om offentleglova § 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunna opphold».

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/hsos_e...

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

HSORHF PB Postmottak, Helse Sør-Aust RHF, Hamar

12 Attachments

Det vises til deres begjæring om innsyn mottatt den 9. mai 2018. Dere begjærer innsyn i alle dokumenter og all korrespondanse som omhandler hvilke forberedelser Helse Sør-Øst RHF gjør for å etterkomme kravene i personvernforordningen (GDPR). Innsynsbegjæringen er vid. Helse Sør-Øst RHF oppfatter at det her bes om innsyn i dokumenter og korrespondanse som har vært i regi av Helse Sør-Øst RHF og som spesielt retter seg mot forberedelser til ny personopplysningslov, som implementerer EUs personvernforordning i norsk rett. Forberedelser til GDPR har vært tema på regionalt sikkerhetsfaglig råd (RSR) og det vedlegges møteinnkallinger til disse møtene. Videre har GDPR vært tema interne møter. I forbindelse med forberedelser til GDPR har det av interne og eksterne vært holdt diverse presentasjoner. Helse Sør-Øst RHF har lagt til grunn at selve presentasjonene som har vært holdt ikke er omfattet av innsynsbegjæringen.

Vedlagt følger dokumenter det er begjært innsyn i. I dokument «06022018 møteinnkalling informasjonssikkerhet HSØ» er det sladdet opplysninger med hjemmel i offentleglova § 24 andre og tredje ledd. Meroffentlighet etter offentleglova § 11 er vurdert.

I tillegg til vedlagte dokumenter legges det ved link til følgende dokumenter:
- Saksliste til Styremøte i Styremøte i Helse Sør-Øst RHF 14. desember 2017 og saksgrunnlag til sak 122-2017 Informasjo9nssikkerhet og personvern. Ny personvernlovgivning i EU/EØS (GDPR) https://www.helse-sorost.no/Documents/St... https://www.helse-sorost.no/Documents/St... https://www.helse-sorost.no/Documents/St...
- Oppdrag og bestilling 2018 fra Helse Sør-Øst RHF til underliggende helseforetak. Dokument til Oppdrag og bestilling 2018 til Oslo universitetssykehus HF https://www.helse-sorost.no/Documents/Op...

Avslag om innsyn kan påklages til Helse- og omsorgsdepartementet. Klagefristen er 3 uker fra tidspunktet om underretningen er mottatt. En eventuell klage skal sendes til Helse Sør-Øst RHF, Postboks 404, 2303 Hamar.

Med vennlig hilsen

Helse Sør-Øst RHF
Postboks 404, 2303 Hamar - Besøksadresse: Parkgata 36 Hamar
[epostadresse] - [Helse Sør-Øst RHF, Hamar henvendelses-e-postadresse]
www.helse-sorost.no

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Monica Stensrud [mailto:[Innsyns-e-postadresse #844]]
Sendt: 9. mai 2018 11:56
Til: HSORHF PB Postmottak <[Helse Sør-Øst RHF, Hamar henvendelses-e-postadresse]>
Emne: innsyn etter Offentleglova - HSØs etterlevelse av personvernforordningen

Kjære Helse Sør-Øst RHF, Hamar,

I medhold av offentlighetsloven ber jeg om innsyn i:

– Alle dokumenter og all korrespondanse som omhandler hvilke forberedelser HSØ gjør for å etterkomme kravene i personvernforordningen (GDPR).

Da Riksrevisjonen har avdekket alvorlige mangler i forvaltningens journalføring ber jeg organet vurdere om det er nødvendig med en gjennomgang med aktuelle ansatte for å identifisere epost og dokumenter som kan være omfattet av kravet, men som ikke er korrekt journalført eller ikke underlagt journalføringsplikt, men allikevel omfattet.

Dokumentbegrepet er teknologi- og informasjonsnøytralt, jf. Justisdepartementets rettleiar til offentleglova (s. 34) – noe som betyr at man kan be om innsyn i det meste av forvaltningens dokumenter, inkludert sms og korrespondanse på sosiale medier. Det er ikke noe krav at det gjelder en konkret sak hos organet eller at dokumentet er journalført, at «dokumentet gjeld ansvarsområda til organet eller til verksemda meir generelt er tilstrekkeleg», jf. nevnte veileder (s. 37).

Minner om veiledningsplikten som følger av forvaltningsloven § 11 som foreskriver at dere plikter å gi veildning med formål om å «gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte».

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold og den som mottar et innsynskrav skal «vurdere kravet konkret og sjølvstendig», jf. offl. § 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. § 31 første ledd. Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. § 32 andre ledd.

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

-------------------------------------------------------------------

Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #844]

Er [Helse Sør-Øst RHF, Hamar henvendelses-e-postadresse] feil adresse for henvendelser om innsyn etter Offentleglova til Helse Sør-Øst RHF, Hamar? I så fall, vær så snill å ta kontakt med oss ved å bruke dette skjemaet:
https://www.mimesbronn.no/change_request...

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Monica Stensrud

Kjære Helse Sør-Øst RHF, Hamar,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Helse Sør-Øst RHF, Hamar sin håndtering av min innsynshenvendelse «HSØs etterlevelse av personvernforordningen».

Vårt innsynkrav er avslått med henvisning til offentlighetslovens § 24 andre og tredje ledd, om unntak for innsyn i melding, tips eller liknende dokument om lovbrudd fra offentlig organ og opplysningar om konkrete sikringstiltak eller detaljert informasjon om vaktrutinar, alarmanlegg osv.

Vi vil med dette påklage vedtaket.

Vi vil minne om at det i lovens ordlyd og i lovens forarbeider settes visse krav til dokumenter som unntas offentlighet etter § 24 andre ledd.

Etter lovens ordlyd er det et krav at dokumentet faktisk må omhandle handlinger som strider mot formell lov eller forskrift hjemlet i lov. Det presiseres i Justisdepartementets veileder til offentleglova (s.144):

«Handlingar som berre strir mot til dømes yrkesetiske reglar eller tenesteinstruksar utan heimel i lov, vil ikkje gi grunnlag for unntak etter desse føresegnene.»

Det stilles også krav til hva som er dokumentets hovedinnhold. I NOU 2003:30 (s.281) understrekes dette:

«At et dokument inneholder enkeltopplysninger om en lovovertredelse, er altså ikke i seg selv nok til at det kan unntas fra offentlighet. Dokumentet må dreie seg om lovovertredelsen.»

Vi vil også påpeke at denne unntaksregelen er en regel om utsatt innsyn. Unntaksmuligheten vil falle bort når saken er avgjort, jfr. Justisdepartementets rettleiar til offentleglova (s. 144):

«Saka vil vere avgjord i § 24 andre ledd andrepunktum sin forstand når det er teke avgjerd om å reagere med ein form for sanksjon som følgje av lovbrotet, som straff, tap av løyve, tvangsmulkt eller liknande. Saka vil òg vere avgjord dersom det blir gjort vedtak om suspensjon eller andre mellombelse tiltak, eller når det er bestemt at det ikkje skal reagerast med nokon sanksjon, til dømes av di det ikkje har funne stad noko lovbrot eler at saka blir lagt bort av andre grunnar.»

Vi vil til sist påpeke at i tilfeller hvor beslutningen om å avslutte en sak drar ut i tid, og avslutningen ikke kommer til et formalisert vedtak, vil dette kunne stride mot god forvaltningsskikk. Vi vil i den forbindelse igjen vise til Justisdepartementets veileder til offentleglova (s.145-146):

«God forvaltningsskikk tilsier imidlertid at forvaltningen sørger for å formalisere forholdet når saken reelt sett er avsluttet. Dersom det går tilstrekkelig lang tid uten at det er reagert med sanksjoner og uten at saken formelt sett er avsluttet, vil man etter omstendighetene kunne anse saken som avgjort, slik at dokumentene i saken blir offentlige.»

Unntak etter § 24 tredje ledd er utdypet i JDs rettleiar, punkt 8.11:

«For at det skal kunne gjerast unntak etter denne føresegna må for det fyrste dei aktuelle opplysningane vere av ein slik karakter at dei er nyttige ved utføring av straffbare handlingar. For det andre må det vere ei viss fare for at opplysningane faktisk vil bli brukte på denne måten. Det er ikkje noko vilkår at den som ber om innsyn kan mistenkjast for å skulle bruke opplysningane til kriminelle føremål, men opplysningane må objektivt sett kunne brukast slik.

Kjerneområdet for unntaket er opplysningar om konkrete sikringstiltak eller detaljert informasjon om vaktrutinar, alarmanlegg osv. Generell og nøytral informasjon om byggjemateriale, rominndeling, storleik osv. vil som regel ikkje vere omfatta av unntaket, sjølv om dette kan vere til hjelp ved straffbare handlingar. For detaljerte teikningar av bygg og liknande vil det vere avgjerande kva bygg det er tale om. Til dømes vil det vere lite behov for å gjere unntak for detaljerte teikningar av vanlege kontorbygg, medan dette kan stille seg annleis for bygg som inneheld store verdiar eller som kan vere utsette for sabotasje. Detaljerte opplysningar om sikring av informasjonssystem i IKT-anlegg tilhøyrande forvaltninga kan også etter omstenda vere omfatta av dette unntaket.

Føresegna kan vidare gi høve til å gjere unntak for opplysningar som kan gjere utanforståande oppmerksame på moglegheita for å utføre ei straffbar handling. Dette kan til dømes dreie seg om opplysningar om tidspunkt for pengetransportar, detaljerte opplysningar om kvar det finst våpen, detaljerte opplysningar om kvar sjeldne fugleartar finst og liknande.

Føresegna vil ikkje gi høve til å gjere unntak for opplysningar som er tilgjengelege frå andre og like pålitelege kjelder. Det er ikkje avgjerande at det er enklare å skaffe seg tilgang til opplysningane gjennom innsyn hos forvaltninga.

Spørsmålet om det er høve til å nekte innsyn må avgjerast ut frå situasjonen på tidspunktet da innsynskravet blir avgjort. Dette inneber at det til dømes ikkje vil kunne gjerast unntak for opplysningar om kontrollrutinar etter at rutinane er endra slik at opplysningane er forelda, med mindre opplysningane kan seie noko om dei nye rutinane.

Etter offentleglova § 24 tredje ledd andre punktum fyrste alternativ er det høve til å gjere unntak for opplysningar når dette er påkravd av di innsyn ville utsetje enkeltpersonar for fare. (...) Dette unntaket gir for det fyrste eit organ høve til å verne om kjeldene sine, til dømes dersom ei kjelde elles kunne bli utsett for represaliar eller fare dersom identiteten hans eller hennar vart kjend. Unntaket vil ikkje berre verne om dei som har gitt opplysningar direkte til forvaltninga, men også om kjelda og dei enkelte vidareformidlarane når opplysningane har gått gjennom fleire ledd.

Unntaket gjeld også utanom kjeldevernsituasjonar. Det kan såleis brukast på alle opplysningar der innsyn vil utsetje ein enkeltperson for fare, uavhengig av kor opplysningane kjem frå. Til dømes vil det vere høve til unntak der forvaltninga sit på opplysningar om at ein enkeltperson har stelt seg på ein slik måte at han kan bli utsett for represaliar frå eit kriminelt miljø eller frå regimet i ein diktaturstat. Unntaket vil gjelde uavhengig av kor personen som skal vernast oppheld seg og uavhengig av frå kven faren trugar. Føresegna må likevel tolkast slik at ho ikkje gir noko vern i tilfelle der risikoen går ut på at enkeltpersonar kan bli utsette for ei straffeforfølging eller liknande der forfølginga og moglege reaksjonar må reknast som legitime også ut frå norske tilhøve, til dømes der saka gjeld opplysningar om narkotikalovbrot i utlandet.»

Vi har problemer med å se at dokumentet skal inneholde opplysninger som er av en slik karakter at de rammes av unntaket her. Vi tillater oss å minne om at kritikk i seg selv ikke gir hjemmel for å unnta etter denne paragrafen.

Vi minner også om at unntaket over kun gjelder opplysninger og ikke hele dokumenter. Dersom dokumentet vi har bedt om innsyn i inneholder enkeltopplysninger som er taushetsbelagt eller kan unntas, skal disse eventuelt sladdes, og restdokumentet leveres ut, med mindre en av bokstavene i § 12 gjør seg gjeldende.

Vi vil i den forbindelse vise til Rettleiar til offentleglova på s. 69 under punkt 5.2: «Ved praktiseringa av § 12 er det viktig å vere merksam på at reglane i den nye lova som knytter unntakshøvet til opplysningar, er innførde for å oppnå auka innsyn, og at det klare utgangspunktet er at resten av dokumentet skal vere offentleg. Offentleglova § 12 må ikkje praktiserast slik at dette utgangspunktet blir undergrave.»

Offentleglova § 12 bokstav a er en snever unntaksregel som kun skal gjelde i de tilfeller der resten av dokumentet alene «vil gi eit klart misvisande inntrykk av innhaldet».

Her vil vi vise til Justis- og politidepartementets Rettleiar til offentleglova, s. 70, punkt 5.2:

«Det er ikkje tilstrekkeleg etter dette alternativet at resten av dokumentet til ein viss grad gir eit misvisande inntrykk, den misvisande effekten må vere «klar». Føresegna gir såleis eit nokså snevert unntakshøve for resten av dokumentet. I vurderinga må ein leggje vekt på om feilaktige slutningar på grunnlag av dokumentet kan skade enkeltpersonar eller vesentlege interesser elles. Det avgjerande er om innhaldet i dokumentet isolert, etter at det er gjort unntak, typisk gjennom overstryking av visse opplysningar, objektivt sett er klart misvisande samanlikna med innhaldet i det fullstendige dokumentet. Eventuell fare for at media eller andre vil kunne kome til å referere innhaldet på eit misvisande vis har ikkje noko å seie i denne vurderinga så lenge resten av dokumentet rimelegvis ikkje kan gi grunnlag for mistydingar.»

Så lenge ikke en vesentlig del av det aktuelle dokumentet er unntatt fra innsyn, og det fortsatt går frem av sammenhengen hva de unntatte opplysningene dreier seg om, kan en neppe si at dokumentet gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet. Det er altså ikke etter denne bestemmelsen tilstrekkelig til å unnta hele dokumentet fra innsyn at helhetsinntrykket blir skjevt fordi det ikke er offentlig i sin helhet.

Offentleglova § 12 bokstav b gir kun adgang til å gjøre unntak for hele dokumentet dersom det ville være «urimeleg arbeidskrevjande å skilje ut dei opplysningane som er omfatta av ei unntaksføresegn.»

Om dette sier Rettleiar til offentleglova, s. 70, punkt 5.2: «Det vil vere aktuelt å bruke denne føresegna når det blir kravd innsyn i store dokument, og dei opplysningane som fell inn under eit unntak er spreidde over heile eller store delar av dokumentet, slik at det blir svært arbeidskrevjande å gjennomgå dokumentet og fjerne dei opplysningane som skal haldast utanom innsyn. Det dreier seg altså om eit nokså snevert unntak som ikkje vil gi grunnlag for å gjere unntak for resten når det gjeld dokument av vanleg storleik. Dette gjeld sjølv om eit dokumentet av vanleg storleik inneheld mange opplysningar som kan haldast utanom innsyn.»

At lovens ordlyd benytter uttrykket «urimeleg arbeidskrevene» gjør at det skal mye til for at denne unntaksbestemmelsen kan anvendes. Hva som er «urimelig» må også tolkes i lys av hvor viktig opplysningene er, jo større offentlig interesse, jo mer skal det til for å unnta, og det må foretas en merinnsynsvurdering.

Offentleglova § 12 bokstav c gir kun adgang til å gjøre unntak for hele dokumentet dersom de opplysninger som blir unntatt «utgjer den vesentlegaste delen av dokumentet».

Om dette sier Rettleiar til offentleglova s. 70, punkt 5.2: «Ein kan her både leggje vekt på omfanget av opplysningane det blir gjort unntak for, og på kor sentrale desse opplysningane er.»

Dette må forstås slik at det for det første må være adgang til å unnta de opplysningene som er unntatt, for det andre må omfanget av disse opplysningene utgjøre den største delen av dokumentet og for det tredje må det skje en vurdering av hvor sentrale de utelatte opplysningene er sett opp mot helheten i dokumentet.

Vi minner også om at det bare kan gjøres unntak der det er et reelt behov for unntak som veier tyngre enn det generelle hensynet til offentlig innsyn. Dette er et grunnleggende prinsipp som både følger av plikten til å utøve «meirinnsyn» (§ 11) og som Stortinget vektla i sin behandling av offentleglova i Innst. O. nr. 41 (2005-2006) punkt 2.4.2:

«Flertallet legger til grunn at lovgivers intensjon var og fortsatt er, at man på tross av mulig hjemmel til å nekte innsyn likevel skulle vurdere å gi innsyn dersom det ikke ville være betenkelig. Flertallet legger til grunn at forvaltningen har en plikt til å vurdere meroffentlighet. Det må i denne sammenheng tas hensyn til lovgivers intensjon om åpenhet som hovedregel. Flertallet mener at forvaltningen må ha vurdert om det foreligger en mulig skadefølge hvis den likevel ikke finner at meroffentlighet kan forsvares. Terskelen for å nekte innsyn bør etter Flertallets oppfatning være høy.

Flertallet registrerer at meroffentlighetsregelen i gjeldende lov foreslås videreført. Flertallet er tilfreds med at meroffentlighetsregelen foreslås styrket ved at det blir presisert i loven at forvaltningen ved meroffentlighetsvurderingen skal foreta en avveining av hensynene som taler for og imot offentlighet, samtidig som forvaltningen oppfordres til å gi innsyn dersom hensynene som taler for offentlighet veier tyngst. Etter flertallets syn er det meget viktig at meroffentlighet alltid blir vurdert, og at det selv om det er adgang til å gjøre unntak likevel gis innsyn i tilfeller der det ikke er et reelt og saklig behov for å nekte innsyn. De foreslåtte presiseringer vil etter flertallets syn ivareta at loven praktiseres i samsvar med disse retningslinjene.»

Vi tillater oss også å minne om at den nye offentleglova har et klart mål om mer åpenhet rundt forvaltningens saksdokumenter. Dette følger direkte av lovens formålsparagraf, § 1, og er uttalt både i lovens forarbeider og i Justisdepartementets veileder, punkt 1:

«Det mest sentrale føremålet med den nye lova er å styrke retten til innsyn i saksdokument i forvaltninga. Den nye offentleglova utvidar på fleire område retten til innsyn samanlikna med offentlegheitslova 1970 ved at lova omfattar fleire verksemder, og inneber ei utviding av kva slag informasjon det kan krevjast innsyn i. Vidare er høvet til å gjere unntak frå innsyn innsnevra. Dessutan blir har den som krev innsyn fått sterkare rettar under sakshandsaminga av innsynskravet.»

Videre understreker vi at § 24 andre og tredje ledd er kan-unntak, det vil si at selv om det er hjemmel for å unnta, så er det ikke plikt til å unnta. Organet kan utøve merinnsyn etter § 11. Etter vårt syn må det tillegges vekt i en merinnsynsvurdering at det er et viktig dokument for samfunnet å få tilgang til i lys av de alvorlige og gjentatte personvernskandalene i HSØ, og at dette veier tyngre enn behovet for å unnta. Vi mener derfor man ut i fra en merinnsynsvurdering må gi innsyn, selv om bestemmelsene gir hjemmel for å unnta.

På bakgrunn av ovenstående ber vi om en ny vurdering av avslaget.

Hvis avslaget fastholdes helt eller delvis, ber vi om en utvidet begrunnelse for avslaget i tråd med offl. § 31 andre ledd, der en både begrunner hvorfor en mener § 24 andre og tredje ledd gir hjemmel for unntak, og angir de hovedhensyn som har vært avgjørende i vurderingen av å nekte innsyn. Vi ber samtidig om at klagen oversendes klageinstans «uten ugrunna opphold», slik som er kravet i offl. § 32.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/hsos_e...

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

HSORHF PB Postmottak, Helse Sør-Aust RHF, Hamar

Helse Sør-Øst RHF mottok den 9. mai 2018 deres begjæring om innsyn i alle dokumenter og all korrespondanse som omhandler hvilke forberedelser Helse Sør-Øst RHF gjør for å etterkomme kravene i personvernforordningen (GDPR). Helse Sør-Øst RHF la til grunn at det ble begjært innsyn i dokumenter og korrespondanse som har vært i regi av Helse Sør-Øst RHF og som spesielt retter seg mot forberedelser til ny personopplysningslov, som implementerer EUs personvernforordning i norsk rett. Det ble gitt innsyn i alle opplysningene som var omfattet av innsynsbegjæringen. Opplysningene som er sladdet i sak 6-1 og sak 8-1 i dokument «06022018 møteinnkalling informasjonssikkerhet» omhandler ikke hvilke forberedelser Helse Sør-Øst RHF gjør for å etterkomme kravene i personvernforordningen (GDPR) og ny personopplysningslov. Ved en inkurie ble dette ikke opplyst om i Helse Sør-Øst RHFs svar på deres innsynsbegjæring.

Helse Sør-Øst RHF ser i ettertid at opplysninger som gjelder forberedelser Helse Sør-Øst RHF gjør for å etterkomme kravene i personvernforordningen i dokumentene «06022018 møteinnkallinger informasjonssikkerhet i HSØ», «20032018 møteinnkalling informasjonssikkerhet HSØ» og »17042018 møteinnkalling informasjonssikkerhet HSØ», som dere er gitt innsyn i, gjerne hadde vært mer hensiktsmessig for dere at hadde vært sammenstilt til ett dokument, eventuelt at opplysningene som ikke var omfattet av innsynsbegjæringen i nevnte dokumenter var sladdet. På den måten ville det ha vært lettere tilgjengelig for dere hvilke opplysninger som gjelder forberedelser Helse Sør-Øst RHF gjør for å etterkomme kravene i personvernforordningen. Det informeres derfor her at følgende opplysninger i de tre ovennevnte dokumentene er omfattet av innsynskravet:

- Opplysninger i sak 2-1, 5-1 og 11-1 i dokument «06022018 møteinnkallinger informasjonssikkerhet i HSØ»
- Opplysninger i sak 5-3 i dokument «20032018 møteinnkalling informasjonssikkerhet HSØ»
- Opplysninger i sak 5-4 og 12-4 i dokument »17042018 møteinnkalling informasjonssikkerhet HSØ»

Det følger av offentleglova § 32 første ledd at avgjørelser om å gi innsyn ikke kan påklages. Helse Sør-Øst RHF har her gitt innsyn i alle opplysningene som er omfattet av innsynsbegjæringen, og kan derfor ikke se at det er aktuelt med noen klage. Dersom det ønskes innsyn i andre saker eller opplysninger enn det innsynsbegjæringen omfatter, så må det begjæres innsyn i det. Vi ber i så fall om en tilbakemelding på det.

Med vennlig hilsen

Helse Sør-Øst RHF
Postboks 404, 2303 Hamar - Besøksadresse: Parkgata 36 Hamar
[epostadresse] - [Helse Sør-Øst RHF, Hamar henvendelses-e-postadresse]
www.helse-sorost.no

-----Opprinnelig melding-----
Fra: Monica Stensrud <[Innsyns-e-postadresse #844]>
Sendt: 22. mai 2018 18:36
Til: HSORHF PB Postmottak <[Helse Sør-Øst RHF, Hamar henvendelses-e-postadresse]>
Emne: Klage over innsyn etter Offentleglova - HSØs etterlevelse av personvernforordningen

Kjære Helse Sør-Øst RHF, Hamar,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Helse Sør-Øst RHF, Hamar sin håndtering av min innsynshenvendelse «HSØs etterlevelse av personvernforordningen».

Vårt innsynkrav er avslått med henvisning til offentlighetslovens § 24 andre og tredje ledd, om unntak for innsyn i melding, tips eller liknende dokument om lovbrudd fra offentlig organ og opplysningar om konkrete sikringstiltak eller detaljert informasjon om vaktrutinar, alarmanlegg osv.

Vi vil med dette påklage vedtaket.

Vi vil minne om at det i lovens ordlyd og i lovens forarbeider settes visse krav til dokumenter som unntas offentlighet etter § 24 andre ledd.

Etter lovens ordlyd er det et krav at dokumentet faktisk må omhandle handlinger som strider mot formell lov eller forskrift hjemlet i lov. Det presiseres i Justisdepartementets veileder til offentleglova (s.144):

«Handlingar som berre strir mot til dømes yrkesetiske reglar eller tenesteinstruksar utan heimel i lov, vil ikkje gi grunnlag for unntak etter desse føresegnene.»

Det stilles også krav til hva som er dokumentets hovedinnhold. I NOU 2003:30 (s.281) understrekes dette:

«At et dokument inneholder enkeltopplysninger om en lovovertredelse, er altså ikke i seg selv nok til at det kan unntas fra offentlighet. Dokumentet må dreie seg om lovovertredelsen.»

Vi vil også påpeke at denne unntaksregelen er en regel om utsatt innsyn. Unntaksmuligheten vil falle bort når saken er avgjort, jfr. Justisdepartementets rettleiar til offentleglova (s. 144):

«Saka vil vere avgjord i § 24 andre ledd andrepunktum sin forstand når det er teke avgjerd om å reagere med ein form for sanksjon som følgje av lovbrotet, som straff, tap av løyve, tvangsmulkt eller liknande. Saka vil òg vere avgjord dersom det blir gjort vedtak om suspensjon eller andre mellombelse tiltak, eller når det er bestemt at det ikkje skal reagerast med nokon sanksjon, til dømes av di det ikkje har funne stad noko lovbrot eler at saka blir lagt bort av andre grunnar.»

Vi vil til sist påpeke at i tilfeller hvor beslutningen om å avslutte en sak drar ut i tid, og avslutningen ikke kommer til et formalisert vedtak, vil dette kunne stride mot god forvaltningsskikk. Vi vil i den forbindelse igjen vise til Justisdepartementets veileder til offentleglova (s.145-146):

«God forvaltningsskikk tilsier imidlertid at forvaltningen sørger for å formalisere forholdet når saken reelt sett er avsluttet. Dersom det går tilstrekkelig lang tid uten at det er reagert med sanksjoner og uten at saken formelt sett er avsluttet, vil man etter omstendighetene kunne anse saken som avgjort, slik at dokumentene i saken blir offentlige.»

Unntak etter § 24 tredje ledd er utdypet i JDs rettleiar, punkt 8.11:

«For at det skal kunne gjerast unntak etter denne føresegna må for det fyrste dei aktuelle opplysningane vere av ein slik karakter at dei er nyttige ved utføring av straffbare handlingar. For det andre må det vere ei viss fare for at opplysningane faktisk vil bli brukte på denne måten. Det er ikkje noko vilkår at den som ber om innsyn kan mistenkjast for å skulle bruke opplysningane til kriminelle føremål, men opplysningane må objektivt sett kunne brukast slik.

Kjerneområdet for unntaket er opplysningar om konkrete sikringstiltak eller detaljert informasjon om vaktrutinar, alarmanlegg osv. Generell og nøytral informasjon om byggjemateriale, rominndeling, storleik osv. vil som regel ikkje vere omfatta av unntaket, sjølv om dette kan vere til hjelp ved straffbare handlingar. For detaljerte teikningar av bygg og liknande vil det vere avgjerande kva bygg det er tale om. Til dømes vil det vere lite behov for å gjere unntak for detaljerte teikningar av vanlege kontorbygg, medan dette kan stille seg annleis for bygg som inneheld store verdiar eller som kan vere utsette for sabotasje. Detaljerte opplysningar om sikring av informasjonssystem i IKT-anlegg tilhøyrande forvaltninga kan også etter omstenda vere omfatta av dette unntaket.

Føresegna kan vidare gi høve til å gjere unntak for opplysningar som kan gjere utanforståande oppmerksame på moglegheita for å utføre ei straffbar handling. Dette kan til dømes dreie seg om opplysningar om tidspunkt for pengetransportar, detaljerte opplysningar om kvar det finst våpen, detaljerte opplysningar om kvar sjeldne fugleartar finst og liknande.

Føresegna vil ikkje gi høve til å gjere unntak for opplysningar som er tilgjengelege frå andre og like pålitelege kjelder. Det er ikkje avgjerande at det er enklare å skaffe seg tilgang til opplysningane gjennom innsyn hos forvaltninga.

Spørsmålet om det er høve til å nekte innsyn må avgjerast ut frå situasjonen på tidspunktet da innsynskravet blir avgjort. Dette inneber at det til dømes ikkje vil kunne gjerast unntak for opplysningar om kontrollrutinar etter at rutinane er endra slik at opplysningane er forelda, med mindre opplysningane kan seie noko om dei nye rutinane.

Etter offentleglova § 24 tredje ledd andre punktum fyrste alternativ er det høve til å gjere unntak for opplysningar når dette er påkravd av di innsyn ville utsetje enkeltpersonar for fare. (...) Dette unntaket gir for det fyrste eit organ høve til å verne om kjeldene sine, til dømes dersom ei kjelde elles kunne bli utsett for represaliar eller fare dersom identiteten hans eller hennar vart kjend. Unntaket vil ikkje berre verne om dei som har gitt opplysningar direkte til forvaltninga, men også om kjelda og dei enkelte vidareformidlarane når opplysningane har gått gjennom fleire ledd.

Unntaket gjeld også utanom kjeldevernsituasjonar. Det kan såleis brukast på alle opplysningar der innsyn vil utsetje ein enkeltperson for fare, uavhengig av kor opplysningane kjem frå. Til dømes vil det vere høve til unntak der forvaltninga sit på opplysningar om at ein enkeltperson har stelt seg på ein slik måte at han kan bli utsett for represaliar frå eit kriminelt miljø eller frå regimet i ein diktaturstat. Unntaket vil gjelde uavhengig av kor personen som skal vernast oppheld seg og uavhengig av frå kven faren trugar. Føresegna må likevel tolkast slik at ho ikkje gir noko vern i tilfelle der risikoen går ut på at enkeltpersonar kan bli utsette for ei straffeforfølging eller liknande der forfølginga og moglege reaksjonar må reknast som legitime også ut frå norske tilhøve, til dømes der saka gjeld opplysningar om narkotikalovbrot i utlandet.»

Vi har problemer med å se at dokumentet skal inneholde opplysninger som er av en slik karakter at de rammes av unntaket her. Vi tillater oss å minne om at kritikk i seg selv ikke gir hjemmel for å unnta etter denne paragrafen.

Vi minner også om at unntaket over kun gjelder opplysninger og ikke hele dokumenter. Dersom dokumentet vi har bedt om innsyn i inneholder enkeltopplysninger som er taushetsbelagt eller kan unntas, skal disse eventuelt sladdes, og restdokumentet leveres ut, med mindre en av bokstavene i § 12 gjør seg gjeldende.

Vi vil i den forbindelse vise til Rettleiar til offentleglova på s. 69 under punkt 5.2: «Ved praktiseringa av § 12 er det viktig å vere merksam på at reglane i den nye lova som knytter unntakshøvet til opplysningar, er innførde for å oppnå auka innsyn, og at det klare utgangspunktet er at resten av dokumentet skal vere offentleg. Offentleglova § 12 må ikkje praktiserast slik at dette utgangspunktet blir undergrave.»

Offentleglova § 12 bokstav a er en snever unntaksregel som kun skal gjelde i de tilfeller der resten av dokumentet alene «vil gi eit klart misvisande inntrykk av innhaldet».

Her vil vi vise til Justis- og politidepartementets Rettleiar til offentleglova, s. 70, punkt 5.2:

«Det er ikkje tilstrekkeleg etter dette alternativet at resten av dokumentet til ein viss grad gir eit misvisande inntrykk, den misvisande effekten må vere «klar». Føresegna gir såleis eit nokså snevert unntakshøve for resten av dokumentet. I vurderinga må ein leggje vekt på om feilaktige slutningar på grunnlag av dokumentet kan skade enkeltpersonar eller vesentlege interesser elles. Det avgjerande er om innhaldet i dokumentet isolert, etter at det er gjort unntak, typisk gjennom overstryking av visse opplysningar, objektivt sett er klart misvisande samanlikna med innhaldet i det fullstendige dokumentet. Eventuell fare for at media eller andre vil kunne kome til å referere innhaldet på eit misvisande vis har ikkje noko å seie i denne vurderinga så lenge resten av dokumentet rimelegvis ikkje kan gi grunnlag for mistydingar.»

Så lenge ikke en vesentlig del av det aktuelle dokumentet er unntatt fra innsyn, og det fortsatt går frem av sammenhengen hva de unntatte opplysningene dreier seg om, kan en neppe si at dokumentet gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet. Det er altså ikke etter denne bestemmelsen tilstrekkelig til å unnta hele dokumentet fra innsyn at helhetsinntrykket blir skjevt fordi det ikke er offentlig i sin helhet.

Offentleglova § 12 bokstav b gir kun adgang til å gjøre unntak for hele dokumentet dersom det ville være «urimeleg arbeidskrevjande å skilje ut dei opplysningane som er omfatta av ei unntaksføresegn.»

Om dette sier Rettleiar til offentleglova, s. 70, punkt 5.2: «Det vil vere aktuelt å bruke denne føresegna når det blir kravd innsyn i store dokument, og dei opplysningane som fell inn under eit unntak er spreidde over heile eller store delar av dokumentet, slik at det blir svært arbeidskrevjande å gjennomgå dokumentet og fjerne dei opplysningane som skal haldast utanom innsyn. Det dreier seg altså om eit nokså snevert unntak som ikkje vil gi grunnlag for å gjere unntak for resten når det gjeld dokument av vanleg storleik. Dette gjeld sjølv om eit dokumentet av vanleg storleik inneheld mange opplysningar som kan haldast utanom innsyn.»

At lovens ordlyd benytter uttrykket «urimeleg arbeidskrevene» gjør at det skal mye til for at denne unntaksbestemmelsen kan anvendes. Hva som er «urimelig» må også tolkes i lys av hvor viktig opplysningene er, jo større offentlig interesse, jo mer skal det til for å unnta, og det må foretas en merinnsynsvurdering.

Offentleglova § 12 bokstav c gir kun adgang til å gjøre unntak for hele dokumentet dersom de opplysninger som blir unntatt «utgjer den vesentlegaste delen av dokumentet».

Om dette sier Rettleiar til offentleglova s. 70, punkt 5.2: «Ein kan her både leggje vekt på omfanget av opplysningane det blir gjort unntak for, og på kor sentrale desse opplysningane er.»

Dette må forstås slik at det for det første må være adgang til å unnta de opplysningene som er unntatt, for det andre må omfanget av disse opplysningene utgjøre den største delen av dokumentet og for det tredje må det skje en vurdering av hvor sentrale de utelatte opplysningene er sett opp mot helheten i dokumentet.

Vi minner også om at det bare kan gjøres unntak der det er et reelt behov for unntak som veier tyngre enn det generelle hensynet til offentlig innsyn. Dette er et grunnleggende prinsipp som både følger av plikten til å utøve «meirinnsyn» (§ 11) og som Stortinget vektla i sin behandling av offentleglova i Innst. O. nr. 41 (2005-2006) punkt 2.4.2:

«Flertallet legger til grunn at lovgivers intensjon var og fortsatt er, at man på tross av mulig hjemmel til å nekte innsyn likevel skulle vurdere å gi innsyn dersom det ikke ville være betenkelig. Flertallet legger til grunn at forvaltningen har en plikt til å vurdere meroffentlighet. Det må i denne sammenheng tas hensyn til lovgivers intensjon om åpenhet som hovedregel. Flertallet mener at forvaltningen må ha vurdert om det foreligger en mulig skadefølge hvis den likevel ikke finner at meroffentlighet kan forsvares. Terskelen for å nekte innsyn bør etter Flertallets oppfatning være høy.

Flertallet registrerer at meroffentlighetsregelen i gjeldende lov foreslås videreført. Flertallet er tilfreds med at meroffentlighetsregelen foreslås styrket ved at det blir presisert i loven at forvaltningen ved meroffentlighetsvurderingen skal foreta en avveining av hensynene som taler for og imot offentlighet, samtidig som forvaltningen oppfordres til å gi innsyn dersom hensynene som taler for offentlighet veier tyngst. Etter flertallets syn er det meget viktig at meroffentlighet alltid blir vurdert, og at det selv om det er adgang til å gjøre unntak likevel gis innsyn i tilfeller der det ikke er et reelt og saklig behov for å nekte innsyn. De foreslåtte presiseringer vil etter flertallets syn ivareta at loven praktiseres i samsvar med disse retningslinjene.»

Vi tillater oss også å minne om at den nye offentleglova har et klart mål om mer åpenhet rundt forvaltningens saksdokumenter. Dette følger direkte av lovens formålsparagraf, § 1, og er uttalt både i lovens forarbeider og i Justisdepartementets veileder, punkt 1:

«Det mest sentrale føremålet med den nye lova er å styrke retten til innsyn i saksdokument i forvaltninga. Den nye offentleglova utvidar på fleire område retten til innsyn samanlikna med offentlegheitslova 1970 ved at lova omfattar fleire verksemder, og inneber ei utviding av kva slag informasjon det kan krevjast innsyn i. Vidare er høvet til å gjere unntak frå innsyn innsnevra. Dessutan blir har den som krev innsyn fått sterkare rettar under sakshandsaminga av innsynskravet.»

Videre understreker vi at § 24 andre og tredje ledd er kan-unntak, det vil si at selv om det er hjemmel for å unnta, så er det ikke plikt til å unnta. Organet kan utøve merinnsyn etter § 11. Etter vårt syn må det tillegges vekt i en merinnsynsvurdering at det er et viktig dokument for samfunnet å få tilgang til i lys av de alvorlige og gjentatte personvernskandalene i HSØ, og at dette veier tyngre enn behovet for å unnta. Vi mener derfor man ut i fra en merinnsynsvurdering må gi innsyn, selv om bestemmelsene gir hjemmel for å unnta.

På bakgrunn av ovenstående ber vi om en ny vurdering av avslaget.

Hvis avslaget fastholdes helt eller delvis, ber vi om en utvidet begrunnelse for avslaget i tråd med offl. § 31 andre ledd, der en både begrunner hvorfor en mener § 24 andre og tredje ledd gir hjemmel for unntak, og angir de hovedhensyn som har vært avgjørende i vurderingen av å nekte innsyn. Vi ber samtidig om at klagen oversendes klageinstans «uten ugrunna opphold», slik som er kravet i offl. § 32.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/hsos_e...

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

-------------------------------------------------------------------
Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar:
[Innsyns-e-postadresse #844]

Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her:
https://www.mimesbronn.no/help/officers

Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side.

-------------------------------------------------------------------

Monica Stensrud

Kjære Helse Sør-Øst RHF, Hamar,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Helse Sør-Øst RHF, Hamar sin håndtering av min innsynshenvendelse «HSØs etterlevelse av personvernforordningen».

Dere hevder at dere har gitt innsyn i alt, og at jeg ikke har anledning til å klage, selv om dere 22. mai 2018 ga et delvis avslag med henvisning til hjemler i offentleglova.

Dette har jeg aldri opplevd. Jeg vil derfor ta kontakt med HOD. Spør meg også om dere har kunnskap om offentleglova.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/hsos_e...

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

Monica Stensrud

Kjære Helse Sør-Øst RHF, Hamar,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Helse Sør-Øst RHF, Hamar sin håndtering av min innsynshenvendelse «HSØs etterlevelse av personvernforordningen».

Hva er status i klagesaken?

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/hsos_e...

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud

Kjære Helse Sør-Øst RHF, Hamar,

Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager.

Jeg skriver for å klage på Helse Sør-Øst RHF, Hamar sin håndtering av min innsynshenvendelse «HSØs etterlevelse av personvernforordningen».

KLAGE OVER SEN SAKSBEHANDLING

Vi viser til vår klage på avslag om dokumentinnsyn. Vi ba om innsyn i dokumentet 9. mai. Klagen ble fremmet 22. mai.

Da det nå er gått en måned uten noen form for tilbakemelding, etterlyser vi svar i saken.

Etter Offentleglova skal klager avgjøres «uten ugrunna opphald», jf. offentleglova § 32 (3). Sivilombudsmannen har i en uttalese avgitt i 2008 (2008/1718) uttalt at 2-3 uker ligger over det som er akseptabel saksbehandlingstid.

Vi viser forøvrig til 10.3 fra Justisdepartementets rettleiar til Offentleglova, s.177:

«Det følgjer av § 32 tredje ledd fyrste punktum at ei klage skal førebuast og avgjerast utan ugrunna opphald. Ordlyden er tilpassa formuleringa i forvaltningslova § 11 a fyrste ledd for å få fram at òg saksførebuinga skal skje raskt, og kravet er elles det same som etter § 29 gjeld for handsaming av innsynskrav i fyrsteinstansen, jf. punkt 9.3 ovanfor. Klagesaksførebuinga vil, i tråd med forvaltningslova § 33, til dels finne stad i fyrsteinstansen, som skal leggje saka til rette for klageinstansen.»

Det framgår videre av punkt 9.3 i rettleiaren, at «uten ugrunna opphold» betyr så snart som det er praktisk mulig, helst samme dag og senest innen to til tre virkedager, se s. 164.

I forbindelse med revisjon av den gamle offentlighetsloven (1970-loven) i 1982 vurderte man å fastsette en frist på 10 dager for avgjørelse av saker om dokumentinnsyn, jf. Ot. prp. Nr. 4 (1981-1982) s. 42. Sivilombudsmannen har senere uttalt at denne fristen (altså 10 dager) kan være en veiledende norm for hva som normalt bør anses som en maksfrist, se for eksempel Dokument nr. 4:1 (1997-98) s. 11. Samme sted er det uttalt at de fleste innsynskrav bør kunne avgjøres samme dag som kravet mottas, eller i hvert fall i løpet av 1-3 virkedager. En saksbehandlingstid på 8 dager eller mer kan etter ombudsmannens syn bare anses som akseptabelt i helt ekstraordinære tilfeller.

I Stortingsmelding 32 (1997-98) understrekes det at en virksomhet som er underlagt offentleglova, må sørge for rutiner som gjør at kravet til rask saksbehandling, overholdes:

”At saksbehandleren som har saken som innsynsbegjæringen knytter seg til er bortreist, syk eller på ferie når begjæringen kommer inn, er som hovedregel ikke tilstrekkelig til at behandlingen av innsynsbegjæringen kan utsettes. Det er det enkelte organs eget ansvar å sørge for rutiner som gjør at kravet i offentlighetsloven § 9 første ledd oppfylles.” (§ 9 tilsvarer her §29 og §32 i den nye lova, min anm.).

I sak 2008/1718 uttaler Sivilombudsmannen blant annet:

«Jeg har i tidligere saker (se bl.a. Somb-2007-2) uttalt at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet, tilsier hurtighet på alle trinn ved behandlingen av innsynssakene. Dette innebærer både at klageorganet har en plikt til så raskt som mulig å sette i gang behandlingen av saken (min utheving) ved å kontrollere at saken er tilstrekkelig opplyst for klagebehandlingen, og om nødvendig be førsteinstansen om en redegjørelse. (…)

På samme måten som at ressursproblemer som skyldes variasjoner i antall ansatte ikke uten videre er tilstrekkelig til at behandlingstiden av innsynssakene kan forlenges utover lovens utgangspunkt, kan heller ikke ressursproblemer som skyldes økt saksantall generelt gi grunnlag for å godta lenger behandlingstid enn lovens krav. Selv om jeg har forståelse for at en plutselig økning i saksmengden kan skape problemer med hensyn til overholdelse av kravet til saksbehandlingstid i en periode, har forvaltningsorganet plikt til å sørge for at lovens krav oppfylles, uavhengig av årsaken til ressursproblemene i organet (min utheving). Som nevnt er det først og fremst egenskaper ved innsynssaken eller de dokumenter det kreves innsyn i, som kan begrunne en behandlingstid utover lovens utgangspunkt. Det ligger i dette at det skal mye til for at forhold ved forvaltningsorganet skal kunne gjøre et opphold i behandlingen grunnet. Det ligger i dette at det skal mye til for at forhold ved forvaltningsorganet skal kunne gjøre et opphold i behandlingen grunnet. Jeg kan derfor ikke slutte meg til fylkesmannens syn om at klagesakene avgjøres «uten ugrunnet opphold», fordi det ut fra ressurssituasjonen ikke er mulig å behandle dem raskere. En normal saksbehandlingstid på mellom to og tre uker etter mottakelse kan vanskelig aksepteres, også når det tas høyde for en eventuell tilbakesending av saken til førsteinstansen for klagebehandling. «

Det følger av ovenstående at alle som er underlagt offentleglova har plikt til å behandle klager over avslag fortløpende, og at ressurssituasjonen i organet ikke er et legitimt hensyn for å utsette behandlingen.

Som det også framgår av ovenstående har både klageorganet og førsteinstans ansvar for at klagebehandlingen settes i gang så raskt som mulig, og normalt innen 1-3 virkedager. For klager må disse behandles før det har gått to uker.

På denne bakgrunn ber vi om at vår klage avgjøres snarest og i tråd med kravene i offentleglova. Dersom klagen ikke blir behandlet snarest, vil vi vurdere å ta saken videre til Sivilombudsmannen.

Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: https://www.mimesbronn.no/request/hsos_e...

Med vennlig hilsen,

Monica Stensrud